Как выбрать фискальный накопитель по закону 54-ФЗ?
Читатель Максим спрашивает: «Я планирую открыть магазин, узнал, что кроме онлайн-кассы нужно купить фискальный накопитель. Что это такое и какой мне нужен?»
Что такое фискальный накопитель
Фискальный накопитель, ФН — это устройство, которое шифрует и защищает сведения о расчетах по кассе, записывает и хранит фискальные данные. Фискальный накопитель должен быть исправен и опломбирован изготовителем. Его устанавливают в онлайн-кассу, работать без него нельзя.
ФН, которые можно устанавливать в онлайн-кассы, включены в специальный реестр. Не получится зарегистрировать в налоговой кассу без фискального накопителя или с устройством, которое не входит в реестр.
Срок действия фискального накопителя ограничен. Какой выбрать фискальный накопитель, зависит от применяемой системы налогообложения, а также от особенностей деятельности компании.
Как выбрать модель фискального накопителя
Сейчас используют две модели фискальных накопителей, они есть в реестре на сайте налоговой службы:
- «ФН-1.1М, исполнение Ин15-1М» от ООО «ИНВЕНТА» — срок работы после активации 410 дней;
- «ФН-1.1М, исполнение Ин36-1М» от АО «Концерн „Автоматика“» — срок работы после активации 410 дней, 560 дней и 36 месяцев.
Срок работы после активации означает, что спустя обозначенное время фискальный накопитель блокируется и пользоваться им будет нельзя.
Просто так выбирать срок службы нельзя — нужно ориентироваться на свой тип бизнеса.
Количество месяцев, которое производитель указывает на фискальном накопителе, — это максимальный срок службы. Реальный срок может быть и меньше, это зависит от особенностей деятельности бизнеса. Рассмотрим подробнее.
Компании на ОСНО могут использовать фискальный накопитель сроком минимум на 410 дней. Это означает, что они могут использовать накопитель со сроком действия от 410 дней до 36 месяцев.
Но для фискального накопителя на 36 месяцев, если продавец укажет системой налогообложения в кассе ОСНО, производители могут ограничить срок службы ключей до 410 или 560 дней. Поэтому при покупке ФН на 36 месяцев нужно проверить в паспорте его технические характеристики. Иначе есть риск купить устройство на 36 месяцев, а оно проработает всего 410 дней.
Компания применяет спецрежим или оказывает услуги с применением ККТ, предназначенной только для печати бланков строгой отчетности. Компании и ИП на УСН, ПСН, ЕСХН, кроме сезонного бизнеса, и те, кто оказывает услуги, должны использовать только фискальный накопитель сроком на 36 месяцев.
Компании и ИП на спецрежиме с сезонным характером работы вправе использовать фискальный накопитель как на 36 месяцев, так и на 410 дней. Что такое «сезонный (временный) характер работ» — в законе не прописано. Бизнес самостоятельно должен определить, относится его деятельность к сезонной или нет.
Если налогоплательщик решил, что его деятельность сезонная, и может доказать это, он вправе использовать фискальный накопитель со сроком действия менее 36 месяцев и налоговая его не оштрафует.
Компания на спецрежиме, торгующая подакцизными товарами, может использовать ФН сроком на 410 дней или 36 месяцев. Но при этом производитель ФН на 36 месяцев может ограничить период работы с подакцизными товарами на 410 дней.
Касса работает в автономном режиме. Компании и ИП, которые работают автономно без передачи фискальных документов через ОФД, могут использовать ФН сроком на 410 дней или 36 месяцев.
При использовании фискального накопителя на 36 месяцев он может прослужить всего 560 дней, все зависит от решения производителя.
То есть большинство организаций и предпринимателей могут использовать фискальные накопители как на 410 дней, так и на 36 месяцев. Но не всегда стоит покупать фискальный накопитель на 36 месяцев — срок его действия может быть ограничен производителем:
- до 410 дней — для ОСНО и тех, кто продает подакцизные товары и передает фискальные данные;
- до 560 дней — для кассовой техники, которая работает без передачи данных.
Еще фискальный накопитель ограничен по емкости памяти. Чем больше кассир пробивает чеков, тем меньше времени он прослужит. Фискального накопителя должно хватить примерно на 230 000—250 000 фискальных документов в год, это около 700 чеков в день.
Современные кассы предупреждают владельцев о том, что у накопителя истекает срок действия или заканчивается память. При появлении такого сообщения нужно заменить только фискальный накопитель, онлайн-кассу менять не надо. Иначе он будет заблокирован и не сможет отправлять отчеты в налоговую.
Как накажут за неправильный фискальный накопитель
Нельзя работать на онлайн-кассе с неправильным сроком действия фискального накопителя.
За такое нарушение будет предупреждение или штраф: для должностных лиц, ИП и малых предприятий — от 1500 до 3000 ₽, для средних и крупных компаний — от 5000 до 10 000 ₽.
Рассылка: как вести бизнес в России
Каждую неделю присылаем самые важные новости бизнеса, разборы законов и инструкции, которые помогут вести свое дело
Вопрос эксперту
Задайте любой вопрос про бизнес. Например, о налогах, найме работников, оформлении сертификатов на товары или работе на маркетплейсах. Ответ пришлем на вашу почту. Самыми частыми вопросами и ответами на них делимся в Бизнес-секретах в разделе «Вопросы-ответы».
Есть ли проблемы с заменой фискального накопителя к онлайн-кассе? С какими сложностями приходится сталкиваться? Поделитесь в комментариях.