Читательница Анна пишет: «У меня молодой и небольшой бизнес. Раньше я успевала делать рутинные дела: сама ходила на все встречи, следила за расписанием в календаре, покупала билеты в поездки. Теперь работы стало больше — я не успеваю выполнять часть задач. Хочу делегировать дела ассистенту, но не знаю, где и как найти надежного человека, которому не страшно передавать дела и чувствительную информацию».
Первый этап — решите, какие задачи делегировать ассистенту: личные или рабочие
Для начала предпринимателю нужно понять, какой помощник ему нужен. Это позволит правильно обозначить задачи для соискателя и составить корректную вакансию.
Есть два типа ассистентов:
- Личный. Он выполняет поручения, не связанные с бизнесом. Задачи могут быть разные: скажем, записать вас к врачу, отвезти пальто в химчистку или купить билеты на самолет.
- Бизнес-ассистент. Это ассистент, который помогает вести дело, правая рука предпринимателя. Он разгружает владельца бизнеса и выполняет часть его работы: ходит на встречи, проводит переговоры с поставщиками, ведет документооборот.
Зачастую если предприниматель ведет небольшой бизнес, его ассистент совмещает задачи личного помощника и бизнес-партнера. На первых порах это нормально. Но чем масштабнее бизнес, тем больше задач для ассистента — одновременно подхватывать личные дела предпринимателя и решать бизнес-задачи может быть сложно.
Подумайте, какие задачи хотите делегировать ассистенту, и приступайте к поиску нужного человека.
Второй этап — начните найм ассистента
Поиск ассистента почти не отличается от найма других сотрудников. Поэтому алгоритм универсальный:
- Составьте вакансию.
- Разместите объявление о поиске сотрудника на разных платформах.
Составьте вакансию. В тексте нужно указать:
- название должности: личный или бизнес-ассистент, а возможно, вы ждете, что человек будет совмещать в себе обе функции;
- рабочие задачи: опишите, какие обязанность должен выполнять ассистент и каких результатов от него ожидаете;
- требования к кандидату: может быть, вам важно, чтобы у человека был опыт работы на схожей позиции, или кандидат должен обладать определенными навыками;
- условия работы: в какое время нужно быть на связи, как оформляете сотрудника, сколько будете платить за работу.
Помимо прочего, в вакансии стоит рассказать про себя или бизнес, чтобы соискатель имел представление, с кем нужно работать.
Если есть возможность, сразу укажите, сколько готовы платить ассистенту. Так вы сможете на старте отсеять кандидатов, которых не устраивает уровень оплаты.
«В регионах зарплата ассистента на удаленке начинается от 30 000 ₽, в офлайне — от 70 000 ₽. В Москве вилка выше.
Есть лайфхак, как сэкономить на помощнике, но при этом не потерять в качестве работы: если ищете человека на удаленку, ищите его в регионах. Вы сможете нанять хорошего специалиста за 30 000—40 000 ₽».
Алексей Войтов
Предприниматель, сооснователь международной сети суши-баров «Капибара»
Разместите объявление о поиске на разных платформах. Так охватите больше аудитории, а значит, вырастут шансы быстрее закрыть вакансию. Ассистента можно искать в бизнес-сообществах, на рекрутинговых сайтах вроде HeadHunter, через знакомых и соцсети. Например, вакансию можно разместить на своей странице в соцсетях и попросить знакомых сделать репост. Возможно, кого-то из подписчиков заинтересует подобная работа.
«Еще один способ найти помощника — использовать сервисы для поиска и предоставления личного ассистента. Например, Smart and Talented. Это платформа, где можно найти опытного человека».
Алексей Войтов
Предприниматель, сооснователь международной сети суши-баров «Капибара»
Идеально — если у предпринимателя развит личный бренд, тогда искать ассистента проще всего. Достаточно разместить вакансию на личной странице и собирать отклики от людей, которые следят за вами. Так нанимать легче: человек уже интегрирован в вашу жизнь и лучше понимает продукт.
Третий этап — выберите подходящих кандидатов и предложите им тестовый период
Когда разместите вакансию, отберите отклики и пригласите на собеседование кандидатов, которые понравились. Как провести интервью с соискателем, рассказали подробно в другой статье. Советы из нее будут актуальны и для поиска ассистента.
На этапе собеседования выберите двух-трех кандидатов и предложите им пройти тестовые дни. Это два-три оплачиваемых рабочих дня, в течение которых соискателям предстоит выполнять задачи на позиции ассистента. Так вы сможете на практике проверить, как кандидаты справляются с задачами, и выбрать человека, с которым комфортнее всего работать.
«Когда я нанимал ассистентку, она проходила четыре тестовых дня. Помощница выполняла такие задачи: организовывала зумы, планерки, собирала протоколы после планерок, планировала путешествие в Дубай. Ассистентка спланировала всю поездку: купила билеты на самолеты, на поезд, забронировала номер в гостинице, организовала досуг и трансфер.
Во время тестовых дней я смотрел, как соискательница справляется с задачами, получается ли у нее выполнять поручения и сходимся ли мы в работе».
Алексей Войтов
Предприниматель, сооснователь международной сети суши-баров «Капибара»
Как начать работать без страха за личные данные и деньги
Когда выберете подходящего кандидата, предложите ему сотрудничество. Как оформить рабочие отношения официально, рассказали в другой статье. В этом разделе разберем, что учесть, чтобы работа с ассистентом была безопасной и продуктивной.
Заключите соглашение. С ассистентом важно подписать несколько документов, поскольку предприниматель доверяет человеку важную информацию или материальные ценности. Какие бумаги стоит подписать с ассистентом:
- соглашение о полной материальной ответственности: ассистент заведует документами, банковскими картами, ключами от квартиры, доступами к корпоративным программам;
- NDA — документ о неразглашении: помощника внедряют в дела бизнеса и личные планы предпринимателя, документ нужно подписать, чтобы информация не утекла.
Подготовьте необходимые инструменты для работы. Это доступы к банковскому счету, чтобы ассистент, например, мог переводить деньги за услуги; комплект документов вроде паспорта, СНИЛС, ИНН, чтобы человек мог использовать их в рабочих задачах, скажем, когда нужно купить билеты или составить договор.
В зависимости от задач комплект инструментов может меняться. Допустим, если ассистент выкладывает контент в ваши соцсети, ему нужно предоставить логин и пароль.
«Минимум после полугода удачного сотрудничества советую оформить на ассистента генеральную доверенность. Документ позволяет человеку представлять вас, например, в банках. Так вы сможете еще больше задач делегировать специалисту».
Алексей Войтов
Предприниматель, сооснователь международной сети суши-баров «Капибара»
Рассылка: как вести бизнес в России
Каждую неделю присылаем самые важные новости бизнеса, разборы законов и инструкции, которые помогут вести свое дело
Вопрос эксперту
Задайте любой вопрос про бизнес. Например, о налогах, найме работников, оформлении сертификатов на товары или работе на маркетплейсах. Ответ пришлем на вашу почту. Самыми частыми вопросами и ответами на них делимся в Бизнес-секретах в разделе «Вопросы-ответы».
Какие задачи хотите делегировать ассистенту? Расскажите в комментариях.