Как оформить перевод сотрудника на другую должность
Причин для перевода сотрудника может быть несколько. Например, он хочет попробовать себя в новой должности, в компании происходят структурные изменения или она переезжает в другой город. Перевод может быть временным или постоянным.
Как правило, при переводе на другую должность оформляется дополнительное соглашение к трудовому договору. Но если случилась, к примеру, производственная авария, работника можно временно перевести и без его согласия — чтобы устранить последствия поломки. Также работодатель обязан оформить перевод на другую должность, если по состоянию здоровья сотрудник больше не может выполнять текущие обязанности.
Рассказываем про особенности переводов внутри компании и какие документы нужно подготовить в каждом случае.
Правила перевода на другую должность
Независимо от того, кто инициирует перевод — работник или работодатель, при переводе есть несколько общих правил:
- должна измениться или должность, или подразделение, или местность;
- нельзя устанавливать испытательный срок;
- у работника не прерывается отпускной стаж;
- нужно издать приказ для перевода.
Должна измениться или должность, или подразделение, или местность. При переводе меняются:
- либо трудовая функция работника, то есть работа по определенной должности, профессии или специальности;
- либо структурное подразделение — это не только представительства и филиалы, но и отделы, цеха, участки и тому подобное;
- либо населенный пункт, где находится работодатель.
Если же сотрудника просто пересадили на другое рабочее место или перевели в другое здание в пределах населенного пункта — это не перевод, а перемещение. Для него не надо получать согласие работника и вносить запись в трудовую книжку. Достаточно издать приказ и ознакомить с ним работника под роспись либо вручить уведомление.
Нельзя устанавливать испытательный срок. Человеку, которого переводят на другую должность, нельзя установить испытательный срок. При этом не имеет значения, это постоянный или временный перевод. Ведь испытательный срок возможен только при приеме на работу, а перевод сотрудника на другую должность — это изменение уже действующего трудового договора.
Если же работника переводят на другую должность в период испытания, условие о нем утрачивает силу.
Не прерывается отпускной стаж. При любом переводе у человека продолжает накапливаться отпускной стаж. Переведенный работник вправе пойти в ежегодный очередной оплачиваемый отпуск по графику, утвержденному до его перевода.
Нужно издать приказ для перевода. И при временном, и при постоянном переводе работодатель должен издать приказ. А вот уведомлять социальный фонд и делать запись в бумажной трудовой нужно, только если перевод постоянный. Ниже в статье рассмотрим подробно порядок перевода на новую должность.
Как быть эффективным даже в конце года: советы из книг
Виды переводов на другую работу
Самые распространенные виды переводов внутри организации:
- Временный перевод с согласия работника.
- Временный перевод без согласия работника.
- Перевод по медицинским показаниям.
- Перевод в другую местность вместе с работодателем.
Временный перевод с согласия работника. Это ситуация, когда сотрудника переводят для замещения:
- отсутствующего работника. Тогда в допсоглашении к договору и приказе надо написать, что перевод длится до выхода основного сотрудника;
- вакантной должности. В этом случае максимальный срок перевода — 1 год.
Бывает, что срок перевода закончился, но прежнее место человеку не предоставили и он его не требует и продолжает трудится. Тогда условие о временном переводе утрачивает силу и перевод считается постоянным. В этом случае надо заключить новое допсоглашение к трудовому договору и издать приказ.
В обоих случаях зарплату на время перевода устанавливают в допсоглашении. Как правило, она соответствует оплате труда по новой должности.
Временный перевод без согласия работника. Его еще называют принудительным. Принудительный перевод на другую должность возможен, если произошла авария, несчастный случай на производстве, пожар или другая чрезвычайная ситуация. Максимальный срок такого перевода — 1 месяц. Зарплату начисляют по выполняемой работе, но не ниже среднего заработка.
При этом есть исключение. Даже при чрезвычайной ситуации принудительный перевод невозможен, если работника надо перевести на низкоквалифицированную работу или на срок более месяца. В этих случаях обязательно надо получить письменное согласие сотрудника на перевод.
Перевод по медицинским показаниям. Если сотрудник принес медицинское заключение, по которому он не может выполнять текущие обязанности, ему надо предложить перевестись на другую подходящую работу, если такая есть.
Если работник согласен, перевод на другую должность оформляют на срок, указанный в заключении.
Если при этом оплата на новой работе ниже, человеку нужно платить средний заработок по прежней должности в течение месяца со дня перевода. А если проблемы со здоровьем возникли из-за работы, тогда средний заработок платят вплоть до выздоровления либо до полной утраты трудоспособности.
Дополнительное соглашение о временном переводе
Соглашение составляют в дополнение к трудовому договору, если нужно временно перевести сотрудника на более легкую работу по медицинским показаниям.
Когда у работодателя нет подходящих вакансий или работник не согласен на перевод, действия зависят от срока профнепригодности по медицинскому заключению:
- до 4 месяцев — работника отстраняют на установленный срок без зарплаты, а потом он возвращается к своей обычной работе;
- больше 4 месяцев или постоянно — работника увольняют по п. 8 ч. 1 ст. 77 ТК РФ.
Для такого увольнения нужно, чтобы работник письменно отказался от предложенных вакансий либо работодатель уведомил его об их отсутствии. Вот как может выглядеть уведомление об отсутствии вакансий.
Уведомление об отсутствии вакансий
Работодатель составляет уведомление, если в компании или у ИП нет вакансий для перевода сотрудника на более легкую работу по медицинским показаниям.
При увольнении надо выплатить работнику двухнедельное выходное пособие. Для этого среднедневной заработок умножьте на число рабочих и нерабочих праздничных дней в первые две недели после увольнения. НДФЛ и страховыми взносами пособие не облагается.
Перевод в другую местность вместе с работодателем. Бывает, что работодатель официально меняет место госрегистрации и переезжает в другой населенный пункт. Тогда работник тоже может перевестись в другой город, но только если согласен на это. В таком случае нужно заключить допсоглашение к трудовому договору с указанием нового места работы.
Если сотрудник согласился переехать вслед за работодателем, тот обязан возместить работнику расходы:
- на переезд его и членов семьи и провоз имущества;
- на обустройство на новом месте жительства.
Конкретные суммы компенсации нигде не установлены. Порядок и размеры возмещения этих расходов работодатель может определить в коллективном договоре, локальном нормативном акте или допсоглашении с сотрудником.
Если работник не согласен на переезд, тогда трудовой договор с ним расторгают по п. 9 ч. 1 ст. 77 ТК РФ. Дата расторжения договора — любая, о которой договорятся стороны, например за день до закрытия офиса по прежнему адресу. При таком увольнении работнику тоже положено выходное пособие — двухнедельный средний заработок.
Как оформить перевод сотрудника на другую должность
Перевод в другое подразделение, например департамент или отдел, либо на другую должность — вышестоящую, нижестоящую или аналогичную — оформляют одинаково. Различается только оформление постоянного и временного переводов.
Брать с работника заявление на перевод не обязательно, но он может его написать, если у работодателя так принято.
Рассмотрим каждый шаг подробнее.
Заключить дополнительное соглашение к трудовому договору. В нем надо прописать:
- новую трудовую функцию работника;
- дату, с которой работник переводится на новую должность;
- условия, которые изменятся для работника на новой должности, например режим работы, размер оклада, гарантии и компенсации.
Вот как может звучать условие допсоглашения о постоянном переводе на другую должность:
«1. Работник переводится с должности мастера на должность начальника строительного участка с 20.05.2024.
2. Изложить п. 1.1 трудового договора в следующей редакции: „Работнику предоставляется работа по должности «начальник строительного участка»“.
3. Изложить п. 3.2 трудового договора в следующей редакции: „За выполнение трудовых обязанностей Работнику устанавливается оклад 78 000 (семьдесят восемь тысяч) рублей в месяц“».
Дополнительное соглашение о переводе на другую должность
Соглашение составляют в дополнение к трудовому договору, если нужно перевести сотрудника в другое подразделение либо на другую должность — вышестоящую, нижестоящую.
Издать приказ. В нем надо указать причину перевода, например повышение в должности, заявление работника, медицинское заключение, авария на производстве.
Приказ о переводе на другую должность. Форма Т-5
Приказ о переводе на другую должность издают, если сотрудник меняет вид деятельности по взаимному согласию с работодателем. Если меняется только название должности, а суть работы остается прежней, составлять приказ не надо.
Сделать запись в трудовой книжке. Вот как можно сформулировать запись о переводе на другую должность в другой отдел: «Переведена на должность заместителя начальника в отдел управления персоналом».
Сдать подраздел 1.1 формы ЕФС-1. Это нужно сделать не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем издания приказа о переводе.
Сведения о кадровых событиях. Форма ЕФС-1
Чтобы подать в Социальный фонд России, СФР, сведения о заключении и расторжении трудового либо гражданско-правового договора, а также о ряде других кадровых событий, заполняют титульный лист, подразделы 1 и 1.1 раздела 1 единой формы отчетности ЕФС-1.
Причины для отказа в переводе
Если работник просит перевести его на другую вакантную должность, ему можно отказать только в одном случае — у сотрудника нет необходимых деловых качеств, например нужного образования, навыка или опыта.
Если работник письменно потребует объяснить ему причину отказа в переводе, работодатель должен в течение 7 рабочих дней дать ему письменный ответ — по аналогии с отказом в приеме на работу.
Составили шаблон, как примерно может выглядеть отказ в переводе на другую должность.
Отказ в переводе на другую должность
Работодатель составляет отказ по просьбе сотрудника, если тот хочет получить объяснение решения не переводить его на другую должность.
Что нужно запомнить
- По общему правилу работника можно перевести на другую работу только с его письменного согласия. Но есть исключения. Например, если случилась производственная авария и нужны люди, чтобы устранить последствия, работников можно перевести и без их согласия, просто по приказу. Максимальный срок такого перевода — 1 месяц.
- Перевод бывает постоянный и временный. Они отличаются по оформлению. Так, при временном переводе не нужно делать запись в трудовой книжке работника и сдавать на него в социальный фонд подраздел 1.1 ЕФС-1.
- Человеку, которого переводят на другую работу, нельзя установить испытательный срок. При этом неважно, это постоянный или временный перевод.
- Если сотрудник принес медицинское заключение, по которому он не может выполнять текущие обязанности, работодатель должен предложить ему перевестись на другую подходящую работу, если такая есть. А если ее нет, сотрудника надо отстранить от работы без оклада либо уволить, если по медзаключению он не может выполнять текущие обязанности дольше 4 месяцев.
- Если работник просит перевести его на вакантную должность в компании, отказать ему можно, только если у него нет необходимых деловых качеств. Например, нужного опыта или уровня образования.
С какими сложностями вы сталкивались при оформлении перевода внутри организации на другую должность?
starceva_o, добрый день! Роструд недавно разъяснил — при переводе на другую должность заново проходить медосмотр не нужно, если (Письмо Роструда от 08.05.2024 № ПГ/08357-6-1):
— после перевода не изменились класс вредности, состав вредных и опасных факторов и периодичность проведения медосмотров;
— не истек срок действия заключения о предыдущем медосмотра.
Здравствуйте, учитывается ли предыдущий стаж при переводе с должности бухгалтера по кассовым операциям на должность ведущего специалиста по закупкам в рамках одной организации. Заранее спасибо
lena.mordov.13, здравствуйте!
Вас интересует стаж в одной компании, стаж в профессии или стаж для пенсии?
вручили уведомление «о перемене должности».
В связи с изменением организационной структуры ООО«Альфа»(письмо генерального директора от 16.10.2024г. № 001-06/11417) уведомляем Вас о том, что с момента введения в действие с 01.01.2025г. штатного расписания должность «механика» будет переименована в «техник первой категории» и находиться будет в структурном подразделении «электротехнический участок». Должностной оклад составит 16748,00 рублей.
Просим Вас в срок до 27.12.2024г. сообщить в письменной форме о своем согласии, либо отказе на изменение. Если Вы не согласны на переименование должности, Вам будет предложена другая имеющаяся в учреждении работа, которую Вы можете выполнять с учетом состояния здоровья. Если Вы откажетесь от перевода или подходящей работы в учреждении не будет, трудовой договор с Вами будет прекращен по п.7ч.1ст77ТК РФ.
Вопрос состоит в том, что правомерно ли переименовать должность механика на техника первой категории и перевести в другой участок, если я работаю с 2019 года механиком в механо-транспортном участке.
nata.zay75, добрый день!
К сожалению, на вашей ситуации мы не специализируемся.
Мы — медиа для бизнеса. Рассказываем про налоги, бухучет и маркетинг.
заставили проходить предварительный медицинский осмотр при переходе с одной должности на другую, хотя периодический осмотр проходила в ноябре 2023, правомерны ли их требования?