Как определить среднегодовую численность работников
Если заполняете, например, форму для органов статистики, там встретится показатель «среднегодовая численность работников». Разбираем в статье, как ее определить и чем она отличается от среднесписочной численности.
Что такое среднегодовая численность работников и зачем ее знать
Среднегодовая численность работников — это среднее количество сотрудников компании за год. В него включают основной персонал, внешних совместителей и исполнителей по гражданско-правовым договорам, кроме ИП и самозанятых.
Среднегодовая численность — более узкий термин понятия «средняя численность». Среднюю численность рассчитывают за год, квартал или любой другой период больше месяца.
От этого показателя зависит, к примеру, право компаний и ИП на применение налоговых спецрежимов — упрощенки, патента, ЕСХН или автоматизированной УСН.
Например, чтобы применять обычную УСН, средняя численность работников не должна превышать 130 человек за любой отчетный период — квартал, полугодие или 9 месяцев. А при АУСН — 5 человек за месяц.
Еще средняя численность работников нужна, чтобы корректно заполнить большинство статистических отчетов и пояснения к годовой бухгалтерской отчетности.
Чем средняя численность сотрудников отличается от среднесписочной
Эти разные понятия часто путают. Если кратко, средняя численность включает в себя больше категорий сотрудников, чем среднесписочная. Рассмотрим подробнее.
Среднесписочная численность, или ССЧ, включает в себя только людей, для которых ваша компания — основное место работы. То есть с ними заключены трудовые договоры. Сюда входят и те сотрудники, которые трудятся неполное рабочее время, например 6 часов в день вместо 8 или 3 дня в неделю вместо 5.
В ССЧ не входят внешние совместители, исполнители по гражданско-правовому договору и мобилизованные работники. Внутреннего совместителя учитывают как одного человека.
Расчет ССЧ гораздо чаще нужен работодателям, чем расчет средней численности. Так, ССЧ указывают при заполнении расчета по страховым взносам и формы ЕФС-1 с разделом 2, которая сдается в Социальный фонд России.
Еще ССЧ влияет на такие факторы:
- войдет ли работодатель в категорию субъектов малого и среднего бизнеса или нет;
- имеет ли бизнес право применять налоговые льготы — освобождение от НДС или пониженные тарифы взносов.
Работодатели, у которых ССЧ за предыдущий год больше 25 человек, должны размещать вакансии на портале «Работа в России». Исходя из CCЧ также рассчитывается обязательная квота для приема на работу инвалидов.
Средняя численность, или СЧ, — более широкое понятие. Средняя численность — это ССЧ, увеличенная на количество внешних совместителей и исполнителей по гражданско-правовым договорам, кроме ИП и самозанятых.
Как рассчитать среднегодовую численность работников
Расчет среднегодовой численности работников состоит из четырех шагов. Нужно найти:
- Среднесписочную численность за месяц.
- Среднюю численность внешних совместителей и исполнителей по ГПД.
- Сумму ССЧ основных работников и СЧ внешних совместителей.
- Среднегодовую численность работников.
Шаг 1. Найти среднесписочную численность за месяц. Для этого суммируем ССЧ полностью занятых работников и тех, кто трудится неполное время по соглашению. Если сотруднику неполное время полагается по закону, например одному из родителей ребенка-инвалида, он учитывается как полностью занятый.
ССЧ полностью занятых работников за месяц рассчитывают на основе их списочной численности за каждый календарный день месяца.
Списочная численность с 1 по 21 апреля — 30 человек, а с 22 по 30 апреля — 31 человек.
ССЧ за апрель = (30 человек × 21 + 31 человек × 9 ) / 30 дней = 30,3 человека.
В списочную численность входят все полностью занятые сотрудники, которые числятся у вас на конкретный день. Не важно, работал человек в этот день, был в отпуске, на больничном или мобилизован.
Не учитываются работники:
- в декретных отпусках;
- в неоплачиваемых учебных отпусках;
- в отпуске по уходу за ребенком.
Если в отпуске по уходу за ребенком работник трудится неполное рабочее время, он включается в расчет.
На 1 апреля в компании 24 полностью занятых работника. 10 апреля одна из сотрудниц ушла в декрет.
Списочная численность работников с 1 по 9 апреля — 24 человека. С 10 по 30 апреля — 23 человека.
ССЧ за апрель = (24 человека × 9 + 23 человека × 21) / 30 дней = 23,3 человека.
Работника, уволенного в пятницу, не нужно включать в списочную численность за субботу и воскресенье.
Шаг 2. Найти среднюю численность внешних совместителей и исполнителей по ГПД. Для внешних совместителей используем такую формулу:
Количество рабочих часов в месяце берем из производственного календаря.
В отработанные включают также и рабочие дни, приходящиеся на отпуска и больничные. За каждый такой день считайте столько же часов, сколько человек отработал в последний день перед отпуском или больничным. Результат округляется до сотых.
Два внешних совместителя работают по 3 часа в день 5 дней в неделю. В апреле 2023 они работали так:
— первый отработал все рабочее время — 20 дней;
— второй полностью отработал только 3 дня, а остальные дни был в отпуске.
Часы, отработанные обоими за апрель = 3 × 20 дней + 3 × 20 дней = 120 часов.
В апреле 2023 года при 5-дневной рабочей неделе — 160 рабочих часов.
СЧ внешних совместителей = 120 / 160 = 0,75 человека.
Средняя численность исполнителей по ГПД считается так же, как и ССЧ по трудовым договорам. Пример расчета мы разобрали в первом шаге. ИП и самозанятых в расчет не включают.
Шаг 3. Найти сумму ССЧ основных работников и СЧ внешних совместителей. Рассмотрим сразу на примере, возьмем данные из предыдущих шагов.
ССЧ за апрель 2023 года — 23,3 человека.
СЧ внешних совместителей — 0,75 человека.
Исполнителей по ГПД в апреле в компании не было.
Средняя численность работников за апрель = 23,3 + 0,75 = 24,05 человека.
Шаг 4. Найти среднегодовую численность работников. Формула для расчета:
Допустим, средняя численность с января по март — 31 человек. С апреля сотрудников стало меньше: СЧ стала 24,05 человека и до декабря уже не менялась.
Среднегодовая численность работников = (31 × 3 месяца + 24,05 × 9 месяцев) / 12 = 25,78 человек.
Главное
- Среднегодовая численность — то же самое, что и средняя численность. Среднюю численность можно считать за год, квартал или любой другой период больше месяца. От средней численности зависит, к примеру, право компаний и ИП применять налоговые спецрежимы.
- Средняя численность отличается от среднесписочной — ССЧ. В ССЧ включают только работающих по трудовым договорам. В среднюю включают еще внешних совместителей и исполнителей по гражданско-правовым договорам.
- Расчет среднегодовой численности состоит из нескольких этапов. Важно соблюдать порядок расчета, чтобы получить корректные цифры.
Делитесь в комментариях, сколько у вас сотрудников в штате.