4 причины срыва сроков: как сдавать проекты вовремя
В идеальном мире каждый проект расписан на этапы, назначены ответственные, всем задачам отведен разумный срок, а исполнители делают свою работу хорошо и вовремя.
В реальной жизни часто получается иначе. На одной из задач происходит задержка и таймлайн ломается. Время как будто еще есть, но общий дедлайн сократился. Если свои сроки задерживают несколько сотрудников, к финальным исполнителям проект попадает ярко полыхая огнем.
Перед командой встает выбор: сделать оставшиеся задачи быстрее и менее качественно, или договариваться с заказчиком о переносе сроков. Любой из вариантов несет в себе риски для конечного результата и отношений с клиентом.
В этой статье разберем причины срыва сроков и объясним, что с ними делать.
Причина 1. Не настроена коммуникация в команде
В проектной работе общая задача делится на этапы, которые закреплены за определенными сотрудниками или командами. Если обмен информацией в коллективе не настроен, переход между этапами задерживается. Это создает паузы, которые могли быть использованы для работы.
Дизайнер сделал и закрыл свою задачу в таск-трекере. Он думал, что следующий исполнитель получит уведомление и приступит к своей работе. Этого не произошло и проект завис на несколько дней.
Что делать. Настроить обмен информацией на всех этапах:
- Назначить менеджера проекта — того, кто будет следить за ходом работ. Он будет передавать проект на следующий этап, корректировать сроки и обеспечивать коммуникацию между разными исполнителями и командами.
- Настроить промежуточные отчеты. Их удобно сделать в формате чеклиста — с этапами и сроками их выполнения. В установленные промежутки времени тот, кто сейчас работает над проектом отправляет в командный чат отчет о выполненных задачах. Это поможет менеджеру отслеживать прогресс, а исполнителям — распланировать работу так, чтобы все успеть.
Можно устраивать стратегические встречи для сбора обратной связи. В зависимости от этапа проекта они могут быть общими или проводиться в рамках одной команды. На встречах менеджер и исполнители будут обсуждать текущее положение дел, решать вопросы или проблемы.
Причина 2. Не учитывается время на согласование
Многие проекты требуют промежуточных согласований. Если этого не сделать, велик шанс свернуть не туда, долго идти в ложном направлении и получить результат, который придется переделывать в авральном режиме.
Недостаток согласований в том, что проект не может перейти на следующий этап, пока ответственный или заказчик не дадут добро. Исполнителям остается ждать, когда им можно будет приступить к своим задачам и смотреть, как приближаются сроки сдачи. К проблемам могут привести два фактора.
Руководители не знают, когда работа придет на согласование. Кажется, для того, чтобы посмотреть промежуточный результат много времени не нужно — человек ведь не делает задачу своими руками, а лишь изучает итог. От проверяющего ждут согласования в тот же день.
Но, процесс может затянуться: у человека есть другие проекты и задачи. Иногда и вовсе случаются форс-мажоры. Если руководители не понимают, когда сотрудник принесет работу на согласование, они не могут внести ее в свой план. А так как срочных задач много и переключиться нельзя, согласования затягиваются.
Исполнители не закладывают достаточно времени на правки. Ошибка новичка — думать, что все промежуточные согласования это просто получение пропуска на следующий уровень. И пропуск этот выдается уже за то, что команда сделала свою часть работы.
С таким подходом, когда на задачу заложено семь дней, итог будет показан на седьмой день. Если удача благоволит и замечаний нет или они простые — следующий этап начнется без опозданий. Если правки будут крупнее и откатят задачу на несколько дней назад — они вычитаются из общего дедлайна.
Без учета этих факторов проект может зависнуть, а у дальнейших задач останется слишком мало времени на реализацию. Если учесть, что этапов обычно бывает несколько, задержка может стать критичной.
Что делать. Предлагаем действовать в два этапа:
- Прописать согласования в плане работ. На ключевые утверждения для перехода на следующий этап нужно заложить перерывы: в меру короткие для внутренних согласований и с запасом, если проверяет заказчик. В отдельных задачах также прописать, сколько времени отводится на выполнение и сколько — на проверку и возможные исправления.
- Назначить ответственного за согласования. Он будет следить, чтобы проверяющие не забывали посмотреть итог, а исполнители учитывали в сроке задачи возможные правки. Как правило, эту функцию выполняет менеджер проекта.
Важно объяснить команде, как строится работа. Каждый исполнитель должен понимать общий дедлайн задачи, время на ее отдельные этапы и знать, что эти сроки не передвигаются. Например, если дизайн занимает 7 дней, то 5 из них отводится на выполнение задачи, а еще 2 — на согласование и возможные правки.
Причина 3. Одна и та же задача делается множество раз
Если в компании 10 человек, то исполнение одной и той же задачи дважды, а тем более и трижды представить невозможно. Все сотрудники сидят в одном-двух помещениях и поневоле в курсе всех корпоративных дел.
Но если сотрудников и помещений в компании больше, команды часто не знают, чем занимаются их коллеги в соседнем кабинете. В этом случае сотрудники могут тратить время на задачу, которую другие ребята уже сделали.
HR-ы собираются провести внутреннее мероприятие. Они ищут подрядчиков, продумывают сценарий, приобретают декорации и т.д. Если бы они знали, что коллеги из соседнего отдела делали похожее мероприятие месяц назад, то могли бы пройти все подготовительные этапы быстрее.
Когда команда не использует наработки и делает уже выполненную работу, сроки проекта сильно сдвигаются вправо.
Что делать. Два совета справиться с этой причиной:
- Хранить все документы компании в едином пространстве. Удобнее всего использовать облачное хранилище, но при выборе такого варианта есть большая вероятность создания хаоса “папка в папке, которая в другой папке”. Идеальный вариант — создание корпоративной базы знаний.
- Создать чаты для разных должностей по всей компании. Например, чаты проджект-менеджеров или пиарщиков.
Так специалисты смогут не только избежать выполнения уже сделанных коллегами задач, но и передавать друг другу профессиональный опыт.
Причина 4. Неправильное планирование
Грамотное планирование — это 20, а то и 30 процентов успешного выполнения задачи. Зачастую задачи спускаются по цепочке: продукт-оунер →руководитель отдела → сотрудники. Продукт-оунер здесь выступает в роли мечтателя — у него есть глобальные цели, которые он хочет воплотить, а исполнение делегирует подчиненным.
Подчиненные видят только точку “вы находитесь здесь” и точку “наш продукт самый востребованный на рынке”. Слишком масштабная цель заставляет сотрудников ломать голову над глобальной стратегией, вместо того, чтобы эту стратегию воплощать в жизнь.
В таком случае время достижения поставленных целей сильно увеличивается.
Что делать. Справиться с неправильным планирование можно так:
- Декомпозируйте задачи. Наверное, одно из самых важных правил в планировании любого типа. Разбейте одну глобальную цель на задачи и подзадачи, назначив ответственных за исполнение каждой. Очень важно делать декомпозицию на удобной платформе, в которой есть возможность наглядно отобразить все цели, например, в канбан-формате.
- Планируйте спринты. Эта техника активно применяется разработчиками для выполнения задач, которые ставятся на двухнедельный срок. Крайне эффективный метод планирования, при котором каждый сотрудник четко знает дедлайн и что к нему нужно выполнить. Бывает, что руководители вводят еженедельные спринты для более тщательного контроля, что тоже имеет место быть.
- Правильно расставляйте приоритеты. При составлении недельного или месячного планов важно выставить приоритетность задач и приступать к ним по мере значимости.
Так получится сконцентрировать внимание сотрудников на самых важных задачах.
Что помогает вам сдавать проекты вовремя? Поделитесь в комментариях.