Как и зачем предпринимателям работать с фрилансерами

Фрилансерам не нужно регулярно платить зарплату — они получают оплату только по факту выполненной работы или услуги. Налоги и страховые взносы государству фрилансеры отчисляют сами, им не понадобится место в офисе, оборудование и лицензионные программы.

Мы попросили экспертов рассказать, как быстро найти квалифицированного специалиста на фрилансе и убедиться, что вы сработаетесь. Главными лайфхаками с нами поделились Диана Суворова, ведущий юрист компании «Легис Веритас», и представители крупнейших сервисов по поиску исполнителей и бирж фриланса FL.ru, «YouDo Бизнес» и «Авито Услуги».

Работа с фрилансером — это возможность экономить. Поручить ему задачу дешевле, чем нанимать человека в штат или пользоваться услугами агентств и аутсорс-компаний, говорит генеральный директор биржи фриланса FL.ru Анатолий Орлов. Бизнес платит только за выполненные задачи или отработанное время — не нужно закладывать фонд оплаты труда или покрывать совокупные расходы агентств. К тому же это дополнительная экономия на налогах и страховых взносах.

По словам коммерческого директора сервиса для работы с внештатным персоналом «YouDo Бизнес» Вильдара Гатиатуллина, сотрудничество с фрилансерами особенно актуально в ситуациях, когда есть разовые задачи, сезонные проекты или необходимость протестировать гипотезу. Например, это может быть разработка нового продукта или фичи, исследование или маркетинговая кампания.

Фрилансеры готовы подстраиваться под бизнес по виду занятости — почасовая, проектная или парт-тайм, — добавил Орлов. Из фрилансеров можно формировать временные команды, можно оставаться на связи с хорошими специалистами, поручая им задачи не регулярно, а только по мере необходимости. Если сотрудничество не сложилось, с фрилансерами можно быстро и безболезненно расстаться.

В последнее время широкое распространение на рынке труда получила гиг-занятость — проектная деятельность, сформированная под определенные задачи в компании, рассказали в Авито Услугах. Сроки могут колебаться от нескольких недель до нескольких месяцев. Например, дизайнеры часто получают краткосрочные заказы, которые можно выполнить за одну или две недели, в то время как разработчикам программного обеспечения и специалистам по SMM может требоваться больше времени для подготовки, реализации проекта и оценки результатов.

Есть три пути, где бизнесу найти фрилансеров:

По знакомству. Такой поиск может дать доступ к проверенным специалистам, чья репутация известна в узком кругу, отмечает Гатиатуллин. Это сокращает риск сотрудничества с ненадежным исполнителем. Наем через знакомых хорош тем, что можно заранее получить обратную связь, согласился Орлов. Но есть и минусы:

Через профильные сообщества и чаты. Главный канал поиска — телеграм-каналы. Их легко найти: нужно сделать поиск по ключевым словам и отобрать крупнейшие по количеству подписчиков. Чтобы собрать отклики, составьте подробную вакансию и укажите в ней дополнительную рабочую почту или второй аккаунт в Телеграме, чтобы не утонуть в ответах соискателей. В идеале — создать отдельную гугл-форму для заявок.

Через платформы по подбору исполнителей и биржи фриланса. Способ подойдет, если не хочется тратить время на самостоятельный поиск исполнителя. Среди крупнейших в России — Профи, YouDo, FL.ru, Авито Услуги, Workzilla, Kwork и Freelance.ru. Это тоже будет бесплатно — чаще всего сервисы зарабатывают на активности исполнителей, которые платят за отклики.

Биржи предоставляют широкий выбор кандидатов, рейтингованных по опыту и отзывам, что облегчает процесс выбора, рассказал Гатиатуллин. Там можно найти исполнителя с нужной специализацией по ключевым словам или опубликовать задачу и выбрать из тех, кто откликнется, добавил Орлов. Этим биржи отличаются от профильных сообществ, где много случайных людей, у которых нет нужной квалификации, и у бизнеса нет возможности быстро оценить профессиональные навыки и добросовестность специалиста, отметил Орлов. При этом в сервисах по подбору исполнителей можно сразу пообщаться с фрилансером и проверить уровень понимания задачи и софт-скиллы.

Сотрудничать с платформами и биржами безопасно. У них есть инструменты для защиты обеих сторон, например надежные способы оплаты и функция разрешения споров. Кроме этого, биржи и платформы обеспечивают верификацию личности исполнителя, проверку статуса самозанятого и предоставляют закрывающие документы — их подписывают после завершения сделки. В документах уже прописано отчуждение авторских прав и другие важные моменты, говорит Орлов.

Для гарантии хорошего результата заказчику следует уделить время предварительной подготовке, считает Орлов. Нужно подробно описать задачу, по возможности приложить референсы, которые иллюстрируют ваши ожидания, и антипримеры, как делать не нужно. Такой подход поможет фрилансерам адекватно оценить стоимость и сроки выполнения заказа и избежать пропуска дедлайнов или увеличения бюджета, объяснил эксперт.

Крупные задачи лучше делить на небольшие этапы: это дает возможность оценивать промежуточные результаты и быстро вносить корректировки, советует Орлов. Перед тем как заключить договор, лучше поговорить с несколькими специалистами, узнать разные точки зрения и варианты решения задачи, чтобы выбрать наиболее оптимальный по стоимости, срокам и качеству. Наконец, бизнесу нужно поддерживать регулярную коммуникацию с фрилансером на протяжении всего проекта, чтобы оперативно вносить правки, заключил Гатиатуллин.

Все условия сотрудничества нужно заранее обговорить и зафиксировать документально — это поможет избежать недоразумений в будущем, отмечает Орлов. С исполнителем нужно обязательно заключить договор, где установлен конкретный объем работ, сроки исполнения, стоимость услуг, порядок и размеры оплаты, а также условия расторжения договора. Если собираетесь вести самостоятельный поиск кандидата, будьте аккуратнее с предоплатой и не ведитесь на низкий ценник, обращают внимание эксперты.

Сотрудничать с заказчиками фрилансер может как самозанятый — этот статус доступен физлицам и ИП, — ИП на других налоговых режимах или физлицо без налогового статуса. В последнем случае на бизнес ложится обязанность платить за работника налог на доходы физлиц и страховые взносы. С выплаты работника придется удержать не менее 13% НДФЛ и 30% взносов — 27,1% страховых и 2,9% на больничный.

У НПД есть лимит по суммарному годовому доходу — 2,4 млн рублей. Если фрилансер получает больше, он автоматически теряет статус самозанятого. В таком случае специалисту потребуется зарегистрироваться как ИП и перейти на другой налоговый режим — упрощенную, УСН, или патентную систему налогообложения, ПСН.

Если самозанятый превысит лимит по доходам, но не станет ИП, он потеряет статус самозанятого и станет обычным физлицом, а это прямые риски для работодателя: налоговая потребует заключить с таким специалистом трудовой договор, платить налоги и взносы.

Обычно с фрилансером заключают договор подряда, договор оказания услуг или договор авторского заказа. Оформлять эти документы закон не обязывает, но они делают работу прозрачной и защищают от взаимных претензий. Подписанный акт также нужен бизнесу, чтобы подтвердить расходы на оплату услуг фрилансера.

Важно помнить, что к фрилансеру не стоит относиться как к постоянному сотруднику. Если компания долго и плотно работает с внештатником, у ФНС могут возникнуть вопросы. Здесь ситуация одинаковая как для работы с ИП, так и с самозанятым. В обоих случаях налоговая ставка специалиста обычно вдвое меньше, чем ставка НДФЛ. Налоговики могут заподозрить, что вы принудили штатного работника стать самозанятным или ИП, чтобы экономить на выплатах государству. Вместе с ФНС работодателей проверяют Роструд и региональные межведомственные комиссии по противодействию нелегальной занятости.

Таким образом, в договор ГПХ с фрилансером не следует включать пункты, характерные для трудовых отношений: регулярную выплату зарплаты, например дважды в месяц, обязательное соблюдение графика работы и постоянный контроль рабочего процесса заказчиком, отметила Суворова. Особое внимание эксперт советует уделить формулировкам, которые четко разграничивают обязанности сторон и подчеркивают, что фрилансер выполняет работу на условиях подряда или оказания услуг, а не на трудовых условиях.