Что делать, если продажи есть, а прибыли нет?

Читатель Дмитрий спрашивает: «Отшиваю и продаю спортивную одежду. Есть несколько офлайн-точек, сайт, вышел на маркетплейсы. Продажи стабильные, выручка есть, а прибыли все меньше. В чем может быть дело?»

Если выручка есть, а прибыли мало, нужно проанализировать расходы и посмотреть, какие из них влияют на прибыль в большей степени.

Когда бизнес небольшой, собрать все доходы и расходы можно в эксель-таблице. Лучше всего делать это регулярно и не забывать учитывать даже самые маленькие операции.

Чтобы следить за эффективностью бизнеса более точно и в постоянном режиме, эксперты советую вести финансовый учет.

Финансовый учет — это регулярный сбор и анализ информации о том, сколько ваш бизнес заработал и потратил, сколько должны вам, а сколько — вы. Финансовый учет ведут в таких таблицах:

1. Отчет о движении денежных средств — ДДС.
2. Отчет о прибылях и убытках — ОПиУ.
3. Управленческий баланс.
4. Платежный календарь.

Вот что советуют сделать эксперты, если прибыль снижается:

1. Пересмотреть расходы бизнеса. Возможно, есть способ их оптимизировать: избавится от избыточных трат или снизить их.
2. Оценить кредитную нагрузку. Рассчитать, покрывают ли доходы проценты по займам бизнеса.
3. Рассчитать, сколько дивидендов можно выводить из бизнеса. Если собственник берет больше денег, чем бизнес зарабатывает, это влияет на текущую ситуацию в компании и на ее развитие.

Теперь разберемся, как все это делать и чем помогут инструменты финансового учета.

Расходы влияют на прибыль от продаж, поэтому бизнесу важно следить за тем, как они меняются и почему. Для этого расходы удобно делить на три основные группы:

1. Производственные — сырье и материалы, фонд оплаты труда производственного персонала, затраты на логистику, техническое обслуживание, коммунальные платежи, связь, аренда производственных площадей.
2. Административные — зарплата административного персонала, канцтовары и расходные материалы, услуги банка, связь, программное обеспечение, затраты на доработки программ, постоянные или разовые консультации с экспертами, налоги на ФОТ.
3. Коммерческие — оплата всех видов рекламы, например контекстной рекламы, рассылок, буклетов, вывесок, плакатов, расходы на участие в выставках. Также сюда входит зарплата отдела продаж: менеджера по продажам, маркетолога, копирайтера и других специалистов, которые участвуют в продаже и продвижении товаров или услуг.

Что сделать. Самый простой способ оптимизировать затраты бизнеса — поискать возможности уменьшить расходы. Например, найти более дешевые материалы для производства и упаковки товаров, выстроить более выгодную логистику, снизить зарплаты, найти и избавиться от избыточных расходов.

Но снижение затрат без глубокого их анализа может повлиять на качество товаров и потерю квалифицированного персонала. Чтобы избежать таких последствий, лучше сначала изучить и проанализировать основные статьи расходов вашего бизнеса, а потом принимать решение.

Разберем на примере.

Сергей считал все расходы общим списком. Выручка компании в марте и апреле — 500 000 ₽. Расходы в марте составили 200 000 ₽, а в апреле выросли на 70 000 ₽. Сергей хочет разобраться, что случилось.

После того как Сергей распределил расходы по группам, он обнаружил, что больше всего выросли коммерческие расходы.

Сергей проанализировал статьи коммерческих расходов и понял, что на прибыль больше всего повлияли расходы на рекламу: Сергей нанял таргетолога и запустил рекламу, но она не сработала — продажи не увеличились.

Анализ статей расходов помог Сергею понять, что больше всего повлияло на прибыль. Теперь он может принять решение — например, скорректировать рекламную стратегию или сменить таргетолога.

Как поможет финансовый учет. Для анализа прибыли и расходов больше всего поможет ОПиУ — отчет о прибылях и убытках. В него ежемесячно вносят выручку, а расходы собирают по группам. На основе этого в отчете автоматически рассчитываются четыре вида прибыли и рентабельности продаж по каждому виду прибыли — маржинальной, валовой, операционной и чистой. Эти показатели говорят о том, сколько какой прибыли остается в бизнесе за вычетом соответствующих расходов.

Если анализировать эти показатели один за другим, видно, какие затраты оказывают наибольшее влияние на чистую прибыль.

Для развития бизнеса часто привлекают заемные деньги. Это помогает бизнесу быстрее развиваться и масштабироваться. Но деньги взаймы не дают бесплатно — нужно платить проценты, которые влияют на прибыль. Важно оценивать заранее, может ли бизнес справиться с такой кредитной нагрузкой.

Заемные деньги берут не только у банков, но и у клиентов в виде предоплаты за заказы. Чем дольше отсрочка платежа — тем эффективнее бизнес. Правда, пользоваться этим инструментом нужно аккуратно. Если объем кредиторской задолженности выйдет из-под контроля, бизнес рискует обанкротиться.

Что сделать. Зависимость от кредитных денег можно отследить с помощью коэффициента финансовой независимости.

Капитал — это все, за счет чего сформированы активы. Например, деньги, дебиторская задолженность, основные средства. Капитал может быть собственным и заемным.

Целевым показателем коэффициента финансовой независимости считается 40%, оптимальным — от 50 до 70%. То есть около половины ресурсов компании должно обеспечиваться собственными вложениями и прибылью. Если показатель ниже — значит, бизнес в большей степени развивается за счет кредиторов.

Рассмотрим на примере.

Капитал компании Ирины с учетом авансов от клиентов — 3 000 000 ₽, это деньги на счетах и в кассе. Авансы от клиентов — 1 000 000 ₽. Ирина решила взять кредит на новое оборудование — 8 000 000 ₽. Разберемся, не будет ли кредитная нагрузка на бизнес слишком большой.

Коэффициент финансовой независимости в марте — 75%. Это значит, что компания Ирины может полностью расплатиться по всем обязательствам. В апреле показатель снизился до 25%. Это показывает, что компания не может позволить себе такой большой кредит. Максимальный размер заемных средств, на который можно рассчитывать, — 4 000 000 ₽. С таким кредитом коэффициент финансовой независимости останется в рамках целевого: 3 000 000 ₽ × 100% / (3 000 000 ₽ + 4 000 000 ₽) = 42%.

Чтобы взять больший кредит, Ирине нужно нарастить собственный капитал компании за счет прибыли.

Чем поможет финансовый учет. Оценить кредитную нагрузку поможет управленческий баланс. Он позволяет провести углубленный финанализ бизнеса. На основании данных баланса в таблице автоматически рассчитываются многие показатели: в частности, ликвидность и рентабельность капитала, финансовая устойчивость и независимость.

Дивиденды — это вознаграждение собственникам за риск ведения бизнеса. Важно понимать их размер, чтобы выводить дивиденды без ущерба для деятельности.

Если предприниматель забирает больше денег, чем может позволить бизнес, это отразится на размере не только текущей, но будущей прибыли. Ведь компании необходимы ресурсы не только для стабильной работы, создания резервов, но и для развития.

Что сделать. Оценить размер дивидендов. Для этого нужно:

1. Определить стадию развитию бизнеса.
2. Проанализировать финансовое положение.

Например, на старте и стадии роста нет стабильного потока доходов. Если на этой стадии забрать большую долю прибыли, есть вероятность, что бизнес сразу пойдет на спад.

На стадии стабильности чистая прибыль примерно на одном уровне, можно предсказать расходы и доходы. В этом случае собственник может позволить себе брать больше денег без ущерба для бизнеса.

Основные случаи, при которых нельзя выводить дивиденды:

• размер чистой прибыли из месяца в месяц падает;
• частые кассовые разрывы;
• остатки денег на счетах уменьшаются;
• собственный капитал уменьшается, а заемные средства растут.

Чем поможет управленческий учет. Если вы ведете финансовый учет, все показатели для расчета дивидендов всегда будут под рукой и вы всегда будете знать, сколько можно забрать из бизнеса.

Вот какие показатели можно отслеживать в финансовом учете:

• в ОПиУ — чистую прибыль и ее динамику;
• в платежном календаре — кассовые разрывы;
• в ДДС — остатки на счетах;
• в балансе — капитал.

Если вы уже работаете, но отчетности у вас нет, специалисты рекомендуют начинать вести ее в любое время — вне зависимости от того, какой сейчас день недели или число.