Управление отделами закупок: как наладить взаимодействие между подразделениями
Отдел закупок, являясь связующим звеном между поставщиками и внутренними подразделениями, напрямую влияет на работу бизнеса и его прибыльность. Без слаженной работы между подразделениями компания рискует столкнуться с задержками, срывами поставок и перерасходом бюджета.
Проблемы, возникающие из-за плохой координации, могут быть разнообразными: от задержек в поставках из-за отсутствия информации о запасах до конфликтов между отделами из-за нечетко определенных приоритетов.
Основные функции отдела закупок
Основные функции отдела закупок в любой компании напрямую влияют на эффективность бизнеса. Главной задачей является обеспечение компании всеми необходимыми ресурсами: сырьем, материалам, товарами и услугами, необходимых для функионирования.
Отдел закупок не работает изолированно: его работа тесно связана с другими подразделениями компании. Для отдела производства закупщики обеспечивают своевременные поставки необходимых материалов, чтобы производственный процесс не останавливался. Взаимодействие с финансовым отделом необходимо для утверждения бюджета и контроля затрат. Отдел маркетинга зависит от отдела закупок, когда речь идет о заказах рекламных материалов для проведения кампаний. Логистика требует от закупщиков координирования поставок, чтобы обеспечить своевременную доставку товаров.
Когда закупщики работают в изоляции, это может привести к конфликтам интересов и неэффективности. Совместная работа помогает учесть потребности каждого отдела, правильно распределить ресурсы и минимизировать риски.
Проблемы взаимодействия между отделами
Отделы закупок сталкиваются с различными проблемами, которые снижают эффективность и приводят к финансовым потерям для компании. Так, по словам ретейлеров, использующих bb.market для закупок, одна из главных проблем — это низкая скорость обмена данными между отделами компании.
Ритейлеры проводят закупки за полгода до сезонных продаж. Отдел продаж предоставляет статистику за прошлый год и план на следующий сезон. Отдел закупок, в свою очередь, составляет матрицу товаров и делит их на три категории: низкая, средняя и высокая приоритетность. На каждую категорию в конце года формируется бюджет.
Если же данные о продажах вовремя не поступают в отдел закупок, есть риски закупить непопулярные товары или не получить поставки к началу сезона.
Еще одна частая проблема — конфликт при распределении ресурсов между отделами. Финансовый отдел может ограничивать бюджет на закупки, вызывая разногласия с отделом закупок. Такие конфликты возникают, когда между отделами отсутствует согласованная стратегия и понимание приоритетов компании. Финансовый отдел фокусируется на сокращении затрат, а закупщики ищут компромиссы между ценой и качеством.
Другая проблема — это отсутствие прозрачности в процессах закупок и распределении ресурсов. Если закупочный процесс не автоматизирован и не стандартизирован, возникают сложности в отслеживании заказов, платежей и выполнении обязательств поставщиков. Например, различные отделы могут параллельно заказывать схожие товары у разных поставщиков, что приводит к дублированию закупок и увеличению затрат.
Конфликтные ситуации происходят из-за задержек в поставках, которые возникают, когда отдел логистики не получает своевременных уведомлений от отдела закупок. Транспортировка и доставка товаров задерживаются, приводя к срыву графиков производства.
Методы улучшения коммуникации между подразделениями
Один из наиболее простых и действенных способов улучшить взаимодействие между отделами — это регулярные встречи для обмена информацией. Постоянная коммуникация помогает вовремя обсудить задачи и возникающие проблемы, а затем координировать работу между всеми участниками.
Регулярные совещания полезны для устранения проблем с дефицитом информации. Например, отдел закупок может предоставить производственному отделу данные о сроках поставок и наличии материалов, а финансовый отдел — информацию о бюджетных возможностях. Все заинтересованные стороны будут вовремя уведомлены о любых изменениях для сокращения конфликтных ситуаций.
Для улучшения коммуникации между отделами стоит применить проектный подход к управлению закупками и поставками. Подход предполагает, что для выполнения конкретной задачи или проекта создается временная команда, состоящая из представителей различных отделов. Это может быть группа, включающая сотрудников из закупок, логистики, финансов, IT и других подразделений, ответственных за выполнение конкретных задач.
При таком подходе у каждого члена команды есть четкие роли, обязанности и единая цель, что позволяет тесно координировать действия и быстро реагировать на возникающие проблемы. Все процессы становятся прозрачными, так как каждый участник проекта понимает свою ответственность и может оперативно взаимодействовать с коллегами.
Роль лидера отдела закупок в координации процессов
Управление отделом закупок требует от его руководителя глубоких профессиональных знаний и определенных лидерских качеств. Лидер играет ключевую роль в координации внутренних процессов и в налаживании связей между отделом закупок и другими подразделениями компании.
Одна из важнейших функций руководителя отдела закупок — это роль медиатора между подразделениями компании. Медиаторская функция заключается в нахождении компромиссов между различными интересами, например, в области распределения ресурсов, сроков поставки или приоритетов закупок. Лидер понимает, что каждая функция компании тесно связана с деятельностью других, и стремится создать единую систему, где интересы всех подразделений будут учтены.
Цифровизация процессов для улучшения взаимодействия
Цифровизация закупочного процесса улучшает взаимодействие между отделами, оптимизируя работу. Маркетплейсы играют важную роль в этом процессе, сокращая время на поиск и выбор поставщиков. B2B-маркетплейсы предлагают комплексные решения для цифровизации закупок: от поиска поставщиков до согласования условий сделки. Это наиболее актуально компаниям, которым необходимо быстро реагировать на изменяющиеся условия рынка и поддерживать контроль на всех этапах цепочки поставок.
Клиенты bb.market отмечают, что внедрение цифровых технологий в закупочные процессы решает проблему обработки больших объемов входящих данных. Крупным заводам трудно «вручную» оценить, когда и в каких объемах покупать сырье, чтобы не остановить производство.
Инструменты для автоматизации снабжения помогают наладить регулярные закупки нужных комплектующих, оборудования или сырья, автоматизировать процесс и оперативно планировать закупки для непрерывной работы завода.
Тендерные платформы позволяют снизить затраты на закупки, создавая конкуренцию между поставщиками. Благодаря таким инструментам компании могут организовывать торги, на которых участники делают предложения на выгодных для обеих сторон условиях.
Также стоит выделить платформы для обработки запросов коммерческих предложений (RFP), которые автоматизируют отправку запросов и анализ полученных предложений. Эти системы позволяют сэкономить время и улучшить контроль над всеми этапами взаимодействия с потенциальными поставщиками.
Заключение
Чтобы добиться слаженной работы в закупочном процессе организации, необходимо наладить эффективное взаимодействие между отделами, вовлеченными в цепочку управления закупками. Цифровые инструменты и проведение регулярных встреч помогают устранять задержки, повышая общую эффективность всех отделов. Ключ к успеху в управлении закупками заключается в постоянной оптимизации процессов и открытой коммуникации на всех уровнях компании.
Как вы считаете, ваш отдел закупок нуждается в оптимизации?