Как составить досудебную претензию
Когда у предпринимателя возникают разногласия с поставщиками, заказчиками или арендаторами, нельзя сразу обратиться в суд. Нужно сначала попытаться урегулировать спор в досудебном порядке — то есть направить контрагенту досудебную претензию. Если этого не сделать, суд откажется рассматривать иск.
В статье разбираемся, что такое досудебная претензия, как ее составить и как правильно направить контрагенту.
В чем суть досудебной претензии
Досудебная претензия — это документ, который направляют контрагенту перед тем, как подавать на него в суд. В нем пострадавшая сторона перечисляет свои требования и сообщает, что намерена судиться, если эти требования не выполнят.
Обычно перед тем, как направить досудебную претензию контрагенту, с ним пытаются договориться. После досудебки переговоры прекращаются — либо контрагент выполнит требования пострадавшей стороны, либо будет суд. Давайте на примере.
Василиса — ИП, занимается обжаркой кофе. Кофейня заключила с ней договор на поставку кофе, Василиса подготовила партию и доставила ее в кофейню. Но денег не получила: менеджер кофейни считает, что кофе некачественный и платить тут не за что. Возвращать товар тоже не хотят — говорят, уже выкинули.
Василиса сначала пытается договориться устно. Потом пишет письмо менеджеру, где объясняет свою позицию, ссылается на договор и предлагает оплатить товар. Менеджер отвечает, что платить за некачественный товар кофейня не будет.
Только когда становится понятно, что мирно решить конфликт не получится, Василиса направляет кофейне досудебную претензию: перечисляет свои требования и сообщает, что собирается идти в суд. На этом переговоры заканчиваются: либо кофейня заплатит по договору, либо стороны встретятся в суде.
В большинстве споров, где задействованы ИП и компании, суды откажутся рассматривать иск, если пострадавшая сторона не пыталась решить спор в досудебном порядке — то есть не направила будущему ответчику досудебную претензию. Подробно расскажем дальше.
Когда нужна досудебная претензия, а когда можно обойтись без нее
Досудебная претензия нужна в двух случаях:
- Досудебный порядок урегулирования споров прописан в законодательстве.
- Стороны включили пункт о досудебной претензии в договор.
Досудебная претензия — требование законодательства. В большинстве споров, где участвуют предприниматели или компании, соблюдать досудебный порядок обязательно. Например, он требуется, когда разногласия сторон связаны с договорными отношениями: поставки, аренда, грузоперевозки, договоры подряда. Порядок действий такой: направить контрагенту досудебную претензию, подождать определенное время, чтобы он мог ответить, и только потом обращаться в суд.
Бывают случаи, когда досудебная претензия не нужна. Например, без нее можно обойтись в корпоративных спорах: если владельцы компании судятся за доли в уставном капитале или акционер оспаривает сделку, которую заключила компания.
В таблице собрали самые распространенные случаи, когда досудебная претензия нужна, а когда — нет.
Досудебная претензия требуется по договору. Можно взять на себя обязательство решать споры в досудебном порядке, даже если по закону этого не требуется. Стороны могут договориться, в какой форме писать претензию, по каким каналам ее направлять и сколько времени нужно ждать после отправки претензии, прежде чем обратиться в суд.
Если в договор добавили пункт о досудебной претензии, досудебный порядок становится обязательным: нужно направить досудебную претензию, подождать установленный срок и только потом подавать исковое заявление.
Как составить досудебную претензию
Досудебную претензию составляют в свободной форме. Вот что туда может входить:
- Шапка документа.
- Описание претензии.
- Требование.
- Намерение идти в суд.
- Подпись.
Шапка документа. Досудебную претензию пишет будущий истец будущему ответчику. Поэтому, если стороны договора — это компания и ИП, пишите от лица компании и адресуйте претензию ИП. Досудебную претензию, которую один менеджер направил другому, в суде не примут.
Вот какие реквизиты нужно указать в шапке документа:
- наименование контрагента: организационно-правовая форма и название компании или ИНН и Ф. И. О. индивидуального предпринимателя;
- ОГРН или ОГРНИП;
- адрес, контактный телефон, электронная почта контрагента;
- от кого направлена претензия.
Описание претензии. Здесь нужно описать, как именно контрагент нарушил договор. Пишите коротко и без лишних подробностей: адресат в курсе ситуации, достаточно напомнить, о чем идет речь.
Вот примерный план раздела:
- Какой договор заключен: реквизиты, стороны, предмет договора.
- Хронология: что сделали вы, что сделал контрагент, в чем вы видите нарушение договора.
Удобно организовать этот раздел по датам. Например: 1 августа мы заключили договор о том-то и том-то → 2 августа мы перечислили аванс туда-то → к 5 сентября вы должны были выполнить такие-то работы → сегодня 5 ноября, но по договору до сих пор ничего не сделано.
Если у вас есть договор, указывайте все сроки в соответствии с ним. Если договора нет, это повод сходить к юристу. Нужно восстановить хронологию событий, посчитать сроки оплаты — неопытному человеку может быть сложно с этим разобраться.
Если у вас нет договора, а к юристу решили не обращаться, найдите все переписки с контрагентом, счета, другие документы, которыми вы обменивались. Опишите ситуацию, опираясь на эти источники.
Если суть претензии в том, что вам не перечислили оплату, нужно указать срок, когда контрагент это должен был сделать. Без договора можно ориентироваться на разумные сроки оплаты, которые устанавливает ГК РФ, — обычно это 7 дней.
Требование. Здесь нужно написать, чего вы хотите от контрагента. Как правило, требуют погасить долг, перечислить пени и штрафы. Но можно включать и другие пункты: к примеру, потребовать от исполнителя закончить работу или от поставщика — доставить товар.
В претензии может быть одно требование или несколько: например, закончить ремонт в офисе и заплатить штраф за нарушение сроков.
Если требуете деньги, обязательно укажите сумму и покажите расчеты: размер долга такой-то, размер неустойки такой-то.
«Хороший тон — вписать в претензию банковские реквизиты. Не надо рассчитывать, что контрагент посмотрит в договоре. От нас не убудет скопировать реквизиты — а людям будет проще выполнить наши требования».
Алена Ива
Юрист, автор телеграм-канала «Для юриста время есть»
Еще нужно указать сроки, в которые контрагент должен исполнить ваше требование: конкретную дату или период.
Намерение идти в суд. Здесь достаточно короткой фразы, чтобы обозначить намерение, например: «Если требования не будут выполнены, мы будем вынуждены обратиться в суд».
Подпись. Претензию от организации подписывает руководитель либо лицо, у которого есть доверенность.
Как направить претензию контрагенту
Мало написать претензию — важно отправить ее по правилам. Истец должен сделать это вовремя и потом доказать в суде, что досудебный порядок соблюден.
Как отправить претензию вовремя. По общему правилу срок исковой давности — 3 года. Он действует для большинства арбитражных споров, например для споров по договорам аренды и поставки.
В некоторых случаях срок исковой давности короче: например, претензии к железнодорожным перевозчикам можно направлять только в течение шести месяцев.
Досудебную претензию нужно прислать контрагенту чуть раньше, чем истечет срок исковой давности: до его окончания пострадавшая сторона должна и соблюсти досудебный порядок, и подать исковое заявление. Например, если срок исковой давности 3 года, допустимо отправить досудебку контрагенту через 2 года и 10 месяцев.
По каким каналам направить претензию. По общему правилу — почтой на юридический адрес контрагента с уведомлением о вручении. В этом случае письмо считается доставленным, даже если контрагент его не получил.
Если есть договор, там может быть указано, как стороны ведут официальную переписку. Например, стороны договорились, что официальный канал связи — электронная почта или чат между определенными менеджерами. Тогда досудебную претензию можно направить по этим каналам.
«Обычно я отправляю претензию на юридический адрес контрагента и дублирую по электронной почте. Это удобно, быстро, и контрагент точно получит документ. Но если заявлены серьезные финансовые требования, могу поискать другие адреса контрагента, не только тот, что указан в договоре. Тогда отправляю претензию по всем возможным каналам: на все физические адреса, на e-mail, в мессенджеры — чтобы сообщение точно дошло до адресата».
Алена Ива
Юрист, автор телеграм-канала «Для юриста время есть»
Нужно сохранить документы, которые подтверждают, что претензию отправили: почтовую квитанцию, уведомление о вручении, уведомление о доставке электронного письма. Все это понадобится, чтобы доказать в суде, что вы пытались разрешить спор в досудебном порядке.
Нужно ли прикладывать к претензии другие документы. Обычно этого не требуется: у контрагента есть свой экземпляр договора, копии счетов и актов. Достаточно указать реквизиты договора, чтобы суду потом было понятно, с чем связаны претензии истца.
«Я обычно ничего не прикладываю к досудебной претензии. Контрагент и так знает, что произошло, все документы у него есть. Если речь идет о больших суммах, могу приложить к претензии акт сверки взаиморасчетов — чтобы контрагент понимал, почему мы выдвигаем именно такое требование».
Алена Ива
Юрист, автор телеграм-канала «Для юриста время есть»
Акт сверки взаиморасчетов составляют бухгалтеры. Там показаны все действия по договору и есть вывод: кто кому должен и сколько. Как его делать, рассказали в отдельной статье.
Что делать после того, как направили претензию
В спорах между компаниями и ИП у контрагента есть 30 дней, чтобы ответить на досудебную претензию. Этот срок можно сократить в договоре — например, указать, что сторона обязана ответить на досудебную претензию в течение 15 дней.
Пока срок ответа не истечет, в суд обращаться нельзя. Потом возможны три варианта:
- Контрагент соглашается выполнить требования — в идеале сразу переводит пострадавшей стороне требуемую сумму. Значит, досудебный порядок урегулирования споров сработал и в суд можно не ходить.
- Контрагент ничего не отвечает или отказывается выполнять требования. Тогда нужно выждать 30 дней или срок по договору — и можно идти в суд.
- Контрагент пытается договориться: например, просит о рассрочке или старается уменьшить сумму долга.
В третьем варианте вы сами решаете, вести переговоры с контрагентом или нет. Предполагается, что ваша позиция окончательная и разговаривать дальше можно только в суде. Но надо смотреть на ситуацию. Например, если контрагент просит о рассрочке и присылает график платежей, который вас устраивает, можно пойти ему навстречу и не подавать исковое заявление.
Главное в статье
- Досудебную претензию направляют контрагенту перед тем, как подать на него в суд. В ней описаны претензии будущего истца к будущему ответчику, сформулированы требования пострадавшей стороны и обозначено намерение судиться с контрагентом.
- Претензия нужна, если досудебный порядок урегулирования спора установлен законом или договором. Тогда нужно действовать так: направить контрагенту досудебную претензию, выждать определенный срок, чтобы дать ему время ответить, и только потом идти в суд.
- В большинстве споров между компаниями и ИП досудебный порядок обязателен. Например, он применяется во всех случаях, когда у сторон возникли разногласия по договору и пострадавшая сторона требует денежной компенсации.
- Досудебная претензия составляется в свободной форме. Нужно коротко описать суть конфликта, сформулировать требование к контрагенту и обозначить намерение обратиться в суд, если это требование не будет выполнено.
- Досудебная претензия должна соответствовать будущему исковому заявлению. Поэтому ее направляет одна сторона договора другой стороне договора. Если судятся компании, нельзя, чтобы претензия была перепиской между менеджерами: нужно писать от лица компании.
- Досудебную претензию направляют на адрес, который указан в договоре, и тем способом, о котором договорились. Как правило, это юридический адрес компании, но может быть и электронная почта, и ЭДО.
- После отправки досудебной претензии нужно дать контрагенту время на ответ. По закону срок ответа — 30 дней, но стороны могут договориться, что будут реагировать на претензию быстрее, — тогда нужно написать об этом в договоре. Если контрагент не ответит в установленный срок, пострадавшая сторона подает иск в суд.
- После получения досудебной претензии у контрагента два основных варианта: согласиться с требованиями или отстаивать свою позицию в суде. Он может еще попробовать возобновить переговоры, например попытаться уменьшить сумму долга. Тут пострадавшей стороне нужно смотреть по ситуации: если контрагент не требует больших уступок, ему можно пойти навстречу.
У вас был опыт, когда досудебная претензия помогала не доводить дело до суда? Расскажите об этом в комментариях.