Как составить служебную записку?
Алексей спрашивает: «Мне нужно написать служебную записку на имя руководителя. До этого никогда ее не оформлял. Подскажите, что такое служебная записка и есть ли какие-то требования, как правильно ее написать?»
Правила составления служебной записки зависят от конкретной компании или ИП
Служебную записку еще называют «служебкой». Унифицированной формы нет. Работодатель может установить требования, как написать служубную записку, в локальном нормативном акте компании. Например, в инструкции по делопроизводству.
При составлении локальных правил можно руководствоваться ГОСТ Р 7.0.97-2016.
Если нужно написать текст служебной записки, стоит уточнить у работодателя, есть ли какие-то внутренние правила по ее оформлению. Обычно в документе должна быть такая информация:
- Кому адресована записка.
- ФИО сотрудника, который составил записку, его должность и структурное подразделение.
- Название документа. Например, служебная записка о повышении в должности.
- Содержание записки.
- Отметка о приложениях, если к записке прикладывают другие документы.
- Дата и подпись составителя записки.
Служебные записки оформляют и на бумаге, и в электронном виде. Для подписи электронной служебки можно использовать любую электронную подпись.
Дальше рассмотрим несколько примеров бланков служебных записок: об изменении зарплаты и штатного расписания, нарушениях в работе, покупке инвентаря.
Как оформить служебную записку об изменении зарплаты или повышении в должности
Такую записку обычно составляет руководитель подразделения и направляет ее директору. Например, в ней может быть предложение повысить оклад работникам. В служебной записке нужно обосновать свою просьбу или предложение.
Как составить служебную записку о нарушениях в работе
Записку о нарушениях составляют, если, например, сотрудник не выполняет свои обязанности или пренебрегает техникой безопасности. При этом руководитель или коллега считает, что работника нужно наказать. В записке нужно изложить, что случилось. Можно прописать меры, которые нужно принять, — отстранить от работы, вынести дисциплинарное взыскание.
Как написать служебную записку о покупке инвентаря
Служебная записка нужна, чтобы обосновать разовые крупные покупки, например покупку оргтехники. Еще ее составляют сотрудники, если они покупают что-то за свой счет, например канцтовары. Тогда на основе служебной записки и авансового отчета компания возместит им расходы на покупку.
Вопрос эксперту
Задайте любой вопрос про бизнес. Например, о налогах, найме работников, оформлении сертификатов на товары или работе на маркетплейсах. Ответ пришлем на вашу почту. Самыми частыми вопросами и ответами на них делимся в Бизнес-секретах в разделе «Вопросы-ответы».
Оформляете ли вы служебные записки?