Инструкция для бизнес-решений: как провести автоматизацию бухгалтерской отчетности
Финансовая отчетность — это не только требование законодательства, но и отражение состояния бизнеса. В эпоху цифровизации она должна быть максимально открытой, точной и доступной в реальном времени. Именно поэтому ее необходимо автоматизировать. Автоматизация позволяет минимизировать ошибки, ускорить цикл отчетности и освободить время финансистов для принятия стратегических решений.
Эта инструкция предоставляет подробное руководство по поэтапному внедрению автоматизации финансовой отчетности для организаций различного масштаба на примере РСБУ — бухгалтерской отчетности компании.
Бухгалтерский учет: что и зачем учитывать
В российском законодательстве основным инструментом прозрачности и контроля финансового состояния предприятия является бухгалтерская отчетность. Она обязательна для всех организаций и включает в себя основные данные о доходах, расходах, активах и обязательствах.
Бухгалтерский учет подчиняется строгим законам и нормативам, установленным государственными органами. Законодательная база бухгалтерской отчетности в России основывается на Федеральном законе «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ, Положении «О ведении бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ» и приказе «О формах бухгалтерской отчетности организаций». Эти нормативно-правовые акты устанавливают единые требования к ведению учета и формированию отчетности, определяя ее состав, порядок представления и ключевые требования.
Ключевые требования к бухгалтерской отчетности — составление на русском языке, в рублях, с обязательным включением данных всех подразделений компании, а также электронная подача с ЭЦП руководителя и главного бухгалтера. Ее задача — обеспечить прозрачность и контроль финансового состояния компании, а также гарантировать достоверность данных для налоговых органов и других заинтересованных сторон.
Формы отчетности зависят от типа организации и ее размера. Крупные и средние компании представляют пять стандартных форм: бухгалтерский баланс, отчет о финансовых результатах, отчет об изменениях капитала, отчет о движении денежных средств и пояснения к отчетности. Малый бизнес, НКО и участники проекта «Сколково» сдают только баланс и отчет о финансовых результатах. Особый случай — компании, получающие целевое финансирование, должны предоставлять отчет о целевом использовании средств. Годовая отчетность обязательна для всех организаций, формируется за полный календарный год и подается в контролирующие органы до 31 марта следующего года в электронном виде.
«Форма представления пояснений к отчетности может изменяться в зависимости от размера компании, ее активов, обязательств и специфики деятельности. В результате итоговый документ отчетности — «книжка» — может трансформироваться из небольшого пятистраничного формата в объемный стостраничный «том», содержащий полную и детализированную информацию по всей компании. Очевидно, что подготовка такого документа существенно усложнит работу бухгалтера».
Почему важно ответственно подойти к вопросу автоматизации бухгалтерской отчетности
Автоматизация бухгалтерской отчетности — это важный шаг на пути к оптимизации бизнес-процессов, но он должен осуществляться только после того, как процессы учета настроены и отлажены. Попытка автоматизировать неэффективные процессы приведет к негативным последствиям: ошибки будут множиться, загрузка специалистов увеличится, данные станут недостоверными, что может привести к штрафам.
Автоматизация должна начинаться с анализа и оптимизации текущих процессов. Иначе вместо экономии времени и ресурсов вы получите дополнительные затраты.
Почему подготовку отчетности необходимо автоматизировать
Сокращение трудозатрат. Как и другие виды отчетности со строгим дедлайном бухгалтерская отчетность имеет ярко выраженную сезонность, что существенно влияет на загрузку специалистов бухгалтерии по году. Автоматизация ручных операций, таких как сбор данных, ввод информации, расчет показателей и составление отчетов, снижает нагрузку на специалистов в пик сезона подготовки отчетности. Это позволяет оптимизировать работу бухгалтерии, уменьшить количество ошибок, связанных с ручным вводом, снизить текучесть кадров, связанную с нерациональной нагрузкой и повысить производительность труда.
Повышение точности данных. Автоматизация исключает возможность ошибок, связанных с ручным вводом информации, что повышает точность данных и надежность бухгалтерской отчетности. Автоматические системы позволяют минимизировать риск ошибок и гарантируют соответствие данных заданным стандартам.
Улучшение качества отчетности. Автоматизация позволяет создавать более детальные и достоверные отчеты с большим количеством информации для анализа. Современные системы предоставляют возможность использовать различные аналитические инструменты для визуализации данных, построения графиков и диаграмм, что делает отчетность более наглядной и понятной. Кроме того, автоматизация обеспечивает своевременную подачу отчетности, избавляя от штрафов, и предоставляет оперативный доступ к актуальным данным для принятия управленческих решений.
«В своей работе с клиентами мы встречаем совершенно разные варианты автоматизации в части подготовки бухгалтерской отчетности. Самый распространенный вариант — подготовка основных форм в базе 1С, выгрузка в Excel, дальнейшая доработка ручными правками и корректировками, расчет дополнительных показателей на базе выгрузок из учетной системы. Реже — автоматизация сбора различных примечаний и раскрытий макросом в Excel на базе разных выгрузок из учетной системы. И, наконец, самый редкий вариант — расчет большей части показателей для раскрытий внутри учетной системы. Часто для руководства компании автоматизация этого блока по подготовке РСБУ кажется неприоритетной, можно даже сказать, что в какой-то степени образ “бухгалтера в отчетный период” является классическим представлением о профессии и считается неразрывно связанным с самой логикой работы по данному направлению.
Однако это не так. В каждой компании упрощение работы специалиста, особенно в условиях жестких сроков подготовки отчетности, является важной задачей. Даже небольшие изменения, которые автоматизируют процесс подготовки какого-либо отчета, могут значительно сократить время. Например, можно отказаться от необходимости вручную собирать информацию в Excel из разных выгрузок, которые могут занимать много времени. Это позволит специалисту сэкономить несколько часов, а при частом перезакрытии учетных баз даже несколько дней. В отчетные периоды возможность отдыхать в выходные и уходить домой вовремя особенно важны, поэтому, безусловно, даже небольшая степень автоматизации положительно скажется на качестве выполняемой работы».
Как провести автоматизацию бухгалтерской отчетности: пошаговое руководство для бизнеса
Когда мы говорим об автоматизации бухгалтерской отчетности, складывается впечатление, что в России 1С стал синонимом этого процесса. Он используется повсеместно — от небольших магазинов до крупных предприятий. Однако за этой видимой повсеместностью скрываются нюансы. Не каждая организация может получить максимальную пользу от 1С. Ключевой момент в том, что 1С — это не универсальное решение. Он подходит для определенных типов бизнеса и задач. Например, для малого бизнеса может оказаться достаточно более простого и гибкого решения, а крупным предприятиям с уникальной спецификой необходимы индивидуальные разработки. Важно понимать, что помимо 1С существует множество других решений, в том числе облачных сервисов, специализированных программ и ERP-систем. Выбор зависит от ваших потребностей и масштабов бизнеса.
Но как, в таком случае, внедрить автоматизацию, чтобы она действительно работала на бизнес, а не превратилась в головную боль? Эта пошаговая инструкция поможет разобраться в этом вопросе.
Шаг 1. Глубокий анализ: аудит текущих процессов. Прежде чем внедрять новую систему, необходимо провести тщательный анализ текущих бизнес-процессов, связанных с формированием бухгалтерской отчетности. Начните с картирования финансовых потоков: определите все источники финансовой информации в вашей компании. Это могут быть банковские выписки, первичные документы (счета, акты, накладные), данные из CRM-системы, платежные поручения, кассовые чеки и даже табличная информация из других подразделений компании.
Проанализируйте, как эти данные обрабатываются в настоящее время: вручную, с помощью специализированных программ или же вы используете несколько инструментов одновременно. Оцените эффективность взаимодействия между подразделениями в части обмена финансовой информацией. Проанализируйте узкие места процесса — на какие отчеты и блоки информации уходит больше всего времени.
Шаг 2. Выбор оптимальной системы: от онлайн-сервисов до ERP. На рынке представлено множество решений для автоматизации бухгалтерской отчетности: от простых онлайн-сервисов для малого бизнеса до комплексных ERP-систем для крупных предприятий. Выбор зависит от масштаба вашего бизнеса, сложности учета и ваших потребностей.
При выборе системы ориентируйтесь на следующие критерии:
- Размер и масштаб бизнеса. Выбор системы автоматизации отчетности напрямую зависит от размеров и масштабов вашего бизнеса. Для малого бизнеса с ограниченным объемом операций вполне подойдет простая система с базовым функционалом. В то время как крупным предприятиям с большой сетью филиалов, сложными бизнес-процессами и огромными объемами данных необходима масштабируемая система с широкими возможностями настройки и аналитики. Важно также учитывать количество сотрудников и объемы обрабатываемых данных.
- Сложность бизнес-процессов. Учитывайте специфику своей отрасли и уровень автоматизации, который вам необходим.
- Функциональность. Система должна решать конкретные задачи вашего бизнеса: ведение бухгалтерского и налогового учета, формирование регламентированной отчетности, бюджетирование, управление денежными средствами, финансовый анализ, подготовка управленческой отчетности.
- Интеграция. Убедитесь, что выбранная система интегрируется с существующими системами автоматизации, CRM-системами, платежными системами и другими сервисами, которые вы используете в своей работе. Интеграция позволяет избежать дублирования данных, оптимизировать обмен информацией и создать единую систему управления бизнесом.
- Бюджет. Оценка бюджета является немаловажным фактором при выборе решения. Учтите стоимость лицензий, стоимость внедрения, стоимость технической поддержки и ежемесячные платежи за использование системы. Важно также рассчитать стоимость обучения персонала и время, которое потребуется на настройку системы.
- Юзабилити. Система должна быть интуитивно понятной и простой в освоении для пользователей с разным уровнем технической подготовки.
- Референсы. Пообщайтесь со специалистами, которые работают с выбранной вами системой, это поможет вам лучше понять ее функционал. Не стесняйтесь задавать конкретные вопросы, связанные со спецификой вашего бизнеса и вашими потребностями.
- Техническая поддержка. Уточните условия технической поддержки: наличие поддержки, время реакции, каналы связи.
Запросите демо-доступ к нескольким системам, протестируйте их в работе, оцените интерфейс, удобство использования, функциональность. Пообщайтесь с представителями вендоров и уточните детали внедрения и поддержки. Только после тщательного анализа всех факторов принимайте окончательное решение о выборе системы.
«На российском рынке сейчас представлено достаточно большое количество решений: от простых программ для составления небольших отчетов и отчетностей маленьких предприятий до сложных BI-систем, позволяющих на ежедневной основе собирать и агрегировать управленческие данные по всем компаниям группы. Конечно, для крупной компании при выборе системы автоматизации будет мало привлечь подрядчика, потребуется создание проектной команды — тех, кто будет активно вовлечен в процесс с точки зрения методологии и будущей перекладки бизнес-процессов, будет следить за статусом и сроками исполнения проекта.
Реализация проектов своими силами также возможна. Однако для этого потребуется увеличить численность проектной команды внутри компании и освободить ее от других обязанностей. К сожалению, такой вариант часто приводит к снижению темпов работы в других текущих процессах.
Вариант найма подрядчика «под ключ» также чаще всего утопичный — без плотной коммуникации с внутренними методологами компании и знанием процессов изнутри компания-подрядчик может просто заниматься настройкой системы, которая никогда не заработает на практике».
Шаг 3. Внедрение и настройка: от плана до результата. Внедрение системы автоматизации — это проект, который требует четкого планирования, координации и контроля. Составьте подробный план, в котором будут отражены все этапы, сроки, ответственные лица и необходимые ресурсы. Учитывайте специфику вашего бизнеса, объемы данных и количество пользователей.
На этом этапе вам предстоит:
- Перенести данные из старых систем в новую. Используйте специальные инструменты для миграции данных, чтобы минимизировать риск ошибок и потерь информации. Например, можно воспользоваться специальным сервисом для конвертации данных или обратиться за помощью к специалистам по внедрению программы.
- Настроить систему под свои бизнес-процессы и задачи. Настроив систему под свои бизнес-процессы и задачи, вы можете не только оптимизировать справочники, документооборот, права доступа и отчетные формы, но и провести перестройку бизнес-процессов в случае выявления проблем. Например, можно настроить автоматическое формирование отчетов о продажах, производственных затратах и остатках на складе.
- Провести обучение сотрудников работе с новой системой. Важно, чтобы сотрудники не только понимали, как пользоваться системой, но и видели ее преимущества. Для этого можно провести обучающие семинары, подготовить инструкции и методические материалы.
- Тщательно протестировать систему в тестовой среде перед запуском в промышленную эксплуатацию.
Шаг 4. Работа в новой реальности: контроль, анализ, развитие. Внедрение системы автоматизации — это не финишная черта, а лишь старт нового этапа в развитии вашего бизнеса, вне зависимости от его размера. Теперь у вас есть мощный инструмент, который поможет вам принять более взвешенные управленческие решения, но для этого важно правильно его использовать.
Регулярно отслеживайте ключевые показатели эффективности системы: скорость обработки данных, количество ошибок, время формирования отчетов. Это позволит вам оперативно выявлять проблемы и вносить коррективы в работу системы.
Сценарии автоматизации в зависимости от размера бизнеса
Исходя из данных в таблице, именно растущие и крупные компании имеют наиболее трудоемкие процессы подготовки отчетности. Давайте разберемся, какие сценарии автоматизации подойдут компаниям разного масштаба.
Индивидуальные предприниматели и малый бизнес. ИП владеет и управляет бизнесом самостоятельно, не имея юридического разделения между владельцем и бизнесом. Это позволяет минимизировать затраты на администрирование и бухучет, но требует от предпринимателя высокой самодисциплины в управлении своими финансами. Поэтому для индивидуальных предпринимателей, когда речь заходит об автоматизации бухгалтерской отчетности, крайне важно, чтобы затраты на нее были минимальными, а решения для ведения учета — простыми в использовании.
Малые предприятия, имеющие от 15 до 100 сотрудников и годовой доход до 800 миллионов рублей, чаще всего представляют собой более высокоорганизованные структуры с разделением ролей и обязанностей. Для малых компаний больше актуальна качественная автоматизация бухгалтерского учета, чем автоматизация отчетности.
Для индивидуальных предпринимателей и малого бизнеса, работающих по упрощенной системе налогообложения (УСН) или патенту, автоматизация бухгалтерской отчетности — это в первую очередь инструмент для упрощения рутинных операций, снижения затрат на бухгалтерские услуги и минимизации риска ошибок. Подготовка отчетности вручную, включая сбор первичных документов (чеки, акты, накладные), их обработку и расчет налогов, может занимать от нескольких часов до нескольких дней в месяц. Онлайн-сервисы и простые таблицы позволяют сократить это время до нескольких часов, автоматизируя учет доходов и расходов, расчет налоговой базы и формирование необходимых отчетных форм.
Например, ИП, используя онлайн-сервис, может сформировать книгу учета доходов и расходов и налоговую декларацию по УСН всего за 1-2 часа в месяц, вместо целого дня ручной работы.
В зависимости от уровня сложности процессов автоматизации бухгалтерской отчетности ИП и малый бизнес могут выбрать различные инструменты: для базового учета подойдут Excel и такие решения, как «Контур Эльба» или «Мое дело». Для более сложных задач можно рассмотреть «1С:Бухгалтерия».
Средний бизнес. Средний бизнес, включающий предприятия с числом сотрудников от 100 до 250 и выручкой до 2 миллиардов рублей, сталкивается с необходимостью обрабатывать большие объемы информации из различных источников, учитывать нюансы учетной политики и отраслевой специфики.
В случае функционирования компании без образования группы можно обойтись более простыми решениями, например 1C:Бухгалтерия и ее конфигурациями. Они позволят автоматизировать учет и подготовку данных для отчетных форм. Если компания растущая, образует небольшую группу юрлиц или холдинговую структуру, то в данном случае сценарий автоматизации будет комплексным. Таким компаниям часто приходится готовить сводную РСБУ-отчетность и отчетность в банки. Ручная подготовка отчетности в таких условиях становится крайне трудоемкой, затратной и чреватой ошибками.
Именно поэтому компании среднего бизнеса все чаще внедряют интегрированные системы управления, такие как 1С:ERP или 1С:УХ. Эти системы позволяют автоматизировать ключевые процессы учета и подготовки отчетности, начиная со сбора первичных данных. Благодаря интеграции с CRM (системами управления взаимоотношениями с клиентами) и WMS (системами управления складом) 1С:ERP автоматически собирает данные о продажах, закупках, складских остатках и других операциях из различных источников. Это не только экономит время сотрудников, освобождая их от рутинных операций, но и минимизирует риск ошибок ручного ввода, повышая точность и достоверность отчетности.
В 1С:ERP и 1С:УХ предусмотрены функции консолидации финансовых данных по группе и элиминации ВГО, но данные системы не позволяют автоматизировать «последнюю милю» — подготовку финальной книжки отчетности. В данном случае будут полезны системы автоматизации отчетности, например SUMRA. Они могут выступать дополнительным модулем к 1С либо использоваться автономно. Такие программы автоматизируют расчет корректировок, проверку математики, кастинг, округление и подготовку финальной книжки отчетности. Также они помогут с подготовкой отчетов аудиторам.
Тенденции в автоматизации подготовки отчетности для среднего бизнеса
Мы в своей практике сталкивались с совершенно разными запросами на автоматизацию подготовки отчетности — были как компании, желающие автоматизировать самый последний шаг — ускорить подготовку самой книжки отчетности, так и компании, которым в целом нужна была полноценная программа для консолидации данных. Самое главное — запрос должен идти “снизу”, чаще всего на к нам приходили специалисты МСФО отделов, бухгалтеры или методологи ОЦО разных компаний — именно они изнутри видят сложности процесса и напрямую заинтересованы в удачной реализации проекта.
Сейчас также появился существенный запрос на импортозамещение — многие компании не могут больше использовать свои системы из-за ухода иностранных вендоров с рынка и напрямую заинтересованы в поиске их аналогов российского производства.
Крупный бизнес. Крупный бизнес с численностью более 250 сотрудников и доходом свыше 2 миллиардов рублей, как правило, имеет сложную организационную структуру с большим количеством дочерних предприятий, разветвленную сеть филиалов и огромные объемы данных, которые необходимо обрабатывать для формирования отчетности. Ручная обработка таких массивов информации практически невозможна и чрезвычайно неэффективна. ERP-системы предоставляют комплексное решение для автоматизации всех этапов подготовки бухгалтерской отчетности в крупном бизнесе. С уходом западных ERP систем компаниям приходится перестраивать бизнес-процессы и внедрять российские системы, такие как 1С:УХ и 1C:ERP и другие. Они позволяют автоматизировать сбор данных из разнообразных источников, включая различные учетные системы, CRM, WMS и другие системы, используемые в компании.
Важно отметить, что до сих пор во многих крупных российских холдингах используются разрозненные учетные системы. В таких случаях компании используют дополнительные BI системы-конструкторы, которые позволяют наладить консолидацию данных по группе, элиминировать ВГО обороты и подготовить информацию для сводной РСБУ отчетности. Примеры таких систем: «Оптимакрос», «Форсайт».
Все вышеперечисленные системы помогают автоматизировать подготовку данных для РСБУ-отчетности, но не финализируют последний шаг — подготовку отчетности. Автоматизация данного этапа становится особенно актуальна для крупных компаний в связи с необходимостью часто готовить отчетность в банки, специальные отчетные формы (ОДДС), сегментную отчетность, сводную РСБУ-отчетность и другие специфические отчеты, требуемые законодательством или внутренними стандартами. В крупных компаниях также очень часто стоит вопрос трудоемкой процедуры аудита, ведь данный процесс требует серьезного вовлечения со стороны бухгалтерии и подготовки отдельных отчетов по требованию аудиторов.
Использование систем автоматизации подготовки отчетности, таких как SUMRA, позволяет получить единую платформу, на которой массив данных из разрозненных источников связан с итоговым файлом отчетности и регулярно обновляется при любых изменениях. Подобные программы систематизируют учетные данные на основе плана счетов и автоматически формируют примечания и пояснения. Это позволяет получить конечный продукт — полную, всегда актуальную и математически выверенную книжку отчетности в считанные минуты. Благодаря этому сокращаются риски ошибок и трудозатраты.
Например, вы — финансовый директор крупного холдинга, включающего в себя более 40+ юрлиц: производственные предприятия, торговые компании и логистические центры, расположенные в разных регионах. Каждая ваша компания исторически использует свою учетную систему — 1С разных конфигураций, SAP, Oracle и даже самописные решения. Для сводной отчетности в банки на основе РСБУ вы ежеквартально сталкиваетесь с титанической задачей: сбор данных из разнородных систем, их трансформация в единый формат, проверка на соответствие и сведение в единый отчет. Этот процесс может занимать недели, а то и месяц, и требует участия нескольких специалистов. Не говоря уже о том, что риск ошибок при таком объеме ручной работы крайне высок.
Представьте, что вместо этого вы используете единую платформу для подготовки отчетности и получаете готовую сводную отчетность за 15 минут. Все данные автоматически собираются, обрабатываются и сводятся в единый отчет. Вы можете сосредоточиться на анализе информации, прогнозировании и принятии стратегических решений, а не на рутинных операциях. Автоматизация не только освободит ваше время и ресурсы, но и значительно повысит точность и надежность отчетности, что особенно важно для крупного холдинга. Вы строго соблюдаете все условия, которые выдвигает банк, и это позволяет ему считать вашу компанию надежным заемщиком. В результате банк готов продолжать предоставлять займы, необходимые для дальнейшего развития вашего холдинга.
Трудозатраты на подготовку отчетности в крупных и растущих компаниях
По нашим наблюдениям, на подготовку одной единицы РСБУ-отчетности компания тратит около 300 человеко-часов. Для одной компании и одного бухгалтера такой срок не кажется критичным, но для группы компаний, в которой может быть от 20 дочерних предприятий, количество затраченных часов становится значительным. Кроме того, новые требования ФСБУ 4 к раскрытиям и необходимость формировать промежуточную отчетность в объеме годовой ставят перед крупными группами новые вызовы. В таких случаях выгода от автоматизации последней мили отчетности очевидна.
Заключение
По нашим наблюдениям, автоматизация «последней мили» — подготовки финальной книжки отчетности — сейчас обретает особую популярность среди крупных и средних компаний. Это обусловлено рядом факторов, включая возрастающую сложность отчетности и необходимость повышения эффективности. Ручная подготовка финальной версии отчета часто связана с трудоемкими процессами сверки, консолидации и форматирования данных, что создает «узкое горлышко» и увеличивает риск ошибок. Автоматизация этих процессов позволяет существенно сократить время закрытия периода и освободить ресурсы финансовых специалистов. Кроме того, постоянные изменения в законодательстве, внедрение новых стандартов отчетности и сближение МСФО и РСБУ добавляют сложности в процесс подготовки отчетности. Компаниям необходимо оперативно адаптироваться к новым требованиям и обеспечивать соответствие отчетности актуальным нормам. Автоматизированные системы позволяют гибко реагировать на изменения, минимизируя риски ошибок и обеспечивая достоверность данных.
Все большее число компаний осознает важность эффективного управления раскрытием финансовой информации. Автоматизация предоставляет инструменты для централизованного контроля над процессом подготовки и распространения отчетности, гарантируя единообразие форматов, точность данных и своевременность публикации. Поэтому автоматизация бухгалтерской отчетности, особенно «последней мили», становится не просто желательной, а необходимой для современных компаний. Она позволяет не только оптимизировать рутинные процессы и сократить время закрытия периода, но и обеспечить соответствие постоянно меняющимся требованиям законодательства и стандартов отчетности.
При этом важно понимать, что универсального рецепта автоматизации не существует. Выбор конкретной системы и подход к ее внедрению должны базироваться на глубоком анализе специфики бизнеса, его масштабов и потребностей. Предварительный аудит, консультации с опытными экспертами и тщательное планирование — фундамент, на котором строится успешная автоматизация.
А с какими трудностями вы сталкивались при подготовке бухгалтерской отчетности? Какие системы автоматизации вы рассматриваете и на какие характеристики ориентируетесь при выборе подходящего решения для вашего бизнеса?