С помощью зарплатного проекта ИП и компании могут сэкономить на комиссии банку и автоматизировать выплату зарплаты работникам
Марина Гребнева
Руководитель группы по расчету заработной платы
С помощью зарплатного проекта ИП и компании могут сэкономить на комиссии банку и автоматизировать выплату зарплаты работникам
Марина Гребнева
Руководитель группы по расчету заработной платы
Платить сотрудникам без зарплатного проекта невыгодно: работодатель должен оплатить комиссию при превышении лимита на снятие наличных или при переводе с расчетного счета. Так зарплатный проект экономит бизнесу деньги. А еще зарплатный проект помогает сэкономить время: можно настроить выплату зарплаты один раз, а потом переводить деньги нажатием одной кнопки.
В статье подробно рассказываем, что такое зарплатный проект, чем он полезен бизнесу, на что обращать внимание при выборе и какую карту лучше оформить для зарплаты сотрудникам.
Как можно платить зарплату сотрудникам
У работодателя есть три варианта, как платить зарплату сотрудникам: наличными, переводом с расчетного счета или через зарплатный проект. Рассмотрим эти три случая на одном примере.
ИП открыл цветочный магазин. В штате у предпринимателя два сотрудника: кассир за 40 000 ₽ и флорист за 60 000 ₽.
Сначала ИП выдавал зарплату наличными: снимал деньги с расчетного счета и платил за это комиссию, составлял зарплатные ведомости, выписывал расходные кассовые ордера и брал с сотрудников подписи. Это было неудобно и занимало целый день: нужно было ходить в банк за наличкой, составлять платежки и собирать подписи.
Затем ИП нанял еще трех сотрудников: вторых кассира и флориста, а также уборщицу. Общая зарплата сотрудников выросла до 230 000 ₽. Снимать наличные стало тяжело: работодатель начал превышать лимит на снятие наличных — комиссия выросла.
Кроме того, один из новых сотрудников — гражданин другой страны, а значит, платить ему наличкой уже нельзя: по закону, если работодатель нанимает сотрудника без российского гражданства, он должен платить по безналу.
Тогда ИП стал платить напрямую с расчетного счета на личные банковские карты работников. Такая схема тоже оказалась невыгодной по деньгам и времени: нужно на каждого заполнить платежное поручение, ввести без ошибок суммы и лицевые счета, указать корректное назначение платежа. За каждую выплату банк брал комиссию по тарифу.
ИП узнал, что такое зарплатные карты, и решил подключить зарплатный проект. Он выбрал банк, оформил зарплатные карты сотрудникам, составил реестр с их данными и суммами зарплат. Теперь выплата зарплат происходит нажатием пары кнопок и работодатель тратит на выплату по 10 минут дважды в месяц.
Соберем характеристики этих трех случаев в одну таблицу.
| Наличные | Перевод с расчетного счета | Зарплатный проект | |
|---|---|---|---|
| Комиссия | 0—7% или фиксированная сумма в рублях | 1—7% или фиксированная сумма в рублях | Бесплатно на карты того банка, где зарплатный проект. На карты других банков — бесплатно в рамках лимитов |
| Когда сотруднику приходят деньги | Когда работодатель выдал их работнику | 5—7 дней | В течение дня |
| Сколько времени уходит на оформление зарплаты | День | Час | 10 минут |
Что такое зарплатный проект и кому полезен
Зарплатный проект — это банковский сервис, с помощью которого ИП и компании переводят зарплату на карты сотрудникам.
Что еще можно сделать с помощью зарплатного проекта:
- выплатить дивиденды;
- оплатить работу самозанятым, по агентским договорам и договорам ГПХ.
Сервис позволяет перевести деньги без комиссии и помогает сократить время на выплату зарплаты: не нужно ежемесячно вносить данные о работниках и прописывать суммы выплат, если они одинаковые из месяца в месяц. Один раз внесли, а потом достаточно пары кликов мышкой на сайте банка.
Еще зарплатный проект можно интегрировать с бухгалтерской программой, например с 1С, и тогда не придется даже заходить в личный кабинет банка. Все будет происходить автоматически.
Участниками зарплатного проекта могут стать все ИП и компании, у которых есть расчетный счет и хотя бы один работник. Но он будет нужен не всем.
Зарплатный проект пригодится:
- Бизнесу с сотрудниками. Позволяет автоматизировать выплаты зарплат, сэкономить время бухгалтера и не заполнять отдельный платежный документ на каждого работника. Ограничений для подключения к зарплатному проекту нет, можно подключиться даже с одним сотрудником, если захочется.
- Если нужна большая сумма для выплаты. Не нужно думать, как обналичить зарплату, или терять деньги на комиссиях при переводе с расчетного счета на личные счета работников.
Можно обойтись без зарплатного проекта:
- Если у бизнеса нет сотрудников. Например, директор ООО и учредитель, и единственный сотрудник, больше в компании работников нет.
- Если сотрудников мало. У работодателя трудятся несколько человек, поэтому несложно составить платежный документ на каждого и выплатить по нему деньги.
- Нужна небольшая сумма для перевода. Например, предприниматель платит наличными, он готов снимать деньги с процентом за обналичку или платить комиссию за переводы с расчетного счета на карты.
У работодателей по закону нет обязанности подключать зарплатный проект. Если удобнее платить напрямую со счета — это не запрещено, но нужно быть готовым к комиссии.
То же касается снятия наличных. Если работник банка увидит ежемесячное обналичивание средств, может запросить подтверждение, что деньги нужны именно на зарплаты сотрудникам. Если работодатель предоставит документы — вопросов не будет ни у банка, ни у налоговой.
Схема работы зарплатного проекта
Выплата зарплаты сотрудникам по зарплатному проекту включает в себя несколько этапов:
- Формирование реестра выплат.
- Зачисление денег на зарплатные счета сотрудников.
- Получение отчета.
Формирование реестра выплат. В реестре бухгалтер указывает ФИО, размер выплаты, вид выплаты и реквизиты банковских карт сотрудников.
Платежное поручение на оплату реестра банк формирует автоматически, его не нужно делать самостоятельно — надо только проконтролировать списание с расчетного счета. Иногда банк может прислать поручение на подпись, тогда его нужно подписать и отправить в банк.
Зачисление денег на зарплатные счета сотрудников. После отправки реестра и платежного поручения деньги списываются с расчетного счета компании и зачисляются на карты сотрудников.
Получение отчета. Банк направляет работодателю отчет о выплатах, которые сделали на счета сотрудников. Отчет о зачислении денег на карты можно скачать из отправленного реестра.
Плюсы и минусы зарплатного проекта для бизнеса
В разных банках разная функциональность зарплатного проекта. Основная задача сервиса — быстро и с минимальными затратами перевести деньги на зарплатные карты работников. Дальше функции и возможности могут отличаться.
Что можно делать с помощью зарплатного проекта на примере Тинькофф:
- платить зарплату на карты Тинькофф без комиссии, а на карты других банков — без комиссии в рамках лимита;
- формировать реестр сотрудников за несколько минут или моментально через загрузку файла;
- платить авансы, больничные, отпускные, командировочные, стипендии и премии;
- отправлять повторные платежи нажатием пары кнопок;
- бесплатно интегрировать зарплатный проект с бухгалтерскими программами по Tinkoff API для того, чтобы делать выплаты из привычной системы и не заходить в личный кабинет банка;
- интегрировать с 1С через сервис «1С: ДиректБанк»;
- автоматически формировать платежки на уплату НДФЛ;
- хранить историю выплат с подтверждениями платежей;
- подключиться к зарплатному проекту в личном кабинете или мобильном приложении, не имея расчетного счета в Тинькофф.
Еще одно преимущество зарплатного проекта для руководителей и владельцев бизнеса — специальные условия для их личных счетов. Например, работодателю могут предложить премиальную карту банка, бесплатное обслуживание карты, бонусы от партнеров или повышенный кэшбэк.
Минус только один, и он относительный: работодатель не может навязать работнику карту конкретного банка. Сотрудник имеет законное право получать зарплату на любую карту по своему выбору. Это значит, что если в зарплатном проекте предусмотрена комиссия за перевод средств на счет другого банка, ее придется платить за тех сотрудников, которые не захотят заводить карту в выбранном банке.
Плюсы и минусы зарплатного проекта для сотрудников
Плюсы зарплатного проекта для работников:
- Зарплата приходит быстро. Не нужно приезжать в офис, чтобы получить наличку, или ждать деньги несколько дней — они сразу приходят на карту.
- Обычно не нужно платить за обслуживание. Чаще всего банк не берет комиссию за обслуживание корпоративных карт, а если берет — ее платит работодатель.
- Банк может предложить корпоративным клиентам специальные условия, которых нет для обычных дебетовых карт. Это могут быть специальные условия по кредитам, бонусы от партнеров, кэшбэк или процент на остаток.
Минус зарплатного проекта для сотрудника один — не всегда работник готов менять банк. Например, у сотрудника уже есть карта другого банка с более выгодными условиями, или к ней привязаны подписки и личные кабинеты в сервисах. Однако если сотруднику принципиально оставить карту своего текущего банка, он может это сделать.
На что обратить внимание при выборе зарплатного проекта
Собрали общие критерии, на которые стоит обратить внимание при выборе банка:
- Срок зачисления зарплаты. У всех банков разные сроки, в которые они гарантируют начислить зарплату. Деньги могут прийти в течение дня, часа или за несколько минут.
- Способ подключения услуги. Некоторые банки предлагают подключить зарплатный проект через сайт, без походов в офис. Это быстрее и экономит время предпринимателя.
- Возможность подключить услугу без расчетного счета. Например, в Тинькофф не обязательно открывать расчетный счет, чтобы подключиться к зарплатному проекту. Это удобно, если у бизнеса уже есть счет в другом банке и новый открывать не хочется.
- Обслуживание и поддержка пользователей. Например, круглосуточная помощь специалиста или выделенный зарплатный менеджер.
- Бонусы и привилегии. У каждого банка будут свои бонусы, чаще всего это карта с выгодными условиями руководителю, выгодные условия по кредитам для бизнеса и пониженные ставки по кредитам для сотрудников.
Перед выбором зарплатного проекта можно провести опрос среди сотрудников и узнать, картами какого банка они пользуются. Если условия в этом банке устроят, лучше подключить зарплатный проект в нем: так вы потратите меньше времени на выпуск карт, а большинство сотрудников будут довольны, что не надо переходить в новый банк.
Что нужно для подключения зарплатного проекта
В большинстве банков зарплатный проект можно подключить самостоятельно, если у бизнеса в этом банке открыт расчетный счет. Например, в Тинькофф это можно сделать в разделе «Выплаты», не заполняя и не отправляя дополнительных документов. А если счета нет, нужно оставить заявку онлайн или по телефону — представители банка откроют доступ к проекту и ответят на все вопросы.
У других банков условия могут отличаться. В некоторых понадобится приехать в офис и предоставить документы.
| Какие документы могут запросить у ИП | Какие документы могут запросить у ООО |
|---|---|
| Копия паспорта | Устав компании |
| Свидетельство о регистрации ИП | ОГРН, ЕГРЮЛ или свидетельство о постановке на учет |
| Свидетельство о постановке на учет | Приказ о назначении директора |
| Образец подписи ИП | Образец подписи директора ООО |
| Копии лицензий, если они нужны для деятельности ИП | Копии лицензий, если они нужны для деятельности ООО |
Не обязательно, что банк запросит все эти документы. Чаще всего они не потребуются, если у работодателя есть расчетный счет в том банке, где он собирается подключить зарплатный проект.
Как закрыть зарплатный проект
Чтобы закрыть зарплатный проект, нужно расторгнуть договор с обслуживающим банком. Для этого необходимо подать заявление в банк.
Еще обязательно нужно заранее предупредить сотрудников о том, что закрываете зарплатный проект. Они могут продолжать пользоваться выданными картами, но платить за обслуживание должны будут самостоятельно. Если сотрудники не захотят пользоваться услугами банка, им нужно написать заявление о закрытии счета.
Главное
- Зарплатный проект позволяет переводить деньги без комиссии и автоматизировать выплату зарплат: достаточно один раз внести данные о работниках и прописать суммы, а потом переводить деньги нажатием одной кнопки.
- Участниками зарплатного проекта могут стать ИП и компании, у которых есть расчетный счет и хотя бы один сотрудник.
- Закон не обязывает подключать зарплатный проект, но если удобнее платить сотрудникам напрямую со счета — нужно быть готовым к комиссии.
- Работодатель не может навязать работнику карту определенного банка. Сотрудник имеет право получать зарплату на карту любого банка по своему выбору.
- В большинстве банков зарплатный проект можно подключить самостоятельно, если у бизнеса в этом банке открыт расчетный счет. Если счета нет, нужно оставить заявку — онлайн или по телефону. В некоторых случаях понадобится приехать в банк и предоставить документы.
