6 шагов к бизнесу по аутсорсингу линейного персонала

Аутсорсинг персонала — тренд современного бизнеса. Ежегодно растущий рынок аутсорсинга персонала — перспективная ниша. О том, как открыть свою компанию в этом направлении, рассказывает основатель аутсорсинговой компании Outstaff.Expert и школы аутсорсинга персонала MyBsnss Александр Степин.

Для многих крупных компаний использование работников низшего звена (грузчики, разнорабочие, операторы линий и т. д.) является таким бизнес-процессом. Например, возьмем крупную розничную сеть магазинов. Основная задача такого бизнеса — розничная торговля продуктами. Но для того, чтобы товар был продан, его на разных этапах требуется погрузить, разгрузить, переместить на складе или в магазине.

Часто численность такого персонала составляет сотни и даже тысячи человек. Управление своим собственным персоналом в таком объеме требует значительного внимания и финансовых вложений, что может мешать развитию основного бизнеса.

Тут на помощь приходят аутсорсинговые компании.

На старте необходимо узаконить бизнес в несколько простых этапов:

1. Выбрать правовую форму.
2. Выбрать систему налогообложения.
3. Определить необходимые коды ОКВЭД.
4. Подать заявление на регистрацию бизнеса.
5. Открыть расчетный счет.

Выбор правовой формы. На старте для целей нашего бизнеса ИП предпочтительнее, чем ООО, из-за легкости оформления, простоты ведения бухгалтерии, более низких штрафов, сумм налогов и взносов.

Я рекомендую регистрироваться в качестве индивидуального предпринимателя. Если вам в дальнейшем необходимо работать с крупными тендерами, привлекать инвестиции, кредиты и партнеров, можно оформить ООО.

• 82.92 «Деятельность по упаковыванию товаров»;
• 52.29 «Деятельность вспомогательная прочая, связанная с перевозками»;
• 43.29 «Производство прочих строительно-монтажных работ».

Эти коды ОКВЭД — лишь минимальный список. Помните, что необходимо включить все коды ОКВЭД по отраслям персонала, который планируете привлекать.

Регистрация бизнеса и открытие счета. Быстро и без лишних затрат можно сделать это через Тинькофф Банк. От вас требуется лишь заполнить анкету, а сотрудники банка сами приедут и проведут все процедуры.

Этот этап — фундамент вашего будущего бизнеса. От глубины его проработки зависит успешность деятельности на старте и дальнейших этапах.

Аналитика в бизнесе должна проводиться не только в общем по рынку. Самый большой упор необходимо сделать на аналитику именно в вашем регионе.

Для корректной аналитики собираемых данных необходимо составить список вопросов для каждого анализируемого направления и вносить ответы на них в единый файл. Таким образом, вы получите объективную оценку анализируемого направления и сможете выстроить качественный план по продажам, маркетингу и финансам.

Анализ конкурентов. Он показывает, кто, за сколько, кому и с помощью чего продает товар или услугу. Главная цель — собрать данные о состоянии рынка, особенностях ниши, конкурентах, их сильных и слабых сторонах.

На что обращать внимание:

• сама услуга, ее состав;
• цена — стоимость услуги;
• место продаж (локация предоставления услуг конкурентов) — склады, производства, ретейл;
• реклама — какое уникальное предложение у каждого конкурента, как услуга продвигается офлайн и онлайн, какие используют каналы, креативы;
• сотрудники — какая квалификация у сотрудников, как они консультируют клиентов, выглядят, общаются по телефону;
• процесс — как для покупателя выглядит процесс оказания услуги, насколько легко найти конкурентов в интернете, сколько времени занимает процесс.

После проведения такого анализа вы:

• узнаете конкурентоспособные цены на услуги в вашем регионе;
• определите расценки для работников и систему оплаты у ваших конкурентов;
• сформируете уникальное торговое предложение (УТП) компании;
• разработаете первичную стратегию по борьбе с конкурентами;
• подготовите список каналов привлечения клиентов и работников;
• получите список компаний, которые уже пользуются услугами грузчиков.

Анализ потенциальных клиентов. Этот этап позволит вам сформировать список потенциальных клиентов, узнать их проблемные должности, а также определить затраты клиентов на фонд оплаты труда по этим сотрудникам.

Проанализировать рынок клиентов можно через сайты по поиску персонала (например, hh.ru). В разделе поиска вакансий необходимо выбрать необходимое направление вакансий (для hh.ru оптимальными направлениями будут «Рабочий персонал», «Транспорт, логистика, перевозки»). Все найденные вакансии и компании необходимо собрать в едином файле и обзвонить для проверки факта реалистичности условий труда.

Эта информация даст вам понимание того, какие услуги самые востребованные именно в вашем регионе, а также поможет в формировании тарифной политики.

Анализ рынка рабочей силы. Тут необходимо повторно обратиться к списку ваших конкурентов и потенциальных клиентов, но анализировать их в вопросе поиска персонала. Составьте таблицу, чтобы сравнить все способы, которыми компании-конкуренты привлекают персонал. При анализе вы увидите, что предложения по вакансиям похожи — это повод подумать, что вы можете предложить нового для будущих исполнителей.

Также важно понимать, что поиск рабочих — это такой же элемент продажи компании, но уже сотруднику.

Попробуйте составить портрет кандидата, ответив на следующие вопросы:

• кто ваш соискатель?
• какой у него образ жизни, увлечения?
• что для него ценно?
• есть ли у него семья и дети?
• какие у него краткосрочные и долгосрочные цели в жизни?

Собранная информация поможет вам составить объявление о подборе персонала именно под вашу целевую аудиторию.

Всегда тестируйте новые способы привлечения клиентов. Количество клиентов — фундамент успешного развития бизнеса.

Составьте стратегию поиска клиентов. Планирование — первый и наиболее важный шаг: определите, какие именно методы поиска клиентов вы хотите использовать. При планировании необходимо понимать следующие показатели:

• требуемое количество клиентов;
• объемы заказов;
• желаемый доход.

Исходя из этих данных, определите необходимое количество постоянных клиентов и потребности вашей целевой аудитории. Ошибка заключается в том, чтобы ориентироваться на всех.

Составьте портрет вашего клиента. Ориентируйтесь на конкретного потребителя ваших услуг, выбирайте рекламные каналы, чтобы привлечь его внимание, и вы увидите хорошие результаты. Затем решите, почему клиент должен выбрать вашу услугу: какую проблему она решает и какую выгоду приносит.

Донесите информацию до клиента. Как передать информацию о ваших услугах потенциальному клиенту? Сначала решите, о чем вы будете его информировать. Клиенту не интересно, насколько хороша ваша компания. Ему важно понимать, как ваше предложение улучшит его жизнь или бизнес.

Оцените прибыльность. Когда стратегия разработана и выбраны методы поиска клиентов, необходимо оценить их прибыльность, работая с цифрами. Исходной точкой для расчетов должен быть размер желаемой ежемесячной прибыли компании. Требуется «оцифровать» следующие вопросы:

• сколько надо постоянных клиентов?
• каково минимальное количество клиентов?
• сколько услуг необходимо оказать ежемесячно (в часах или объеме работ)?
• какая сумма необходима для достижения финансового результата?

Если у вас есть эти показатели, то подсчет количества клиентов, которых вам нужно привлечь, и суммы, которую необходимо заработать, будет несложной задачей.

Выбор оптимальных инструментов. Следующий шаг — определить максимальный размер расходов на привлечение клиентов. Важно понимать, что универсальных каналов не существует, все зависит от специфики бизнеса. Чтобы определить, какие каналы вам стоит выбрать, выполните следующие шаги:

1. Изучите работу конкурентов. Рассмотрев их опыт, вы сможете избежать ошибок на старте и сразу же вложиться в методы привлечения, которые работают.
2. Ознакомьтесь с практиками компаний из смежных отраслей (например, клининг, строительство) — частичное применение их идей может оказаться очень полезным.
3. Обсудите свои планы с экспертами — они смогут подсказать, каких ошибок лучше избегать.

Привлечение «теплых» клиентов. Это звонки от потенциальных клиентов, которые уже знакомы с вашими услугами и нуждаются в них. Даже если клиент просто изучает рынок и не готов заключить сделку сейчас, ваша задача — сделать предложение, которое будет для него наиболее выгодно и полезно.

Чтобы сформировать поток теплых звонков, вам необходимо заявить о себе в онлайн- и офлайн-формате. Чаще всего основной канал трафика клиентов — сайт компании. Для бюджетного и качественного создания сайта на старте бизнеса можно воспользоваться услугами фрилансеров. Это поможет не только оптимизировать расходы, но и получить качественное выполнение работ. При формировании сайта необходимо использовать все полученные ранее данные для привлечения потенциального клиента.

После создания сайта вы можете размещать ссылку на него на различных досках объявлений, форумах с целевой аудиторией, а также заказывать услуги SEO-продвижения для вывода сайта в топ бесплатных показов при поиске ваших услуг клиентами или настройку контекстной рекламы для показа ваших объявлений в интернете на коммерческой основе.

Для привлечения офлайн-аудитории можно посещать тематические выставки, размещать рекламу в местах обитания целевой аудитории (например, лифты бизнес-центров).

Будьте готовы к отказам: из 100 звонков продуктивным может быть только один, это нормально. Вы звоните клиентам, которые еще не знают о вас и не знают, нужна ли им ваша услуга. Если клиент не может сейчас разговаривать, перенесите звонок. Если он не задумывался об оптимизации персонала, объясните, чем ему это может быть полезно. Чтобы снизить стресс и повысить свои шансы, пользуйтесь готовыми скриптами. Их можно и нужно адаптировать под себя, когда вы разберетесь в УТП компании и услуги.

Никогда не читайте с листа при разговоре с клиентом. Скрипт — лишь схема разговора, а не полное его изложение. Это поможет вам быть естественным при продаже своих услуг и увеличит шанс продажи клиенту.

Если вы намерены самостоятельно подбирать персонал, не торопитесь размещать вакансии. Сначала определитесь, какой специалист вам нужен, другими словами, создайте профиль идеального кандидата. Тщательно разработанный профиль кандидата поможет рассмотреть вакансию с точки зрения потенциального соискателя.

Начните с профиля должности. Обратите внимание на следующие пункты:

• сфера деятельности (склад, производство), в которой открыта вакансия;
• основной функционал (точно определить ключевые моменты);
• навыки и компетенции, соответствующие должности;
• условия и график работы;
• расположение объекта;
• вознаграждение, наличие премий;
• возможность карьерного роста.

Если вы ищете исполнителей для конкретного клиента, то учитывайте также его пожелания:

• должность;
• возраст;
• пол;
• опыт работы;
• гражданство;
• личные качества: ответственность, пунктуальность и т. п.

Определите, на какие группы кандидатов вы ориентируетесь. Например, ваша целевая аудитория может быть такой:

• работники без специальных навыков;
• безработные, зарегистрированные на бирже труда;
• студенты, учащиеся вузов и лицеев, курсанты;
• приезжие из других регионов РФ;
• граждане ближнего зарубежья.

Определите характеристики каждой группы исполнителей: запросы, требования к заработку, уровень дисциплины, уровень интеллекта, склонность к конфликтам, инициативность, мотивация к работе. Собрав всю необходимую информацию, вы получите портрет кандидата. На его основе вы сможете написать вакансию, которая привлечет множество подходящих кандидатов.

Больше кандидатов откликнется на вакансию, если она будет написана информативно и понятно:

1. Пишите простыми словами.
2. Пишите структурированно.
3. Используйте не общие слова, а факты.
4. Коротко расскажите о компании и ее преимуществах.
5. Опишите выгоды для кандидата.
6. Составьте список возможных возражений с ответами на них.
7. Добавьте фото, если это возможно.

Представьте, что вы — продавец, вакансия — ваш товар, а кандидат — покупатель. Ключевой элемент такого бизнеса — привлечение к оказанию услуг плательщиков налога на профессиональный доход (самозанятых). Используя эту категорию граждан, вы будете более гибкими при закрытии заявок клиентов. Для удобства вы можете создавать чаты в мессенджерах, где ваши самозанятые будут получать уведомления о текущих заказах и соглашаться на удобные для них работы. Это позволит вам соблюдать законодательство по работе с самозанятыми в полной мере.

Если вы заключите с клиентом договор подряда, а с работником — договор возмездного оказания услуг, то работник сможет требовать от вас оплату за выполненный объем услуг, даже если работы не выполнены на 100%. Это может повлечь дополнительные расходы и привести к убыткам по исполнению договора с клиентом.

Хотя вышеизложенная информация может показаться начинающим предпринимателям немного сложной для восприятия, хочу отметить, что все договоры уже разработаны и легкодоступны на просторах интернета. Достаточно найти нужный тип договора и актуализировать все сведения под ваши условия оказания услуг.

Получение ТЗ. В нем должна быть полная информация по заявке. Обязательно нужно выехать на объект, подтвердить все заявленные требования у клиента, увидеть условия работы, транспортную доступность (насколько исполнителям легко добраться до объекта), организацию питания, получить контакты представителей клиента, с которыми будете взаимодействовать по рабочим вопросам (бухгалтерия, начальник смен, HR), и т. д.

Подбор исполнителей по заявке. Учитывайте, что нужно набирать на 60—100% больше кандидатов, чем требуется по ТЗ. Это ваша страховка от невыхода исполнителей. Главная задача — вывести заявленное количество исполнителей. В первые дни, пока будет идти отбор и формирование коллектива, у вас должен быть запас кандидатов для ротации.

Назначение старшего на объекте. Назначьте бригадира, который будет контролировать персонал на объекте. По возможности — с опытом работы в сфере. На старте бизнеса этот процесс должны осуществлять вы, чтобы понять все тонкости деятельности.

Подтверждение заказа у клиента. За 12 часов до начала работ повторно уточните все организационные детали у заказчика: время начала, место встречи, контактные данные.

Доставка необходимого инвентаря. Если необходим рабочий инвентарь и заказчик его не предоставляет, доставьте необходимое количество инвентаря до начала работ. Так же и со спецодеждой. Выдавайте ее по факту выхода сотрудника на объект.

Учет работ. Подготовьте листы учета рабочего времени и фотоаппарат для фотоотчета, особенно если контроль будет осуществлять бригадир. В первый день лично проконтролируйте своевременное начало работ, наличие бригадира и полного состава бригады на объекте.

Контроль качества оказываемых услуг. Наблюдайте за ходом работ и/или держите связь с бригадиром, чтобы вовремя узнавать о любых сложностях на объекте.

Взаимодействуйте с заказчиком постоянно. Запрашивайте обратную связь о проводимых работах, проверяйте наличие подписей в листе учета рабочего времени. Чем раньше у вас сформируется костяк бригады, тем меньше у вас будет затрат на привлечение и адаптацию исполнителей, а у клиента — траты времени на обучение новых кандидатов.

Проводите сверку в установленные сроки. Все листы учета должны быть в наличии, все данные — внесены в таблицу учета.

Своевременно рассчитывайтесь с исполнителями, от этого зависит ваша репутация, текучка кадров, лояльность исполнителей и клиента.

После того как вы проделали все указанные выше шаги, вас неизбежно ждет оплата клиента. Обязательно своевременно (в соответствии с условиями договора с клиентом) проводите сверку по выполненным работам и отправляйте документы для проведения оплаты. Нарушение сроков предоставления платежных документов может привести к образованию кассовых разрывов, что чаще всего приводит к дополнительным расходам.

В рубрике «Блоги компаний» вы можете бесплатно публиковать статьи о своем бизнесе. Публикации помогут укрепить ваш личный бренд или привлечь внимание партнеров, клиентов, инвесторов.

О чем можно рассказать?

• Обо всем, с чем вы столкнулись лично, например, вышли на новый рынок, нашли неочевидный канал сбыта или придумали, как увеличить продажи в несезон.
• О работе с инструментами, сервисами или технологиями для бизнеса.

Для помощи в подготовке статьи мы сделали телеграм-бот. В нем — рекомендации по содержанию статьи и инструкции по ее оформлению. Следуйте инструкциям, пишите статьи и отправляйте готовые тексты так же в чат-бот.

После короткой проверки ваш материал выходит на сайте Бизнес-секретов, а лучшие статьи мы отправляем на главную страницу медиа.

Ждем ваших историй!