Как эффективно ставить задачи подчиненным
Представьте, что вы руководите командой Мстителей, каждый из которых обладает уникальными сверхспособностями. Ваша задача — управлять этими капризными героями так, чтобы они не отправились спасать его каждый в своем хаотичном стиле. Нельзя допустить, чтобы Кто-то-со-скоростью-звука поспешил решить задачу до того, как она полностью сформулирована, или Человек-с-лазерными-глазами начал «резать» проблему на куски, пока остальные собираются на обсуждение.
В этой статье расскажу, как эффективно направлять силы команды на достижение общих целей, сохраняя при этом дружелюбную атмосферу, избегая катастрофических разрушений на рабочем месте.
Почему точное описание задачи важно для успешного выполнения
Четкая формулировка задач — это фундаментальный кирпич в строительстве эффективной работы команды. Без ясного описания задачи, проект может легко сойти с намеченного курса, как авто без навигатора в мегаполисе. Вот, почему это важно.
Избежание путаницы и ошибок. Когда задачи формулируются недостаточно точно, члены команды могут по-разному интерпретировать цели, методы работы. Это часто приводит к дублированию усилий или к выполнению работы, которая не требуется. Четкое описание гарантирует, что все участники команды стремятся к одной и той же цели.
Экономия ресурсов. Точное описание задачи помогает команде фокусироваться на нужных аспектах проекта, минимизируя затраты времени и ресурсов на ненужные действия. Это особенно критично в условиях ограниченного бюджета или сроков.
Повышение мотивации. Когда сотрудники точно знают, что от них требуется, это повышает их мотивацию, удовлетворенность работой. Они чувствуют себя более вовлечено, когда понимают, как их вклад способствует общему успеху.
Улучшение качества исполнения. Четкая постановка задач помогает добиться более высокого качества результата. Сотрудники могут лучше планировать и организовывать свою работу, зная точные ожидания.
Определение целей и приоритетов
Рассмотрим несколько незаезженных методик, которые могут привнести новое дыхание в ваш процесс управления и постановки задач.
Метод Reverse Planning. Этот метод предполагает, что вы начинаете планирование с представления конечного результата, а затем движетесь назад к текущему моменту, выявляя все необходимые шаги. Такой подход помогает лучше понять, какие задачи наиболее критичны, как они связаны с окончательной целью. Как это работает:
- определите, чего именно вы хотите достичь;
- определите основные этапы, которые необходимо пройти для достижения этого результата;
- разделите каждый этап на более мелкие задачи, необходимые для его выполнения.
Метод Pain Points. Фокус Pain Points в определении и приоритизации задач на основе «точек боли» — проблем или узких мест, которые мешают достижению целей. Этот подход позволяет сосредоточить усилия на устранении ключевых препятствий на пути к успеху. Как это работает:
- соберите отзывы от команды и клиентов о том, что мешает проекту двигаться вперед;
- оцените, как каждая из проблем влияет на общие цели проекта;
- приоритизируйте задачи, сфокусируйтесь на решении наиболее критических проблем.
Метод Zero-Based Task Prioritization. В Zero-Based Task Prioritization каждая задача оценивается с нуля в каждом новом цикле планирования. Это предотвращает автоматическое продление задач, которые могут быть уже неактуальными или менее приоритетными. Как это работает:
- регулярно, например, каждый квартал, переоценивайте все задачи;
- определите, насколько каждая задача критична для текущих целей;
- исключите таски, которые больше не соответствуют стратегическим целям, и добавьте новые, соответствующие текущим планам.
Эти методы позволяют улучшить управление проектами, повысить эффективность работы команды, внести новизну в стандартные процессы планирования, делая их более гибкими и адаптивными к изменениям.
Коммуникация и обратная связь
Важно обеспечить, чтобы процесс фидбека был организован максимально удобно, избегая распыления информации по различным каналам.
Использование централизованных систем управления задачами, таких как таск-трекеры (Asana, Trello, Shtab, Kaiten и другие), значительно упрощает коммуникацию в команде. Все сообщения, файлы, обсуждения и обновления задач хранятся в одном пространстве, что делает информацию доступной, организованной.
Вот несколько плюсов таск-трекеров.
Прозрачность процесса. Каждый член команды может видеть статус задач, кто над ними работает, какие вопросы возникают, как они решаются.
Уменьшение нагрузки на коммуникацию. Не нужно назначать постоянные созвоны, вести длинные и долгие переписки — актуальную информацию по проекту можно посмотреть в таск-трекере.
Улучшение документации. Все обсуждения и решения автоматически документируются и легко доступны для последующего анализа или ознакомления новых членов команды.
Грамотная постановка задачи — половина успеха, а другая половина — коммуникация с исполнителем. Обратная связь от команды имеет решающее значение для корректировки процессов, повышения качества работы.
Регулярные ретроспективы. Проводите встречи, на которых команда обсуждает, что работало хорошо, а что можно улучшить. Это помогает выявлять проблемные моменты, укрепляет дух командной работы.
Открытость для обратной связи. Создайте атмосферу, в которой сотрудники чувствуют себя комфортно, высказывая свои мнения и предложения. Это может значительно улучшить процессы, предотвратить множество проблем на ранних стадиях.
Инструменты для сбора обратной связи. Используйте инструменты, встроенные в таск-трекеры, такие как опросы, формы обратной связи или даже встроенные чаты для оперативного сбора, обработки информации.
В практике Shtab был случай с фронтендером, который на протяжении трёх месяцев не делал работу. Исполнитель лично запросил более сложное задание, чем он обычно брал. Но посыпался. Он не стал задавать уточняющие вопросы, не сообщил о сложностях, а решил изображать деятельность. Менеджер команды упустил этот момент, так как был сконцентрирован на более важных задачах. Как итог, результат нулевой, работу понадобилось выполнять заново, а мы оплачивали эту «деятельность» все 3 месяца. С сотрудником мы попрощались, а в процессы внедрили дейли для регулярного общения с командой.
Принципы эффективного делегирования
Делегирование — это не банальное распределение обязанностей, а процесс, который улучшает эффективность, мотивацию команды. Нужно понимать сильные стороны каждого сотрудника, правильно их применять.
Четыре принципа эффективного делегирования:
- Ясность. Убедитесь, что задача четко сформулирована и понятна тому, кому она делегируется. Объясните цели, ожидаемые результаты, сроки, доступные ресурсы.
- Подходящий уровень ответственности. Делегируйте задачу с учетом уровня ответственности, который сотрудник может и готов принять. Исследование Gallup показало, что специалисты, которым делегируются задачи с правильным уровнем ответственности, более мотивированы и продуктивны.
- Поддержка и ресурсы. Обеспечьте доступ ко всем необходимым ресурсам для выполнения задачи. Предложите поддержку в случае необходимости.
- Обратная связь. Регулярно получайте фидбек о прогрессе, предоставляйте ее самому исполнителю, что помогает поддерживать направление работы, развивать навыки сотрудника.
Кто лучше подходит для выполнения конкретной задачи? Предлагаю ориентироваться на три основных момента:
- Анализ навыков. Оцените уровень скиллов и опыт каждого члена команды в контексте предстоящей задачи. Используйте инструменты оценки профессиональных навыков, такие как 360-градусная обратная связь;
- Учет интересов сотрудника. Понимание того, что мотивирует специалиста, значительно повышает его эффективность в выполнении задачи;
- Предыдущие достижения. Рассмотрите прошлые достижения сотрудников по аналогичным задачам для оценки их потенциальной эффективности, готовности к новым вызовам.
В IBM используют систему менторства, где опытные сотрудники помогают новичкам и тем, кто впервые берется за сложные задачи. Это улучшает качество работы, способствует личному и профессиональному росту.
Компания Zappos применяет уникальный подход к делегированию, позволяя сотрудникам выбирать проекты в соответствии с их интересами, профессиональными целями. Это приводит к более высокому уровню вовлеченности и удовлетворенности работой.
Использование технологий для управления задачами
Внедрение технологий в управление проектами представляет собой комплексный подход, который включает принципы проектного управления, теории коммуникаций и информационных технологий. Эти инструменты помогают оптимизировать процессы, улучшить координацию действий команды, повысить общую производительность.
Принципа интеграции технологий. Я предлагаю уделить внимание трём главным принципам:
- Единое информационное пространство. Все данные о проекте хранятся в единой базе. Это упрощает доступ к информации и ее анализ, ускоряет процесс принятия решений, снижает риски потери важных данных.
- Автоматизация рутины. Можно автоматизировать распределение задач, сбор отчетов, управление ресурсами и временем. Это сократит время на выполнение стандартных процедур, позволит сотрудникам сосредоточиться на важных и творческих аспектах работы.
- Гибкость и масштабируемость. С таск-трекерами вы сможете масштабироваться в зависимости от объема задач и размера команды.
Юридическая компания Runetlex, один из наших клиентов, поделилась с нами «болью»: они были вынуждены ставить и принимать задачи в мессенджерах. Из-за этого терялась цепь обсуждения, и ее каждый раз нужно было восстанавливать.
Наш таск-менеджер помогает им организовывать процессы: обсуждать конкретное задание в одной карточке, просматривать историю постановки, результат. Это удобно для юристов и их клиентов, которые следят за прогрессом при передвижении карточек по колонкам-статусам. Таким образом у них устроена как постоянная абонентская поддержка, так и проектная работа (допустим, составление лицензионного договора).
Вот три основныхе модели управления проектами.
Модель Waterfall. Одна из самых ранних моделей управления проектами, предполагающая последовательное выполнение этапов проекта. Технологии помогают в документировании каждого этапа, поддерживают строгую последовательность выполнения задач.
Гибкие методологии (Agile). Agile-подходы, такие как Scrum и Kanban, фокусируются на итеративном управлении проектами с регулярными корректировками. Технологии управления задачами, поддерживающие Agile, позволяют командам легко адаптироваться к изменениям, эффективно реагировать на обратную связь от заинтересованных сторон.
Теория ограничений. Эта теория акцентирует внимание на выявлении и устранении узких мест в проектах. Технологические инструменты помогают идентифицировать эти узкие места через аналитические отчеты, мониторинг производительности.
Обзор инструментов для управления проектами и задачами
Среди особо популярных, я выделяю четыре сервиса.
Битрикс24. Комплексное решение для управления бизнесом, включающее инструменты для управления проектами, CRM, организации документооборота, корпоративную социальную сеть. Битрикс24 позволяет управлять задачами, проектами и командой с любого устройства, будь то мобильный телефон или настольный компьютер.
Shtab. Российский продукт, ориентированный на повышение эффективности управления командой. Shtab предлагает инструменты для планирования, распределения задач (от канбан-доски до диаграммы Ганта) и мониторинга исполнения (собственный тайм-трекер), что делает его особенно удобным для команд с динамичным рабочим ритмом.
Яндекс.Трекер. Система от Яндекса, которая предназначена для организации работы над сложными проектами. Она позволяет настроить гибкий процесс работы с задачами, автоматизировать рутинные процессы, визуализировать нагрузку по проектам.
YouGile. Инструмент проектного менеджмента, который акцентирует внимание на адаптивности и гибкости методологий управления. YouGile подходит для команд, которые ищут возможность легко адаптировать процессы управления проектами под текущие задачи и изменения в рабочем окружении.
Культура ответственности и мотивации
Внедрении правил, систем мотивации — это здорово. Но важно также создать среду, где каждый член команды чувствует свою значимость, мотивирован на достижение общих целей.
Создание культуры. Здесь есть три принципа, которым стоит следовать, чтобы каждый сотрудник чувствовал себя важной частью команды:
- Инклюзивное лидерство. Руководители должны практиковать открытое лидерство, оценивая вклад каждого сотрудника. Это включает регулярное признание достижений, открытость к идеям и предложениям всех членов команды.
- Прозрачная коммуникация. Необходимо обеспечивать прозрачность всех процессов и решений. Сотрудники должны понимать, как их действия влияют на общие результаты, почему важны их индивидуальные задачи.
- Вовлеченность в принятие решений. Позволяйте сотрудникам участвовать в принятии решений, которые касаются их работы. Это может усилить их чувство ответственности, приверженности общим целям.
Техники мотивации. Их стоит применять для лучшего выполнения задач сотрудниками:
- Целеполагание. Использование техники установления четких, достижимых целей может значительно улучшить мотивацию. Та же техника SMART здесь более чем уместна.
- Системы вознаграждения. Введение системы мотивации за достижение поставленных целей может стимулировать сотрудников на более высокую производительность. Важно, чтобы система была справедливой, где каждый видит возможность быть вознагражденным за свой вклад.
- Развитие и обучение. Предоставление возможностей для профессионального роста значительно повышает мотивацию. Сотрудники, которые видят перспективы развития в компании, чаще всего более мотивированы и вовлечены в свою работу. Например, в нашей компании для специалистов предусмотрена компенсация 50% от стоимости любого курса.
- Формирование командной работы. Создание среды, где сотрудники могут чувствовать поддержку и сотрудничество со стороны коллег, повышает общую мотивацию, снижает рабочий стресс.
Заключение
Для успешной работы над задачами необходимы следующие условия:
- четкая формулировка;
- определение приоритетов;
- налаживание коммуникации в команде;
- делегирование;
- внедрение в работу таск-трекеров;
- создание культуры ответственности и мотивации.
Каждый элемент в цепочке управления задачами взаимосвязан и требует внимания. Относитесь к этому комплексно и вы повысите эффективность команды.
Какими инструментами вы пользуетесь при постановке задач?