Как привлечь кассира к материальной ответственности?
Анна спрашивает: «Продавец-кассир сообщила, что увольняется.
Хотим сначала сами разобраться в причинах недостачи, прежде чем идти в полицию. Расскажите, как правильно все проверить? И есть ли шансы добиться возврата денег от уже бывшей сотрудницы?»
С бывшего работника труднее взыскать ущерб — зафиксируйте недостачу до его увольнения
Чтобы взыскать всю сумму ущерба, работодатель должен ее доказать. Но для начала важно зафиксировать факт недостачи или пропажи до увольнения работника — иначе взыскать компенсацию будет очень проблематично. Например, если недостачу по кассе выявили через два дня после увольнения продавца — виновным вполне может быть любой другой сотрудник с доступом к наличным деньгам.
Если кассир потерял деньги или, например, деньги пропали из открытой кассы — взыскивать недостачу придется через суд. А если подтвердится кража, то работодатель вправе обратиться с заявлением в полицию.
Далее рассмотрим порядок, как правильно зафиксировать факт недостачи, определить сумму ущерба и собрать доказательства.
С работающего кассира можно взыскать ущерб, не доводя дело до суда
Порядок взыскания зависит от того, согласен ли работник с выводами служебной проверки или нет, а также заключен ли отдельный договор о полной материальной ответственности. Кассир входит в список должностей, с кем можно заключать такой договор.
Установленного образца, как оформлять договор о материальной ответственности кассира нет, документ составляют в свободной форме.
Если работник согласен с суммой ущерба и признает вину, нужно издать приказ о взыскании. На основе этого приказа работодатель удерживает деньги из зарплаты работника.
На принудительное взыскание без суда есть ограничение — разово не более 20% от месячной зарплаты, пока сотрудник не погасит нужную сумму. Максимально — не более его среднемесячного заработка.
Если работник хочет добровольно возместить ущерб, он может договориться с работодателем о сумме компенсации и удобном графике выплат. Также можно договориться, как работник будет возмещать — вносить деньги самостоятельно или согласится на удержания из зарплаты.
Если работник не признает вину или не согласен с расчетом ущерба либо ущерб превышает месячный заработок человека, взыскать деньги можно только через суд. Сумма иска зависит от того, заключен ли с человеком договор о полной материальной ответственности.
В каких ситуациях кассир должен возмещать ущерб
Материальная ответственность работников регулируется главой 39 трудового кодекса. По умолчанию кассир несет частичную материальную ответственность. Это значит, что он должен возместить ущерб на сумму не больше своей среднемесячной зарплаты.
Чтобы кассир полностью отвечал за возможный ущерб, организации нужно подписать с ним отдельный договор о полной материальной ответственности. И, если так будет удобнее, подготовить приказ о назначении материально ответственного лица. Тогда, если возникнут проблемы, есть шансы взыскать через суд всю сумму ущерба.
Это все касается в первую очередь работающего специалиста. Шансы добиться компенсации от уволенного сотрудника невелики — например, украсть деньги из кассы мог кто угодно после его ухода из компании.
Предположим, у автора вопроса кассир зарабатывал 50 000 ₽. В кассе обнаружили недостачу 100 000 ₽. Если подписан договор о полной материальной ответственности, через суд получится взыскать все 100 000 ₽. Если же такого договора не было — не больше 50 000 ₽.
При этом сотрудник не должен возмещать ущерб, если были форс-мажорные обстоятельства или доказано, что сотрудник сделал все возможное, чтобы ущерба не произошло.
К кассовому аппарату есть доступ у других работников. Кассир предупреждал о проблемах с безопасностью, но работодатель эту брешь не устранил. В итоге кто-то воспользовался лазейкой и вынес деньги из кассы. В этом случае кассир не несет ответственность за пропажу денег.
Также работник не несет материальную ответственность, если работодатель сам нарушил условия хранения имущества или денег. Например, если кассы нет вообще, а наличные складывают в коробку под прилавком.
Как определить размер ущерба и взыскать недостачу
Обязанность работодателя — оценить и обосновать размер ущерба, в котором обвиняют работника. Если выявили недостачу — считают точную сумму. Если речь об испорченном или потерянном имуществе, ущерб оценивают по рыночным ценам на день происшествия с учетом износа. Порядок доказательства, для взыскания материального ущерба с работника, такой.
Начать проверку. Для начала проверки директору нужно издать внутренний приказ о служебном расследовании. Если речь о преступлении или административном проступке — руководитель одновременно с приказом подает заявление в полицию. Например, к таким ситуациям относится явное подозрение на кражу денег из кассы, как у автора вопроса.
Если захочет, работодатель может собрать комиссию из сотрудников компании. Ее состав утверждают приказом директора или ИП.
Чтобы обвинения были обоснованными, при работе с наличными в средних и крупных торговых компаниях соблюдают кассовую дисциплину — ежедневно учитывают движение денег по кассе. Есть три кассовых документа, которые при недостаче в компании проверяют в первую очередь — это приходные и расходные кассовые ордеры, а также кассовая книга. Данные этих документов сверяют с фактическим остатком денег в кассе на момент проверки. Без этого доказать вину или невиновность кассира будет сложнее.
В небольших магазинах индивидуальных предпринимателей может не быть такого строгого учета — закон не обязывает ИП вести кассовый учет. На практике это может стать проблемой, если придется доказывать виновность сотрудника. Так, если кассу снимают раз в неделю, просто не будет доказательств, что деньги пропали по вине конкретного сотрудника.
Чтобы подстраховаться, стоит проверять отчеты о закрытии смены по ККТ ежедневно в конце дня и сверять сумму с остатком наличных в кассе. Также можно установить видеонаблюдение на кассовой стойке. Видеозапись, где кассир на камеру кладет деньги из кассы в карман, может стать веским доказательством.
Получить письменные объяснения от работника. Если сотрудник отказывается, это фиксируют отдельным внутренним актом.
Определить степень вины. Работодатель фиксирует результаты проверки письменно — с обоснованием суммы ущерба и обстоятельств. Здесь же указывается, возмещает ли работник ущерб частично или в полном объеме.
Вот какие моменты важно расследовать, понять и отразить в акте:
- Точно ли есть ущерб?
- К каким последствиям это привело или могло привести?
- Кто несет за это ответственность?
- Какие обстоятельства повлияли на виновного сотрудника?
Ознакомить работника с актом проверки. Важно настоять, чтобы сотрудник ознакомился с актом и подписал его, либо придется составить акт об отказе от дачи объяснений. Результаты проверки могут стать основанием для иска и подтверждением суммы ущерба. А в случае с преступлением — дополнительным доказательством при расследовании в полиции.
Дальше порядок действий будет различаться в зависимости от того, взыскивают ущерб с работающего сотрудника или с уволенного.
Если ущерб взыскивают с действующего сотрудника, нужно издать приказ о привлечении к материальной ответственности. Приказ нужно издать не позднее месяца со дня начала служебной проверки. Если не уложиться в этот срок, с сотрудника можно будет взыскать ущерб только через суд. Если речь о бывшем работнике — доказать его вину после увольнения будет проблематично.
Работник должен ознакомиться с приказом и поставить подпись. После этого ущерб, причиненный работодателю, будут взыскивать из зарплаты работника.
Если сотрудник предложил возместить недостачу добровольно, то компенсирует ущерб по согласованному графику. В этом случае работник пишет заявление, где обязуется возместить ущерб с конкретными датами платежей. Если работник не соблюдает сроки платежей, работодатель вправе подать иск и взыскать оставшуюся сумму через суд.
Если сотрудник уже уволен, работодатель сразу готовит судебный иск. Срок исковой давности по делам о взыскании ущерба с работников — один год. Срок считают с даты, когда обнаружили факт недостачи или пропажи имущества, например с даты приказа о начале служебного расследования. Важно начать проверку до увольнения работника — в противном случае будет сложно доказать его вину и добиться компенсации ущерба.
К иску работодатель прикладывает приказ о служебном расследовании, объяснительную от работника или акт об отказе давать пояснения — если проверку проводили во время его работы в компании, — акт о результатах расследования и другие документы, которые относятся к проверке и доказательству ущерба, к примеру выводы независимого аудита.
Вопрос эксперту
Задайте любой вопрос про бизнес. Например, о налогах, найме работников, оформлении сертификатов на товары или работе на маркетплейсах. Ответ пришлем на вашу почту. Самыми частыми вопросами и ответами на них делимся в Бизнес-секретах в разделе «Вопросы-ответы».
Случалась ли у вас недостача? Что делали в этой ситуации?