SkillFactory в 20 раз сократила комиссию на выплаты и ускорила выдачу карт
К началу 2020 года количество удаленных сотрудников и исполнителей в SkillFactory удвоилось. Из-за этого возникли сложности. Например, сотрудники неделями ждали зарплатных карт, а бухгалтер тратила до 25 часов в месяц на оформление платежек.
Александра Тарнопольская, операционный директор SkillFactory, рассказывает, как компания разгрузила бухгалтерию и сделала зарплатный проект удобнее для компании и сотрудников.
Удаленная команда по всей России
SkillFactory — онлайн-платформа с курсами по разработке, аналитике, маркетингу и дизайну. К декабрю 2021 года в штате компании работают более 200 человек. Все они трудятся дистанционно из разных точек России.
Помимо штатных сотрудников компания привлекает специалистов со статусом самозанятого. Обычно речь об авторах и преподавателях курсов с нерегулярной загрузкой. К примеру, преподаватель читает лекции на двух курсах. При этом на одном — две лекции за год, на другом — несколько лекций каждый месяц.
К 2020 году количество сотрудников и самозанятых выросло вдвое по сравнению с началом 2019. Это привело к сложностям. Рассказываю по порядку, с чем мы столкнулись и как это решали.
Команда могла месяц ждать получения карт → теперь получает за 2–4 дня
Итак, мы растем, что здорово, но стали появляться сложности. Одна из них была связана с выдачей корпоративной карты для перевода оплаты.
❗️ Сотрудникам было неудобно забирать карты. До 2020 года процесс выдачи зарплатной карты выглядел так:
- сотрудник собирал документы для оформления карты;
- подавал заявление и документы бухгалтеру;
- тот отправлял их в банк;
- и уже после этого в банк приезжал сам сотрудник.
Вся цепочка — от подачи заявки до получения карты — могла занять от 2 до 4 недель. Наша бухгалтерия организовала процесс так, чтобы сотрудники имели карты ко дню получения первой зарплаты, но это становилось все труднее.
Представительства банка, где мы держали зарплатный проект, работали только в крупных городах. Если сотрудник жил в небольшом населенном пункте, ему приходилось ездить за картой в другой город.
Бывало такое, что банк открывал счет, выпускал карту, мы переводили зарплату, и процесс ломался. Сотрудник не мог пользоваться деньгами только потому, что еще не забрал карту. У него просто не было времени на поездки в банк.
Нам хотелось сделать процесс получения карты удобнее и быстрее для нашей команды.
✅ Т-Банк Бизнес привозит карты за 2–4 дня и в удобное для сотрудника место. В январе 2020 года мы искали способы, которые помогут ускорить получение зарплатных карт. Поняли, что нет смысла мучиться, и решили найти другой банк, который умеет работать в наших условиях.
Для зарплатного проекта мы выбрали Т-Банк Бизнес. Главный аргумент для нас — скорость выдачи карты. С момента подачи заявки на карту и до ее получения проходила пара дней, реже — неделя.
Для скорости Т-Банк предложил несколько изменений. Первое — перевести часть процесса в онлайн. Если коротко, никто уже не бегает с документами на бумаге, а все делаем в личном кабинете. Пришел новый сотрудник — бухгалтер за минуту создает заявку и отправляет ее кнопкой. Все.
Еще одно изменение для скорости процесса — передать Т-Банк Бизнесу самые трудоемкие задачи. Теперь мы только подаем заявку на карту, а дальше с сотрудником связывается банк. Например, отвечает на вопросы об условиях, договаривается о доставке — в общем, делает все, что позволит сотруднику получить карту.
Мы хотели решить еще одну задачу. На наш взгляд, это несправедливо, что сотрудникам приходится тратить время на поездки за корпоративной картой. Поэтому надо было избавиться и от этого этапа.
Т-Банк предложил решение для отказа от поездок. Теперь сотрудник не забирает карту, а ему привозят ее. Работает это так. Представитель Т-Банк Бизнеса договаривается с сотрудником о времени и дате получения карты и привозит ее сам. Причем туда, куда удобно сотруднику, например домой или на дачу. Такая помощь особенно поддержала, когда из-за пандемии часть команды уехала из города, чтобы меньше рисковать здоровьем.
Приходилось вручную выплачивать и вести отчетность → перешли на сервис для автоматизации выплат
Мы ускорили выдачу карт сотрудникам, но оставалась вторая глобальная задача — упростить процесс работы с самозанятыми исполнителями. Расскажу, в чем были сложности.
❗️ Бухгалтер вручную оформлял платежи и тратил на это до 25 часов в месяц. Процесс оформления оплаты самозанятым делится на три этапа:
- убедиться, что у исполнителя есть статус самозанятого;
- подготовить платежное поручение;
- получить чек по итогам оплаты.
Процесс кажется несложным, но на деле в нем много нюансов. Например, с чеком.
Исполнитель должен отправить компании чек для отчетности. Каждый чек проверяется. Принять чек с ошибкой нельзя, иначе налоговая может доначислить налоги. Поэтому во всех чеках бухгалтер сверяет ИНН компании, назначение платежа и сумму. Если где-то есть ошибка, бухгалтеру приходится повторно запрашивать у исполнителя чек. Вся эта работа могла длиться до месяца и больше.
И это только работа с чеком, не считая других задач, которые связаны с выплатами самозанятым. В итоге бухгалтер тратил до 25 часов в месяц на оформление около 200 выплат самозанятым.
✅ Заменили ручную работу сервисом Т-Банк Бизнеса. Весной 2020 года Т-Банк Бизнес запустил сервис для выплат самозанятым. Мы одни из первых, кто его подключил.
Сервис упрощает работу с исполнителями-самозанятыми. Мы не отвлекаемся на ручную обработку, вместо этого все делает сервис: проверяет статус исполнителей, проводит платежи сразу всем самозанятым и формирует чеки.
Не все специалисты, которые начинали с нами сотрудничать, успевали оформить статус самозанятого. Т-Банк помогал и с этой задачей. При желании исполнителя мы могли поставить его на учет в налоговой и помочь получить статус. Это тоже делается через сервис.
В первый месяц работы через сервис нагрузка бухгалтера сократилась практически в 6 раз. Если раньше на выплату уходило 25 часов, то с сервисом весь процесс занимал 4 часа в месяц.
Бухгалтер тратил время на реестр в 1С → используем интеграцию сервиса с 1С
В 2021 году у сервиса самозанятых Т-Банк появилась интеграция с 1С. Это еще больше упростило процесс выплат.
Для выплаты нужен реестр — таблица, где указаны ФИО исполнителя и сумма гонорара. Раньше процесс работы с такой таблицей выглядел так:
- бухгалтер составлялт реестр в 1С;
- скачивал его;
- менял формат файла;
- загружал в сервис Т-Банк.
Самое неприятное здесь — смена формата. Это несложно и не так долго, но все-таки добавляло еще один шаг в процессе.
Благодаря интеграции сервиса с 1С мы избавились от лишнего шага. Сейчас бухгалтер скачивает реестр на оплату из 1С и как есть загружает его в Т-Банк. Подгонять файл под нужный шаблон больше не надо.
Переплачивали 700 тыс. рублей комиссии каждый месяц → сократили расходы в 20 раз
С ростом числа исполнителей, которых мы привлекали к проектам, выросли и издержки. В декабре 2019 года на комиссию за переводы исполнителям уходило свыше 700 тыс. рублей в месяц.
Т-Банк Бизнес предложил нам индивидуальные условия, и мы сократили затраты. Если в декабре 2019 года мы тратили на переводы 700 тыс. рублей в месяц, то уже в начале 2020 года с переходом на сервис от Т-Банк мы потратили 35 тыс. рублей в месяц. Это существенная разница.
Результаты работы с зарплатным проектом и сервисом выплат Т-Банк
Мы сотрудничаем с Т-Банк Бизнесом почти два года и довольны нашими результатами. Назову самые важные для нас:
- В 20 раз сократили расходы на комиссию за переводы самозанятым. Мы снизили затраты с 700 до 35 тыс. рублей.
- До 4 дней сократили время выдачи зарплатных карт.
- Сотрудники получают карты дома или в другом удобном для себя месте. И неважно, в какой точке России они находятся.
- Избавились от ручного оформления и сверки платежей самозанятым. Все делает сервис Т-Банк.
Положительные результаты по двум этим продуктам подтолкнули нас подключить дополнительные сервисы Т-Банк Бизнеса. Среди них услуги валютного ассистента, кредитование покупателей и интернет-эквайринг. Возможно, что позже мы поделимся опытом работы и с этими продуктами.
Какие сервисы для выплат вы используете в своем бизнесе? Что бы вам хотелось улучшить?