Как заполнить ЕФС-1 при увольнении сотрудника
При расставании с любым сотрудником нужно подавать всего один отчет — подраздел 1.1 ЕФС-1. Разбираемся, когда подавать отчет, как его заполнить и что будет, если этого не сделать.
Сроки подачи отчета ЕФС-1 при увольнении работника
Подраздел 1.1 формы ЕФС-1 сдают на каждого уволенного сотрудника, включая внешних и внутренних совместителей, дистанционных работников и исполнителей по ГПД, кроме самозанятых.
Сроки сдачи подраздела 1.1 такие:
- при увольнении или приостановлении трудового договора — на следующий рабочий день после издания приказа;
- при прекращении ГПД — на следующий рабочий день после прекращения договора.
Например, если приказ издали в четверг, форму нужно отправить не позднее пятницы. Если приказ оформили в пятницу, отчет сдают не позднее понедельника.
Куда и в какой форме сдавать отчет
Форму ЕФС-1 сдают в территориальные отделения Социального фонда России, СФР, по месту учета компании или ИП.
Способ сдачи зависит от числа сотрудников, включая исполнителей по ГПД:
- 11 человек и больше — сведения подают только в электронном виде через оператора ЭДО;
- 10 человек и меньше — форму можно сдать на выбор в электронном или бумажном виде.
Электронный отчет нужно подписать усиленной квалифицированной электронной подписью.
Как заполнить ЕФС-1 при увольнении
При увольнении надо заполнить следующие части ЕФС-1:
- титульный лист;
- подраздел 1 в первом разделе;
- подраздел 1.1 в первом разделе.
Титульный лист: сведения о работодателе сдают всегда и заполняют одинаково, независимо от содержания ЕФС-1.
Вот какие сведения о себе заполняет работодатель:
- Ф. И. О. ИП или название организации;
- основной код ОКВЭД;
- регистрационный номер в СФР;
- ИНН;
- КПП — для компаний;
- ОГРН или ОГРНИП;
- номер телефона и электронную почту.
Остальные графы заполнять не нужно.
Подраздел 1: данные сотрудника
Здесь прописывают его Ф. И. О., дату рождения, СНИЛС и ИНН. Также указывают его статус:
- ГРФ — гражданин РФ;
- ПЖИГ — иностранец или лицо без гражданства, постоянно проживающий в России;
- ВЖИГ — иностранец или лицо без гражданства, временно проживающий в России;
- ВПИГ — иностранец или лицо без гражданства, временно пребывающий в России, если он не высококвалифицированный специалист;
- ВКС — высококвалифицированный специалист, временно пребывающий в России.
В трех клетках, отведенных для кода страны, проставляют 643 для российских граждан и три нуля — для лиц без гражданства.
Подраздел 1.1: сведения о трудовой деятельности
В подразделе 11 граф — разберем подробно те, которые чаще всего вызывают затруднения у работодателей.
Графа «Трудовая функция». Пятый столбец заполняют при прекращении трудового договора. Если работник трудился на ГПД, пропустите эту графу.
Укажите должность и название структурного подразделения, например отдела или департамента, как они указаны в трудовом договоре. Скажем, «Кладовщик, склад № 1». Если в договоре нет подразделения, пишите только должность.
Графа «Код выполняемой функции». В шестом столбце укажите четырехзначный код и контрольное число профессии работника из Общероссийского классификатора занятий. Например, для кладовщика это 4321.9.
Коды в классификаторе ищите по наименованию должности или профессии и по отдельным словам этого наименования по всему тексту с помощью функции «Поиск по тексту».
30 самых популярных профессий вынесли в отдельный документ — чтобы вам было легче искать.
При прекращении ГПД также укажите код для соответствующего вида договора.
Графа «Причины увольнения» и код причины увольнения в ЕФС-1. В седьмом столбце укажите причину увольнения и соответствующий ей код из классификатора кодов.
Вот три частых варианта:
- п3ч1с77тк — прекращение трудового договора по инициативе работника;
- п1ч1с77тк — прекращение договора по соглашению сторон;
- п1ч1с81тк — прекращение договора по инициативе работодателя из-за ликвидации компании.
Например, увольнению по собственному желанию соответствует код «п3ч1с77тк». В этом коде уже зашифрована ссылка на пункт 3 части 1 статьи 77 ТК РФ, в котором названо одно из оснований увольнения — расторжение трудового договора по инициативе работника. Отдельно приводить ссылку на статью ТК не надо. Запись об увольнении по собственному желанию должна выглядеть так: «п3ч1с77тк Трудовой договор расторгнут по инициативе работника».
Штрафы за несвоевременную сдачу отчета или ошибки в заполнении
За нарушение срока сдачи подраздела 1.1 ЕФС-1 и за ошибки в нем трудовая инспекция может вынести предупреждение или оштрафовать руководителя компании или ИП на 300—500 ₽.
Если эти нарушения допущены по исполнителю по ГПД, будет дополнительный штраф в 500 ₽ для работодателя-организации.
Главное
- Подраздел 1.1 формы ЕФС-1 сдают на каждого уволенного сотрудника, включая внешних и внутренних совместителей, дистанционных работников и исполнителей по ГПД. Исключение — самозанятые.
- Сроки сдачи — на следующий рабочий день после издания приказа об увольнении или прекращения договора.
- Форму ЕФС-1 сдают в территориальные отделения Социального фонда России по месту учета компании или ИП.
- Способ сдачи зависит от числа сотрудников. Если их 11 человек и больше, сведения подают только в электронном виде через оператора ЭДО. Если 10 человек и меньше — в электронном виде или на бумаге на выбор.
- За нарушение срока сдачи подраздела 1.1 ЕФС-1 и за ошибки в нем трудовая инспекция может вынести предупреждение или оштрафовать работодателя.
Расскажите, с какими сложностями вам приходилось сталкиваться при сдаче отчетов об увольнении сотрудников?
По моему мнению есть нестыковка, а скорее противоречие между статьёй 84.1 Трудового кодекса РФ и пунктом 2 части 5 статьи 11 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учёте в системах ОПС и ОСС».
А состоит оно вот в чём:
- приказ об увольнении должен быть составлен не позднее последнего дня работы сотрудника. Вместе с тем ТК РФ не содержит запрета на более ранее оформление такого документа;
- сдавать же отчёт ЕФС-1 при увольнении работника нужно не позже рабочего дня, идущего за днём оформления приказа. При этом для формы ЕФС-1 должны выполняться следующие условия:
1) дата кадрового мероприятия не должна быть позднее текущей даты и даты заполнения отчёта;
2) дата кадрового документа также не должна быть позже текущей даты и даты заполнения от чёта.
Вот и приходят штрафа при издании приказа от 16.01.2024 с датой мероприятия (увольнения) 31.01.2024 при отправке отчёта ЕФС-1 31.01.2024.
Но ведь издать приказ ранее ТК РФ не запрещает, почему ЕФС-1 должна быть отправлена не датой проведения мероприятия, а датой издания приказа?
Это противоречит ТК РФ и нарушает права работодателя в части незаконного применения штрафных санкций.
Последний день работника 28.07.2024г., это воскресенье, дата издания приказа 26.07 2024г., это пятница, а отчет будет отправлен 29.07.2024г., это понедельник — это будет правильно?
user62604,
user62604, добрый день! Да, все верно.
Добрый день, может кто сталкивался с такой ситуацией. Приняли на работу иностранного гражданина, подали уведомление в МВД, но потом осознали, что у него нет СНИЛС. На данный момент СНИЛС он сделал, приказ о приеме на работу 30.10.24, уведомление подали 25.10.24. Получается на данный момент несостыковка. Может кто-то сталкивался с такой ситуацией, подскажите, что делать?
Анастасия, добрый день!
Теперь лучше ничего не делать, чтобы не провоцировать миграционную полицию на штраф за указание недостоверной информации в уведомлении (ч. 3 ст. 18.15 КоАП):
для компаний и ИП — от 400 000 до 800 000 рублей;
в Москве, СПб и сопредельных областях — от 400 000 до 1 млн рублей.
Эксперт, как тогда сделать приказ о трудоустройстве? Сегодняшним числом ?
Анастасия, вы же уже сделали приказ о трудоустройстве.
Эксперт, и можно ли рассмотреть такой вариант: снять с учета МВД иностранного гражданина и подать новое уведомление с правильным приказом?
Подскажите если приказ по предприятию от 2 апреля об увольнении, а работник увольняется 19 апреля, когда мы должны подать отчет? в день издания приказа или в день увольнения работника?