Пересортица товара: как учесть и оформить

В конце квартала магазин проводил инвентаризацию и обнаружил расхождение между расчетным и фактическим количеством товара на складе. В учете было 5 кг яблок «гренни» и 5 кг яблок «семеренко», а на деле — 1 кг «гренни» и 9 кг «семеренко». Если такое случилось, значит, магазин столкнулся с пересортицей, или пересортом.

Рассказываем, что такое пересорт товара, почему он возникает и как его документально оформить и отразить в учете.

Пересортица — это расхождение между двумя видами одного товара. По одному числится недостача, по другому — излишек в таком же количестве.

У Светланы магазин художественных товаров. По данным складского учета, в подсобке должно храниться 2 коробки синих кистей и 4 коробки красных. Фактически на момент проведения инвентаризации там 1 коробка синих и 5 коробок красных кистей. Это означает, что произошла пересортица.

Вот какие документы регулируют порядок действий при пересортице:

• определение и причины пересортицы — письмо УФНС по Москве от 17.02.2010 № 16‑15/016379;
• как учитывать расхождения при инвентаризации — п. 28 положения о бухучете, утв. приказом Минфина России от 29.06.1998 № 34;
• что делать с пересортицей в бухучете — п. 5.3 типовых рекомендаций, утв. приказом Минфина России 13.07.1995 № 49.

Чтобы расхождение товара можно было считать пересортицей, оно должно соответствовать трем признакам:

• пересортицу выявили среди товаров одной категории или группы;
• она возникла за один и тот же проверяемый период;
• произошла по вине одного и того же сотрудника.

• поставщик неправильно промаркировал товар;
• кладовщик или продавец перепутал товары;
• были технические ошибки.

Поставщик неправильно промаркировал товар. Например, на карамель «Солнышко» наклеил штрихкод от карамели «Слива».

Кладовщик или продавец перепутал товары. Например, кладовщик вынес в торговый зал рис басмати, а в документах отразил сорт «жасмин». Или продавец пробил хлеб «Столичный», а покупатель забрал «Литовский».

Технические ошибки в учетной программе при ведении документов. Например, кладовщик вручную вводил номенклатуру товара в учетную программу по первичным документам и вместо горошка «Бондюэль» вбил «Хайнц».

Пошагово оформление пересортицы выглядит так:

1. Оформить сличительную ведомость.
2. Получить объяснительную записку от материально ответственного лица.
3. Внести предложение о зачете пересортицы.
4. Оформить приказ о зачете пересортицы.
5. Оформить ведомость учета результатов инвентаризации.

Записку составляют в свободной форме. В ней нужно указать:

• каких товаров и в каком количестве оказалось в излишке, а каких — недостача;
• почему произошла пересортица — например, из-за схожести упаковки товаров;
• какие меры примут, чтобы избежать подобных ошибок в дальнейшем;
• просьбу зачесть ошибку как пересортицу.

В документе указывают:

• информацию об инвентаризации, во время которой обнаружили пересортицу;
• наименование и количество товаров, по которым зафиксировали недостачу и излишки;
• информацию из объяснительной записки материально ответственного лица;
• данные из заключения технолога, которые подтверждают, что товары относятся к одной категории или одному виду, если такой документ есть.

• информацию о прошедшей инвентаризации;
• излишек и недостачу какого товара обнаружили;
• на какую сумму и в каких количествах;
• кратко причину случившегося.

Сложно определить, в какой момент произошла пересортица товара, поэтому в документах указывают дату обнаружения ошибки, то есть день проведения инвентаризации.

Пересортица товаров и порядок отражения ее результатов различаются в бухгалтерском и налоговом учете.

В налоговом учете нельзя сделать взаимозачет недостатков и излишков. Проще говоря, нельзя оформить пересортицу. Нужно отразить две операции:

• включить стоимость излишков во внереализационные доходы — п. 20 ст. 250 НК РФ;
• недостачу при отсутствии виновных лиц учесть во внереализационных расходах — подп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ. Но это доступно только бизнесу на ОСН, АУСН «Доходы минус расходы» и ЕСХН.

В бухгалтерском учете можно сделать взаимозачет. Проводки такие:

1. Пересортица — это одновременная недостача одного товара и излишек другого товара одно вида и в одинаковом количестве.
2. Считать пересортицей можно расхождение, если выполняются три условия: выявили среди товаров одной категории или группы за один и тот же проверяемый период у одного материально ответственного лица.
3. Чтобы выявить пересортицу, нужно провести инвентаризацию.
4. Пересортицу, выявленную при инвентаризации, важно правильно оформить документально.