Как приручить проекты: 5 универсальных советов для эффективного управления проектами
В этой статье я познакомлю вас с основами управления проектами, расскажу, с чего всё началось и как правильно выбрать между разными подходами, а еще дам 5 полезных советов, которые помогут вам прокачать навыки управления проектами.
История управления проектами: от высадки на Луну до PMBoK
История проектного подхода берет свое начало с основания Института управления проектами. Этому решению способствовало грандиозное достижение — на поверхность спутника Земли впервые ступила нога человека. Это событие по-настоящему потрясло весь мир и показало, что организовывать работу над масштабными и сложными проектами можно системно. Так родилась идея не просто использовать, но и развивать полученный опыт. В результате создание Института стало своеобразным фундаментом будущего проектного подхода.
Позднее, в середине 90-х мир увидел первый PMBoK — это целая энциклопедия управления проектами, где собраны стандарты и методики, наработанные за долгое время. Здесь же можно найти и само определение проекта. Проект представляет собой временное предприятие, направленное на создание уникального продукта, услуги или результата.
Как правильно выбрать проектный подход?
Давайте представим, что нам нужно запустить новый продукт на рынке. Такая задача может показаться стандартной: нужно провести исследование рынка, разработать продукт, запустить производство, организовать маркетинг и продажи. Но реальные условия могут сильно отличаться в зависимости от специфики продукта и рынка.
Допустим, вы запускаете новую линейку органических снеков в уже знакомом регионе, где ваш бренд хорошо известен: вы знаете своих потребителей, понимаете, как с ними общаться, и можете довольно точно спрогнозировать продажи.
Теперь представим, что вы решили войти с этим же продуктом на совершенно новый международный рынок, например, Юго-Восточной Азии. Здесь вам предстоит столкнуться с целым рядом неизвестных переменных: культурные предпочтения, регуляторные требования к продуктам питания, необходимость адаптации маркетинговой стратегии под местные особенности и возможные логистические сложности. Согласитесь, такой проект будет полон разных открытий и неожиданных инсайтов, а стратегия «придерживаться привычных подходов» вряд ли будет успешной.
Понимая контекст проекта, мы можем более точно определить подходящий метод его реализации. Если нас ожидает сложный и полный непредсказуемых поворотов путь, более релевантным окажется адаптивный подход. Он позволяет, двигаясь малыми шагами и действуя итеративно, достигать значимых результатов на каждом этапе в условиях неопределенности.
В том случае, если перед нами более ясная картина, а риски минимальны, целесообразно использовать гибридный подход. Он объединяет элементы предиктивной модели и адаптивных методик, позволяя эффективно адаптироваться к изменениям при сохранении четкого плана. В ряде случаев достаточно использовать классический подход, который хорошо работает на типовых проектах.
Кроме того, я рекомендую использовать PMI-опросник. Он содержит 3 раздела и ряд вопросов, которые помогут определить, какой подход правильнее использовать в каждом конкретном случае.
5 универсальных рекомендаций для управления проектами
Ниже — несколько рекомендаций.
Не ограничивайтесь интересами заказчика, важно мнение всех заинтересованных сторон. Часто заказчик не обладает всей необходимой информацией. Выясните ожидания стейкхолдеров и сравните с пожеланиями заказчика. Этот шаг заметно ускорит работу, особенно когда вы действуете в ситуации с большим количеством неизвестных, и поможет избежать крупных проблем в ходе реализации.
Подумайте о возможных рисках заранее. Многие проектные менеджеры ошибочно полагают, что их главная задача — спасать компанию, которая постоянно работает в условиях форс-мажора. Важно отойти от этой модели к более стабильной и организованной работе. Вместо того чтобы реагировать на кризисы, планируйте наперед, научитесь предвидеть риски, оценивать их и разрабатывать меры по их предотвращению.
Станьте лидером команды. И речь здесь о настоящем лидере, который искренне заботится о коллективе и общих целях, а не просто играет его роль. Если возникнут сложности, будьте открыты: расскажите команде, что происходит на самом деле и каков ваш план. Говорите правду уважительно, без личной критики. Такой подход поможет сформировать атмосферу доверия, уважения и взаимопонимания.
Создайте атмосферу сотрудничества в вашей команде. В команде у каждого есть свои уникальные компетенции и способности. Когда все начинают делиться знаниями и эффективно взаимодействовать, это создает синергию, которая приводит к удивительным результатам.
Решайте проблемы системно. Когда что-то не работает или часто выходит из строя, ошибкой будет фокусироваться лишь на симптомах и постоянно латать эти «дыры», не понимая, что именно вызывает проблему. И здесь нам на помощь приходит методика CLD-диаграмм, благодаря которой мы видим, как компоненты системы взаимодействуют и как принятые решения влияют на общий исход. Таким образом, вы сможете увидеть настоящие причины проблем и значительно облегчить процесс управления изменениями.
В заключение хочу напомнить, что эти рекомендации можно успешно применять в рамках любого подхода. Правильно выбрать проектный подход поможет контекст конкретного проекта, а чтобы определить точнее проектную стратегию рекомендую использовать опросник от PMI.
Какие подходы вы чаще используете в своих командах?