Как распределить ответственность в проекте по методике RACI

Иногда руководитель может столкнуться с неприятной ситуацией: в работе над проектом команда допустила ошибку или сорвала сроки, а понять, почему так произошло, невозможно. Непонятно, кто конкретно должен был выполнять эту задачу, кто контролировал и кто теперь должен все исправлять.

Чтобы всегда было известно, кто выполняет проект, кто за него отвечает, а кто наблюдает со стороны, можно ввести простой и интуитивно понятный инструмент управления проектами — матрицу RACI.

Матрица RACI — это инструмент, который помогает распределить ответственность между участниками проекта. С матрицей можно избежать ситуаций, когда невозможно разобраться, кто выполняет задачу, а кто контролирует и несет за нее ответственность.

В соответствии с принципом RACI у каждого участника проекта есть своя роль. Всего их четыре:

R — responsible — исполнитель. Это сотрудник, который непосредственно делает задачу.

А — accountable — ответственный. Это человек, который следит, чтобы задачу выполнили качественно и в срок, при этом он не выполняет ее сам.

С — consult — эксперт. Он консультирует команду по вопросам, в которых компетентен. Эксперт дает советы и рекомендации, как лучше выполнить задачу.

I — informed — участник. Его информируют о ходе выполнения задачи.

Эту роль будет выполнять руководитель агентства. На регулярных встречах тимлиды отчитываются, как идет работа. Так руководитель агентства понимает, насколько справляются или не справляются с задачами сотрудники, какая у команды загрузка, стоит ли брать еще проекты в работу.

Не в каждом проекте будут все четыре роли. Основные — две: исполнитель и ответственный. Консультанта и информируемого назначают по необходимости.

Чтобы было понятно, какую роль исполняет в проекте каждый участник, составляют таблицу. По вертикали перечисляют задачи проекта, а по горизонтали — участников. В клетках на пересечении линий расставляют роли: так сразу видно, кто в каком проекте что делает.

Важно построить матрицу RACI в начале проекта, чтобы в процессе работы не менять ролей. Так процесс пойдет более четко и будет понятен всем исполнителям.

Матрицу можно разработать в три шага:

Шаг 1. Разбить проект на мелкие задачи. Всю работу по проекту нужно разбить на задачи и подзадачи так, чтобы количество задействованных участников в каждой задаче было минимальным.

В нашем примере это будут:

Шаг 3. Распределить роли. Нужно расписать роли по матрице RACI для каждого участника проекта, а потом внести их в таблицу.

В итоге таблица будет выглядеть так.

Иногда в одной задаче сотрудник играет несколько ролей, например и ответственного, и консультанта. Или специалист назначен ответственным, но при этом он выполняет какую-то часть задачи сам — в таком случае у него будут роли R + A.

Если сдвоенные роли изредка встречаются в ячейках матрицы — это нормально. Но если это становится правилом и несколько ролей в задаче играет каждый участник — компании нужно пересмотреть процессы: проработать список задач или поделить зоны ответственности сотрудников.

Матрица RACI хороша своей простотой и универсальностью. Она подходит практически под каждый проект в любой сфере бизнеса. Но для некоторых проектов не хватает четырех ролей, которые составляют классическую матрицу. Для таких случаев существуют модификации матрицы RACI:

RACI-VS. В этом варианте к четырем ролям добавляются еще две: V — verifier — верификатор и S — signatory — подписывающий. Верификатор — это сотрудник, который проверяет результат на соответствие определенным критериям. Их нужно заранее определить и задокументировать, например, это может быть система внутренней сертификации. То есть V-роль — это по сути, ОТК — технический контроль.

Подписывающий — это человек, который отвечает за сдачу работы заказчику. Им может быть, например, аккаунт-менеджер.

RASCI. Добавляется роль S — support — поддержка. Это сотрудник, который помогает исполнителю выполнять работу. Например, копирайтер пишет тексты для сайта, но есть еще несколько интервьюеров, которые берут комментарии у экспертов. Они расшифровывают записи и отдают их копирайтеру, который на основе этих записей готовит тексты.

RACIQ. Дополнительная роль Q — quality — проверка качества. Эта функция дается сотруднику, который проверяет работу на соответствие качеству, то есть тестирует, как продукт будет вести себя в деле.

RACIO. Роль O — out of the loop. Это человек, который вне игры, то есть тот, кто не участвует в проекте. Эту роль в некоторых проектах может выполнять, например, заказчик.

В любом проекте самыми главными ролями будут R-роль — исполнитель и А-роль — ответственный. Без них работа не будет сделана.

При составлении таблицы с задачами и ролями нужно предусмотреть несколько моментов. Так матрица RACI станет действительно рабочим инструментом, который делает процессы эффективнее. Вот какие ошибки можно чаще всего допустить при построении матрицы:

Ошибка 1. Назначить слишком много участников для каждой задачи. Количество сотрудников при выполнении одной задачи по возможности должно быть минимальным: один ответственный и два-три исполнителя. Если людей будет больше, может возникнуть путаница в ролях. Когда сотрудников слишком много, задачу, скорее всего, можно разбить на подзадачи, в которых будут определены свои роли.

Ошибка 2. Использовать в таблице слишком много консультантов и участников, которых нужно информировать о промежуточных результатах. Из-за этого возникает много лишней коммуникации и согласований. Дополнительные участники отвлекают ключевых сотрудников от основной работы. Роли C и I надо вводить в матрицу в случае крайней необходимости.

Ошибка 3. Назначить руководителя бизнеса на С- и I-роль в каждой задаче. Лучше делегировать эти роли, иначе у руководителя не хватит времени на стратегические задачи бизнеса.

Ошибка 4. Строить матрицу для простых и коротких задач. Методом RACI лучше пользоваться, если нужно сделать не меньше пяти этапов. Если задача небольшая, времени на составление матрицы уйдет больше, чем на весь проект.

Ошибка 5. Неконкретно сформулировать этапы проекта. Например, «улучшение дизайна». Нужно расписать этапы кратко и понятно, лучше сформулировать их через конкретное действие: «разработать новые кнопки», «написать текст рассылки», «выложить карточки на сайт маркетплейса». Так участникам будет легче ориентироваться.

Ошибка 6. Составить матрицу, когда проект уже идет. Распределять роли надо до старта проекта, чтобы в процессе работы не менять ответственных и исполнителей. Это поможет избежать путаницы.

Закрепить конкретные обязанности каждой роли нужно в отдельном документе. Так каждый участник будет знать, что предполагает его роль.