Чтобы не отвлекать менеджеров на рутину, бизнес пользуется услугами аутсорсеров — компаний, которым можно передать часть внутренних функций. В основном речь идет о поддерживающих процессах, не связанных с центральным бизнесом (бухгалтерия, кадровый учет и т. п.).
Аутсорсинг помогает высвободить время и ресурсы для развития того, что приносит вам прибыль. Но есть и риски: полнота контроля и уязвимость данных. Разберемся, как их избежать.
Что стоит делегировать?
Согласно исследованию KPMG «Outsourcing on the fast track», 50% глав крупных компаний одобряют передачу операций внешним подрядчикам (аутсорсинг). А вот в России популярность аутсорсинга еще низка из-за настороженного отношения к такой модели работы. Давайте поговорим подробнее о его плюсах и минусах.
Внешним подрядчикам могут быть переданы задачи от финансового учета и управления персоналом до маркетинга, бухгалтерии и IT-сервисов — спектр услуг здесь достаточно широк.
Например, известно, что основная задача HR — развитие персонала. Но немало времени HR-специалисты уделяют документообороту, учету больничных листов, выдаче справок, оформлению графиков отпусков и т. д.
Как можно оптимизировать эту деятельность?
В первую очередь необходимо работать над системным подходом к операционной модели. Все операции — это цепочка последовательностей, по итогам которых получается услуга. Важно создавать взаимосвязь между индивидуальной производительностью и качеством оказываемых услуг. В таком случае, внедрение новых принципов в управление дают возможность оптимизировать внутренние процессы в компании и способствовать активному росту бизнеса. Например, в такой ситуации получится рассмотреть вариант внедрения кадрового электронного документооборота (КЭДО). Внедрение КЭДО является инструментом в помощь при создании эффективной структуры для управления HR-процессами, упрощении доступа сотрудников к необходимой информации и услугам при помощи портальных сервисов и настройке аналитики для мониторинга ключевых показателей эффективности.
Немного статистики: благодаря КЭДО один из клиентов Центра корпоративных решений (ЦКР) увеличил скорость подписания документов в 10 раз, высвободив 144 000 часов рабочего времени сотрудников и сэкономив более 10 млн рублей на подготовке бумажной документации.
Еще одна область, где аутсорсинг позволяет неплохо экономить, — бухгалтерский учет. Сбор отчетности легко автоматизировать, чтобы не приходилось обращаться к ручным проверкам первичной документации. Кроме того, внедрение ИТ-систем помогает повысить точность данных, а грамотно выстроенные процессы могут гарантировать сдачу отчетности для регуляторов в короткие сроки.
В чем плюсы и минусы модели аутсорсинга?
Прежде всего, он позволяет сократить расходы. Обычно затраты на содержание большой команды сотрудников или разработку собственных IT-решений оказываются гораздо выше, чем оплата услуг аутсорсинговых компаний.
Во-вторых, аутсорсинг — это экономия времени. Это особенно актуально для компаний, которые находятся на этапе масштабирования, активно увеличивают объемы продаж или стремятся выйти на новые рынки. Топ-менеджеры получают больше возможностей для разработки стратегий, а сотрудники могут сосредоточиться на решении важных тактических задач.
В-третьих, качество услуг не просто остается на высоком уровне, но и значительно улучшается благодаря опыту, постоянной практике и отлаженной работе аутсорсинговых организаций. Эффективность процессов заказчика является основной целью аутсорсеров, и они стремятся к ее повышению.
Есть ли спорные моменты?
Это, например, опасения клиентов, что процессы могут выйти из-под контроля. Многие заказчики беспокоятся о возможности утечки данных. Однако крупные аутсорсинговые фирмы понимают, насколько критичен этот вопрос для бизнеса. Здесь важно понимать: передача функций на аутсорс не уменьшает, а увеличивает контроль над безопасностью из-за того, что растет мера ответственности.
Если внутреннего сотрудника из-за утечки данных или ошибки можно максимум уволить или оштрафовать по решению суда, то подрядчик-аутсорсер несет ответственность в рамках договора и обязан тщательно следить за всеми процессами, выстраивать защищенный контур, контрольные процедуры, не допускать ошибок — ведь риск такой ошибки чреват для аутсорсера не только соответствующими размерами компенсаций, но и потерей репутации.
Заключение
Современные условия не только ставят перед бизнесом новые вызовы, но и открывают новые возможности. Важно, чтобы бизнес имел альтернативные решения помимо собственных разработок, и одним из таких решений может стать аутсорсинг. Он способен существенно изменить не только рабочие процессы, но и подход к управлению бизнесом в целом. Аутсорсинг же помогает клиентам получать дополнительную гибкость в управлении бизнес-процессами.
Как вы считаете, какие процессы в вашем бизнесе могли бы выиграть от аутсорсинга, и какие меры вы бы предприняли для минимизации возможных рисков?