Как сократить сотрудника: инструкция для работодателя
Если ситуация в бизнесе изменилась и работодателю не нужно столько сотрудников, сколько работает сейчас, он может сократить их количество или определенные должности. Главное — заранее уведомить об этом сотрудников, подготовить необходимые документы и выплатить положенные компенсации.
Статья будет полезна компаниям и ИП с сотрудниками, руководителям и кадровикам.
Что такое сокращение
Сокращение — это один из способов уволить сотрудников по инициативе работодателя. Так увольняют, если сотрудников стало больше, чем работы для них, или если некоторые должности за короткое время стали не нужны.
На заводе работало 5000 человек. Из-за санкций количество заказов упало на 60%. Руководство завода решило сократить 3000 человек, чтобы сохранить бизнес.
В законе указаны два вида сокращений: численности и штата работников. Рассказываем, в чем между ними разница.
Сокращение численности работников. Применяют, когда нужно уменьшить количество сотрудников, занимающих одинаковую должность. Например, раньше в компании было шесть менеджеров на 100 клиентов, а теперь количество клиентов снизилось вдвое и для работы достаточно трех менеджеров.
Можно сократить сотрудников на нескольких должностях. Например, одновременно уменьшить количество экономистов, юристов и специалистов по закупкам. Однако сами должности останутся в штатном расписании.
Сокращение штата работников. В этом случае увольняют всех сотрудников, занимающих определенную должность, и исключают ее из штатного расписания. С помощью сокращения штата можно уволить целую группу или отдел. Например, в компании было два бухгалтера, а теперь планируют от них отказаться и перейти на услуги бухгалтерской аутсорсинговой компании, потому что так выгоднее.
Разные варианты сокращения можно использовать в одной компании.
Компания «Альфа» успешно росла несколько лет, набирала новых сотрудников в главный офис и в филиалы. Когда в компании начался кризис, руководство решило урезать расходы на зарплату: уволить трех юристов, оставив двух, и полностью сократить PR-отдел. Получается, что юристы уйдут по сокращению численности, а пиарщики — по сокращению штата.
Далее разберем категории работников, кого нельзя сокращать и у кого преимущество при сокращении.
Кого нельзя увольнять по сокращению штата
Есть категории сотрудников, которых сокращать нельзя.
К ним относят:
- женщин с детьми до трех лет. Не важно, находятся они в отпуске по уходу за ребенком или работают;
- одиноких родителей с ребенком до 16 лет или ребенком-инвалидом до 18 лет;
- единственных кормильцев ребенка-инвалида до 18 лет или семьи с тремя и более детьми, если младшему ребенку нет трех лет;
- сотрудников на больничном или в отпуске. Их можно сократить после выздоровления либо выхода из отпуска;
- беременных женщин.
Женщина может не знать о беременности во время сокращения. Но когда узнает, может потребовать от работодателя восстановить ее в должности, даже если к этому времени беременность сохранить не удастся. Если откажут, она может обратиться в суд.
Сотрудницу сократили. Она узнала о беременности и восстановилась на работе через суд
Ситуация. Сотрудница работала начальницей технического отдела и три года была в отпуске по уходу за ребенком. После выхода из отпуска она узнала, что весь ее отдел сократили. Затем сотрудницу тоже уволили по сокращению штата.
Уже после сокращения женщина узнала, что беременна, и попросила работодателя восстановить ее на работе. Работодатель отказал, и женщина обратилась в суд.
Аргументы. Представитель работодателя в суде заявил, что последние два года компания работает в убыток и сотрудницу сократили из-за финансовых затруднений. А так как на момент сокращения работодатель о беременности не знал, то и закон не нарушил. Возвращать женщину некуда: ее отдел упразднили.
Решение. Суд разъяснил, что, если на момент сокращения сотрудница была беременна, она вправе восстановиться в должности даже после увольнения. При этом финансовые трудности компании не важны. Суд обязал восстановить женщину на работе.
Решение Заельцовского районного суда Новосибирска № 2-973/2020
Преимущества у сотрудников при сокращении
При прочих равных условиях больше прав сохранить работу при сокращении у сотрудников с более высокой квалификацией и производительностью. Например, если на производстве один станочник делает 10 изделий, а другой — 20, то сокращают первого.
Также законом предусмотрены категории сотрудников с преимуществом при равной квалификации и производительности:
- семейные с двумя и более иждивенцами;
- единственные кормильцы — сотрудники, у которых остальные члены семьи безработные;
- работники, которые за время занятости у этого работодателя получили увечье или профессиональное заболевание;
- инвалиды боевых действий при защите России;
- работники, которые трудятся и одновременно проходят профессиональное обучение;
- направленные на повышение квалификации без отрыва от работы;
- родители несовершеннолетних, если другой родитель мобилизован или служит по контракту;
- чернобыльцы.
Если стоит выбор между сотрудниками, которые работают одинаково, оставляют тех, кто подходит под какую-либо категорию из списка.
Как сократить работника
Общий порядок увольнения — на схеме.
Расскажем о порядке сокращения штата.
Выпустить приказ о сокращении. Утвержденной формы приказа нет, она остается на усмотрение работодателя. Нужно указать должности и количество штатных единиц, которые подпадают под сокращение.
Компания должна выпустить приказ минимум за два месяца до сокращения. Для ИП такого срока нет, обычно уведомляют за две недели. Исключение — сезонные работники и люди, с которыми трудовой договор заключен на срок до двух месяцев. Первых организации уведомляют минимум за семь календарных дней, вторых — за три дня. На ИП эти сроки не распространяются.
Кроме того, в приказе можно утвердить членов комиссии, которые будут заниматься сокращением. Например, бухгалтера, заместителя директора и кадрового специалиста. Эти люди будут вести процедуру от лица работодателя. Они же будут проверять преимущественное право остаться на работе для сотрудников, должности которых планируют сократить.
Приказ о сокращении штата и изменении штатного расписания
Приказ об изменении штатного расписания составляют, чтобы уведомить работников. Например, о сокращении числа сотрудников, переименовании должности или подразделения. Сделали шаблон документа, чтобы можно было его скачать и заполнить.
Уведомить сотрудников. Для уведомления сотрудников о сокращении действуют те же сроки, что и для приказа: для компаний — минимум за два месяца, ИП — обычно за две недели.
Сразу сократить сотрудника нельзя. Сначала работодатель должен предложить любую другую вакансию, даже если она ниже по статусу. Например, если ранее сотрудник работал менеджером и у него есть водительские права, ему можно предложить вакансию водителя. Если у работодателя нет вакансий или работник от них отказывается, его сокращают.
Если у работодателя во время сокращения появляются вакансии, он должен сначала предложить их сотрудникам, которых планирует сократить. Согласившихся переводят на новые должности.
Утвержденной формы уведомления нет, но нужно указать вид сокращения: численности работников или штата. Если увольнение по сокращению штата, на следующий день после сокращения нужно будет исключить эту должность из штатного расписания.
Уведомление составляют письменно в двух экземплярах. На каждом экземпляре стороны ставят подписи. Один остается у работодателя, второй отдают сотруднику.
Уведомление об увольнении в связи с сокращением штата
Минимум за два месяца до сокращения штата компания-работодатель должна предупредить об этом сотрудников уведомлением. Для ИП такого срока нет, но обычно сообщают за две недели. Сделали шаблон документа, чтобы можно было его скачать и заполнить.
Уведомить центр занятости. Сделать это нужно через портал «Работа России», форма будет там же.
Для отправки уведомления действуют те же сроки, что и для приказа и уведомления сотрудников: для компаний — минимум за два месяца, ИП — в среднем за две недели. Исключение — массовое сокращение работников. Например, если в компании за месяц уволят сразу 50 человек, тогда уведомить нужно минимум за три месяца. Основные критерии массовости — в положении правительства.
Оформить приказ об увольнении. Обязательного шаблона нет. По желанию можно использовать форму Т-8 или составить свою.
В приказе нужно указать дату увольнения сотрудника, его ФИО, должность и основание увольнения. Подойдет такая формулировка: «Трудовой договор прекращен в связи с сокращением штата работников организации, пункт 2 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации».
Приказ нужно подготовить ко дню увольнения или заранее. Сотрудник в день увольнения должен ознакомиться с документом и поставить подпись.
Приказ об увольнении по соглашению сторон
Приказ об увольнении по соглашению сторон по форме № Т-8 заполняет бухгалтер или специалист по кадрам — не позднее последнего рабочего дня сотрудника. Сделали шаблон приказа, чтобы можно было его скачать и заполнить.
Какие документы выдать при сокращении
Если у сотрудника бумажная трудовая книжка, в день увольнения в ней нужно сделать запись об увольнении с указанием причины. Подойдет формулировка из приказа: «Трудовой договор прекращен в связи с сокращением штата работников организации, пункт 2 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации».
Если у работника электронная трудовая книжка, в день увольнения ему выдают заполненную форму СТД-Р с аналогичной записью.
В день увольнения сотруднику нужно выдать дополнительно:
- подраздел 1.2 ЕФС-1;
- выписку из персонифицированных сведений о физлицах;
- раздел 3 расчета по страховым взносам.
Если работодатель перечислял страховые взносы на накопительную часть пенсии работника, нужно выдать еще подраздел 3 ЕФС-1.
Сотрудник может попросить дополнительные документы, например справку о доходах, копии кадровых приказов или справку о среднем заработке для центра занятости.
Выплаты при сокращении
В день увольнения сотруднику нужно выплатить все причитающиеся суммы.
Что положено сотруднику при сокращении:
- заработная плата за отработанные дни;
- компенсация за неиспользованный отпуск, если он есть;
- выходное пособие в размере среднемесячного заработка.
За задержку расчета при увольнении предусмотрены штрафы: для ИП и малых предприятий — до 5000 ₽, для средних и крупных компаний — до 50 000 ₽. Поэтому рассчитать сотрудника нужно вовремя.
Гарантии сотрудникам при сокращении
Законом предусмотрены дополнительные выплаты для сотрудников, которые подпали под сокращение. Расскажем, когда они полагаются и в каком размере.
Среднемесячный заработок на период трудоустройства. Если в течение второго месяца после увольнения сотрудник не найдет работу, он может получить от работодателя еще один среднемесячный заработок. В некоторых случаях по решению центра занятости такая выплата положена бывшему работнику и за третий месяц без работы после сокращения, если в течение 14 рабочих дней после сокращения он зарегистрировался как безработный.
Чтобы получить выплату за второй или третий месяцы увольнения, сотрудник должен подать работодателю заявление в течение 15 рабочих дней после окончания месяца. Например, если второй безработный месяц — февраль 2024 года, сотрудник должен успеть до 22 марта 2024 года. Работодатель обязан перечислить деньги в течение 15 календарных дней после заявления.
Досрочное увольнение. Если стороны трудового договора не против, организация может сократить человека не через два месяца, а раньше. Например, сотрудник уже нашел другую работу и не против уволиться, а работодателю не придется начислять компенсацию за неиспользованный отпуск еще за два месяца.
Тогда работнику положена дополнительная компенсация — средний заработок за оставшиеся дни до увольнения. Например, если сотрудника увольняют 17 июня 2024 года вместо 30 июня, ему полагается средний заработок за 10 рабочих дней до сокращения.
Если до дня увольнения много времени, а работы для сотрудника нет, работодателю выгоднее объявить ему простой по внутренним причинам. Тогда придется выплатить не зарплату, а 2/3 среднего заработка за время простоя.
Нарушения при сокращении работников
Рассказываем о трех ошибках, которые опасно допускать при сокращении. В этих случаях суд встанет на сторону сотрудника и восстановит его на работе.
Работодатель не предложил вакансии. Когда сокращают штат, работникам нужно предлагать вакансии по другим должностям, которые есть в компании. Работодатель не может решать, кому предлагать вакантные должности, а кому нет.
Работодатель предложил вакансии не всем сотрудникам, которые подпали под сокращение
Ситуация. Работодатель проводил массовые увольнения и уведомил сотрудников о предстоящем сокращении штата.
Ошибка. Работодатель не предложил вакантную должность, которую сотрудник мог занять с учетом образования, квалификации, опыта работы и состояния здоровья.
Решение. Суды первой инстанции и апелляции приняли решение в пользу работодателя. Но Верховный суд указал: если работодатель сокращает нескольких специалистов, то все подходящие вакансии нужно предложить каждому из них, а не отдельным сотрудникам по выбору работодателя. Дело отправили на новое рассмотрение, и районный суд в итоге принял решение в пользу работника.
Решение Железногорского городского суда Красноярского края от 18.12.2020 № 2-1976/2020
Работодатель не убрал должность сокращенного сотрудника из штатного расписания. Если сотрудника сократили, его должность нужно исключить из штатного расписания. Но делать это заранее или в день увольнения неправильно. Трудовой договор действует до дня увольнения включительно, а значит, позиция, которую занимает сотрудник, должна быть в штатном расписании.
Безопаснее всего для работодателя убрать должность из штатного расписания на следующий день после увольнения сокращенного сотрудника.
Работодатель оставил в штатном расписании сокращенные должности
Ситуация. Работодатель сократил сотрудника, но не исключил его должность из штатного расписания.
Ошибка. Спустя шесть дней после увольнения должность, которую занимал сотрудник, оставалась в штатном расписании. То есть оснований для увольнения работника по сокращению штата не было.
Решение. Суд признал сокращение фиктивным, так как позиция сокращенного специалиста осталась в штатном расписании после увольнения, и обязал работодателя восстановить сотрудника на работе и заплатить ему за вынужденный прогул.
Апелляционное определение Свердловского областного суда от 24.07.2018 № 33-12834/2018
Работодатель не полностью выплатил выходное пособие при увольнении. Трудовой кодекс обязывает выплатить сокращаемым работникам пособие и определяет его минимальный размер. Работодатель может увеличить пособие и прописать сумму в допсоглашении. И тогда будет законной уже эта сумма. Отказ в выплате пособия или его сокращение работники оспаривают в суде.
Работодатель отказался выплачивать повышенное пособие при сокращении
Ситуация. В допсоглашении сокращаемой сотрудницы было прописано, что компания выплачивает ей шестикратный средний месячный заработок. Но работодатель отказался платить.
Ошибка. Компания сослалась на коллективный договор, который предусматривает только минимальный размер выплат — два средних заработка.
Решение. Суд пришел в выводу, что работодатель обязан выплатить сотруднице шесть средних месячных заработков. Компания не выполнила правила, которые сама же и установила в допсоглашении. А то, что в коллективном договоре прописан минимальный размер таких выплат, в данном случае роли не играет.
Апелляционное определение Московского городского суда от 02.10.2019 № 33-43274/2019
Как еще можно уволить сотрудника
Если работник не против, его можно уволить по соглашению сторон. Тогда работодателю не придется возиться с документами и уведомлять центр занятости. Но в этом случае о размере выходного пособия придется договариваться отдельно и фиксировать его в соглашении. По умолчанию пособие не платят.
Соглашение сторон — это обоюдное желание. Поэтому и сотрудник, и работодатель вправе предлагать условия и договариваться, как расстаться. Например, работодатель может согласиться на выплату двух окладов, а сотрудник — уволиться без отработки на следующий день. Главное — заранее прописать все договоренности в соглашении об увольнении.
Соглашение о расторжении трудового договора
Соглашение подписывают при увольнении работника, если обе стороны трудового договора решили его расторгнуть. Сделали шаблон документа, чтобы можно было его скачать и заполнить.
Рассылка: как вести бизнес в России
Каждую неделю присылаем самые важные новости бизнеса, разборы законов и инструкции, которые помогут вести свое дело
Приходилось ли вам сокращать сотрудников?