Аутсорсинг персонала в сфере логистики: преимущества и выгоды
В быстро меняющемся мире бизнеса квалифицированные сотрудники — залог успеха. Если не хватает времени или опыта для управления персоналом, аутсорсинг поможет оптимизировать расходы. Экономия может достигать 30-50% по сравнению со штатным персоналом. Эта статья расскажет о том, как аутсорсинг кадровых решений в логистике может вывести бизнес на новый уровень.
Кому и зачем нужны аутсорсинговые компании
Аутсорсинговые компании могут быть особенно полезны для следующих сфер бизнеса.
Сортировочные центры. Организация работы сортировочных центров для обработки посылок и отправлений с участием более 100 человек в сутки.
Маркетплейсы. Поддержка маркетплейсов с участием более 200 человек в сутки.
Распределительные центры для сетевых магазинов. Приемка на хранение, размещение и сборка заказов для внутренних целей, включая продуктовые товары.
Переработка вторсырья. Организация переработки вторичных материалов, таких как картон, пластик и полиэтилен, с участием от 20 человек.
Склады для хранения готовой продукции у производителей. Обеспечение приемки, размещения, сборки крупных партий заказов и выдачи готовой продукции.
В периоды пиковой нагрузки во время распродаж или высокого сезона, компаниям, особенно в сферах складской логистики и пищевого производства, может не хватать собственных сотрудников. Это связано с плановым увеличением объема заказов, которое они не могут обработать с помощью имеющихся ресурсов. Аутсорсинговые компании предоставляют дополнительные рабочие руки, что позволяет компании справиться с потоком заказов и не сбавлять темпы.
В некоторых населенных пунктах трудно найти нужное количество работников, но аутсорсинг решает эту проблему. Аутсорсинговые сотрудники часто более мотивированы, имеют команду способную достигать лучших результатов.
Услуги аутсорсинговых компаний могут быть полезны для компаний, которые:
- Сталкиваются с сезонными пиками нагрузки. В периоды большого количества заказов или увеличенного объема работ, аутсорсинг позволяет нанять дополнительные рабочие руки и справиться с потоком задач.
- Ищут решения для временного увеличения производительности. Если необходимо быстро увеличить количество сотрудников для конкретного проекта или задачи.
- Имеют трудности с поиском конкретного количества персонала в определенных регионах, таких как Москва и Московская область, а также южные города России. Аутсорсинговые компании могут предоставить квалифицированных сотрудников даже в тех местах, где сложно найти рабочую силу, за счет привоза их из других регионов России для временной работы у заказчика.
- Дефицит менеджеров по подбору кадров или стоимость подбора значительно превышает норматив бюджета заказчика. Аутсорсинг позволяет переложить на третьих лиц задачи по поиску, набору и обучению персонала, что может сэкономить время и ресурсы, а главное — это реальная возможность решить прямую задачу предприятия по выполненным объемам логистики или производству продукции и получить плановую прибыль, а не уйти в убыток на фоне экономии на персонале.
- Нуждаются в специалистах с определенными навыками и опытом, приобретать которые на территории заказчика нет возможности. Аутсорсинговые компании профессионального уровня имеют специализированные подразделения, которые предоставляют работников с узкоспециализированными знаниями и опытом. Например: начальник смены, бригадир, товаровед, складской или производственный рабочий с высокой квалификацией.
Далее — плюсы аутсорсинга в сфере логистики.
Преимущества использования аутсорсинга в сфере логистики
Плюсы следующие:
- возможность увеличения объема привлечения людей на 100-300 человек в течение 2-3 месяцев;
- материальная ответственность за результаты труда аутсорсинговых сотрудников;
- предсказуемое выполнение плана товарооборота на одного человека в смену;
- возвращение своих же специалистов с мест постоянного проживания, уже отдохнувших и с прежним опытом.
Компании, использующие аутсорсинг, избегают значительных затрат на подбор кандидатов. Стоимость подбора одного сотрудника в штат в среднем составляет 40-45 тысяч рублей, что при найме 100 человек достигает 4,5 миллионов рублей без гарантий долгосрочной работы, по данным наших внутренних расчетов.
Найм неквалифицированных работников из стран с низким уровнем жизни может создавать проблемы. Часто такие работники не обладают достаточной социальной ответственностью, что приводит к конфликтам в местах проживания, включая криминальные ситуации. Работодателю приходится дополнительно нанимать службы безопасности и контролировать питание и проживание работников, что требует привлечения менеджеров с специфическими компетенциями, которых сейчас недостаточно на рынке труда.
Аутсорсинговые компании решают проблему проживания и питания сотрудников, что уменьшает материальные и репутационные риски Заказчика, которые всегда возникают, так как некоторые люди имеют склонность к нарушению правил на местах проживания и питания, что вызывает конфликты и негативные отзывы в интернет пространстве на работодателя.
Работа с аутсорсингом позволяет избежать высокой текучести новых кадров, которая может достигать 50% в первые 5-10 дней*. Аутсорсинговая компания берет на себя все затраты на подбор, обучение и адаптацию сотрудников, обеспечивая высокую производительность и стабильность выполнения работ или оказания услуг для Заказчика.
Как выбрать аутсорсинговую компанию?
Выбор аутсорсинговой компании для бизнеса — ответственный шаг, который требует тщательного анализа и оценки. Вот несколько ключевых критериев, которые помогут сделать правильный выбор.
Уровень квалификации руководящего состава. Профессионализм и знания руководящего состава аутсорсинговой компании играют важную роль. Важно, чтобы от бригадира до генерального директора руководство компании имело глубокое понимание процессов бизнеса. Компании, которые оценивают свою эффективность только по количеству сотрудников, а не по качеству процессов, могут не оправдать ожидания. Вот какие вопросы можно задать, чтобы понять уровень квалификации:
- какой текущий процент выработки на каждом из объектов. Если средний процент не более 95%, то узнать причины и каким образом они их устраняют;
- какая конкретно отчетность предоставляется ежедневно, еженедельно или ежемесячно с места работы команды аутсорсинга для руководства. Посмотреть ее, для понимания глубины управления командой;
- каким образом реализуется старт проекта, вплоть до примерного плана с декомпозицией задач на рисунке;
- запросить благодарственные письма от заказчиков, обратную связь от текущих и прошлых заказчиков;
- попросить чек-лист работы старшего, бригадира, специалиста по обучению, менеджера;
- попросить кейсы по улучшению выработки и выстраиванию производственных процессов на площадке.
Опыт групп запуска проектов. Проверьте, есть ли в составе аутсорсинговой компании группы, специализирующиеся на запуске проектов. Эти группы должны иметь опыт работы на аналогичных площадках и выполнять требования, схожие с вашими. Например, при знакомстве с компанией, можно запросить план запуска проекта. Идеальный запуск обычно состоит из трех этапов, можно ориентироваться на них:
- административный состав — менеджер, бригадиры, специалист по обучению — осваивает площадку (3 дня);
- опытные сотрудники с других проектов запускают производство;
- срез показателей, оптимизация процесса и выход на масштаб.
Организация очных встреч. Для успешного сотрудничества важно организовать очные встречи с руководством аутсорсинговой компании и теми, кто будет запускать проект.
Проверка финансовой деятельности. Обязательно проверьте финансовую деятельность аутсорсинговой компании. Это можно сделать в любом открытом источнике. Например на Rusprofile. Узнайте, какой процент от выручки компания платит в виде налогов, и как часто она меняет юридическое лицо. Если смена юридического лица происходит часто (от раза в год), это может говорить о проблемах и рисках, которые могут коснуться и вас.
Анализ работы с сотрудниками. Изучите, как компания работает со своими сотрудниками. Помогут следующие вопросы:
- Имеются ли у них планы адаптации новичков?
- Как они работают с повторными сотрудниками?
- Какие программы стимулирования производительности применяются внутри команд? Компании, которые инвестируют в развитие своих сотрудников, обычно предоставляют услуги более высокого качества.
- Спросите, есть ли у компании бэк-офис с отделом учета и сверок. Узнайте об опыте работы этих подразделений. Если не ответят на вопрос по опыту подразделений — нет четкого плана расчета, особенно с самозанятыми лицами и сомнения в белой бухгалтерии, — то тогда бэк-офиса нет. А даже если есть, это нежелательная компания для сотрудничества.
Составление чек-листа требований. Создайте подробный чек-лист требований, который должна выполнить аутсорсинговая компания. Запросите у них аналогичный чек-лист и убедитесь, что они соответствуют вашим стандартам и ожиданиям.
Ошибки компаний при выборе аутсорсингового партнера
Может быть несколько частых ошибок.
Выбор самой дешевой компании, с максимальным количеством людей. Это может привести к:
- срыву выполнения плана по приемке или отгрузке;
- увеличению количества ошибок;
- кражам;
- порче товаров;
- поеданию продуктов питания;
- нарушению технологии работы;
- недостачам на сотни миллионов рублей в год;
- дополнительным затратам на исправление этих ошибок и возмещение ущерба.
Например, в одной компании 100 человек делает норму в размере 50%, а в другой — 50 человек и производительность 100%. Какая компания для заказчика экономически более выгодна при равных затратах на оплату счета за услуги аутсорсинга? Или даже при итоговой стоимости первой компании ниже на 100 рублей за сервис — час?
Не может быть дешевым высокое качество услуг, так не бывает на конкурентном рынке.
Ориентация на количество, а не на качество. Неквалифицированные кадры могут не справляться с задачами, что в итоге приведет к необходимости дополнительного обучения и контроля.
Можно платить по 400 рублей в час компании с выводом в 100 человек, но выработкой в 50% от нормы, или платить 500 рублей в час компании из 70 человек, которые обработают тот же объем.
В первом случае заказчик заплатит 440 000 рублей в сутки, во втором 385 000 рублей. И хотя ставка выше у второй компании, у них более квалифицированные кадры, которые могут отрабатывать аналогичный объем. В отличие от 100 человек без опыта, обучения, адаптации и отсутствия понимания и процессов. На этих цифрах прямая экономия за сутки для Заказчика составит 55000 рублей. При этом нет потерь на ротацию новичков, кражи, недостачи, порчу товара, контроль избыточного персонала, предоставление и уборка бытовых помещений для них, работа КПП.
Цифры могут меняться — суть остается.
Личная выгода менеджмента. Иногда решения о выборе подрядчика принимаются не в интересах компании, а исходя из личной выгоды менеджмента. Это может привести к выбору подрядчиков, которые не соответствуют необходимым стандартам качества, что негативно сказывается на операциях компании и ее рыночной позиции для своих клиентов.
Например, низкая квалификация на сборке товаров, без должного контроля от администраторов аутсорсинга, которые уверены, что все свои ошибки они оплатили лично в руки менеджера Заказчика, приводят к пересорту в заказах покупателей, что уменьшает лояльность покупателей и отказу их от сотрудничества с компанией, а также ежедневно создает многомиллионную недостачу на складе Заказчика.
Отсутствие системы контроля своих специалистов на складе. Без контроля и мониторинга невозможно гарантировать, что все операции выполняются качественно и в срок Контроль осуществляет специальный сотрудник — бригадир и менеджер проекта. Именно он ежесменно и ежечасно следит за выработкой и динамикой. И сразу же устраняет ошибки или проводит дополнительное обучение специалистов.
При выборе аутсорсинговой компании для логистических операций, стоит учитывать не только стоимость услуг, но и качество предоставляемых сервисов, уровень профессионализма персонала, его адаптируемость к требованиям заказчика, а также положительные отзывы от других компаний. Важно помнить, что аутсорсинг — это не панацея, и для достижения оптимальных результатов требуется совместная работа с аутсорсинговой компанией, а также реалистичные ожидания, учитывающие, что некоторые проблемы могут потребовать совместных усилий и финансовых вложений.
Поделитесь своим опытом: какие критерии вы считаете самыми важными при выборе логистического аутсорсинга?