Как привлечь работника к материальной ответственности

Если сотрудник потерял, сломал или украл имущество компании, нельзя просто списать ущерб из его зарплаты — надо действовать по закону. Иначе придется заплатить штраф за нарушение трудового законодательства и вернуть деньги работнику.

Рассказываем, каких правил должен придерживать работодатель, чтобы законно привлечь сотрудника к материальной ответственности и компенсировать убытки.

Что такое материальная ответственность работника

Материальная ответственность — это обязанность работника оплатить деньгами прямой ущерб, который он причинил имуществу компании. Она возникает, например, когда сотрудник сломал, повредил или потерял имущество работодателя.

Программист Иванов пьет кофе на рабочем месте. Горячую кружку поставил рядом с ноутбуком, опрокинул ее на клавиатуру, и компьютер сломался. После диагностики выяснилось, что ноутбуку нужен ремонт. Теперь Иванову придется компенсировать стоимость ремонта работодателю.

Отдельного закона о материальной ответственности работника нет, это понятие регулирует трудовой кодекс.

Когда получится, а когда не получится взыскать ущерб

• работодатель установил, что ущерб был, и доказал вину работника: ноутбук не включается, потому что сотрудник пролил кофе на клавиатуру;
• работник нарушил правила, например действовал не по трудовой инструкции или внутреннему уставу компании, и это повлекло за собой ущерб: пил кофе за рабочим столом, что запрещено внутренними документами.

Еще сотрудник не будет виноват, если:

• работодатель не обеспечил условия для хранения имущества, вверенного работнику. Например, работник неоднократно сообщал, что температура летом на складе не подходит для хранения продуктов, но работодатель не установил кондиционеры, и в жару продукты испортились;
• причинил ущерб имуществу организации, когда использовал его для самообороны. Например, сторож не должен платить за сломанную лопату, которой отбивался от воров.

Нельзя взыскать с работника неполученную выгоду, например менеджер опоздал на заключение договора, и сделка не состоялась.

Виды материальной ответственности

Материальная ответственность бывает двух видов: ограниченная и полная.

Ограниченная материальная ответственность. Такая есть у всех работников, которые подписали трудовой договор с организацией.

По закону сотрудник отвечает за причиненный ущерб в пределах среднего месячного заработка. Это означает, что взыскать больше с него не получится.

Уборщица случайно уронила и разбила кулер для воды стоимостью 40 000 ₽. Зарплата уборщицы — 30 000 ₽. Работодатель может потребовать возместить ущерб только 30 000 ₽. Это упрощенный пример, среднемесячный заработок рассчитывается по сложным правилам и почти никогда не равен окладу.

1. Работает на должности, которая предусматривает полную ответственность. Например, кассир, кладовщик, руководитель. Дополнительное условие — с сотрудником надо заключить отдельный договор о полной материальной ответственности: индивидуальной или коллективной.
2. Нанес ущерб умышленно.
3. Испортил имущество под воздействием алкоголя или наркотиков.
4. Причинил ущерб во время преступления или административного правонарушения. Например, толкнул коллегу, который упал на оргтехнику и повредил ее.
5. Разгласил охраняемую законом тайну: служебную или коммерческую.
6. Повредил вещи или товары не во время исполнения трудовых обязанностей. Например, работник использовал имущество компании в личных целях — взял фотокамеру на выходные, чтобы сфотографировать семью, и разбил ее.

Рассмотрим на примере, как работает полная материальная ответственность.

Главный бухгалтер обнаружил недостачу в кассе — 120 000 ₽. Комиссия установила, что кассир Дежнева отлучилась с рабочего места, оставив помещение кассы незакрытым.

С сотрудницей заключен договор о полной материальной ответственности → Компания может взыскать с Дежневой всю сумму причиненного ущерба, независимо от ее среднего заработка за месяц, — 120 000 ₽.

• умышленно;
• в нетрезвом состоянии;
• в результате преступления или административного правонарушения.

То есть, если он случайно сломал компьютер, при этом не был пьян, не бил, не кидал технику на пол, полную стоимость поврежденного компьютера взыскать нельзя.

Еще материальная ответственность бывает индивидуальная и коллективная. В первом случае работник несет ответственность лично. Во втором — ответственность распределяется между членами коллектива. Коллективная материальная ответственность наступает, когда:

• сложно разграничить ответственность каждого работника. Например, за хранение или перевозку товаров отвечают несколько сотрудников: охранники или экспедиторы;
• работу сотрудники выполняют совместно;
• работы входят в перечень, при выполнении которых можно ввести коллективную ответственность.

Без суда взыскать ущерб с коллектива сотрудников получится, если каждый участник согласен на это.

Как заключить договор о полной материальной ответственности

Если заключен отдельный договор о полной материальной ответственности, взыскать с сотрудника ущерб будет проще.

С кем заключают. Такой договор можно заключить не со всеми сотрудниками, а только с теми, кто:

• достиг 18-летнего возраста;
• работает с деньгами или иным имуществом, например товарами, сырьем и материалами;
• работает на должности, которая прописана в перечне должностей и работ, с которыми можно заключить договор о полной материальной ответственности.

Например, Беспалов был принят на должность кладовщика. Кладовщики — материально ответственные сотрудники. С ним заключили договор о полной индивидуальной материальной ответственности.

Если сотрудника переводят на другую работу, договор о полной материальной ответственности нужно перезаключить, так как меняются трудовые функции, должностные обязанности, состав имущества, за которое отвечает сотрудник. Если же по новой должности полная материальная ответственность невозможна, договор о ней расторгают.

Рекомендуем не использовать образцы из интернета, а составлять документ с юристом, чтобы адаптировать его к условиям в конкретной компании. Если потребуется обратиться в суд, с таким договором работодателю будет проще доказать свою правоту.

В договоре о материальной ответственности кассира можно прописать условие, что работодатель должен установить на входной двери кассы дополнительный сейфовый замок. А в договоре заведующего складом — условие о том, что работодатель должен установить на складе кондиционеры, которые будут поддерживать нужный температурный режим для хранения товара.

Работник не может отвечать за имущество и ценности компании, если работодатель не создал необходимые условия: не оборудовал кассу, не обеспечил нужный температурный режим.

Составляют договор письменно в двух экземплярах: работодателю и работнику. Стороны подписывают его во время передачи материальных ценностей: денег или иного имущества.

Как привлечь сотрудника к материальной ответственности

Алгоритм привлечения работника к материальной ответственности такой:

Шаг 1. Определить, сколько денег потеряла компания. Сюда входят:

• размер недостачи, если речь о деньгах или ином имуществе, за сохранность которого отвечал работник. Для этого проводят инвентаризацию соответствующего имущества;
• расходы на восстановление — например, ремонт или покупку нового имущества, если работник повредил его или уничтожил;
• расходы на компенсацию ущерба третьим лицам, например ущерб от ДТП по вине водителя компании, не покрываемый ОСАГО.

Сумму ущерба определяют по рыночным ценам на день, когда он был причинен: совершено ДТП, обнаружена недостача. Также компаниям нужно учитывать износ имущества по данным бухучета. ИП такой учет не ведут, и для них оговорка неактуальна.

Если вину работника и сумму материального ущерба можно установить по документам, комиссию можно не создавать.

Например, сотрудник виноват в ДТП, это зафиксировано постановлением ГИБДД о привлечении к административной ответственности, сумма материального ущерба будет понятна после ремонта автомобиля. Вина работника очевидна, а поэтому ущерб можно будет установить по документам от страховой компании и автосервиса.

Приказ нужно издать не позже чем через месяц после того, как комиссия установит размер ущерба. Если организация пропустила срок и не издала приказ или работник отказывается добровольно возместить ущерб, сумма которого превышает его среднемесячный заработок, взыскать деньги можно только через суд.

Шаг 5. Удержать долг из зарплаты. На основании приказа из дохода сотрудника удерживают стоимость ущерба, не превышающую среднемесячный заработок.

Если сотрудник согласен погасить ущерб полностью, то удерживают долг до того момента, пока он не будет полностью погашен. Если нет — компания или ИП может обратиться в суд, и тогда суд будет решать, сколько взыскать с сотрудника.

Как взыскать деньги с сотрудника

Если сотрудник испортил имущество компании, взыскать ущерб работодатель может тремя способами — по соглашению сторон, по своему распоряжению или через суд.

По соглашению сторон. Сотрудник заключает с работодателем отдельный договор о сроке и порядке компенсации ущерба. Стороны могут договориться о разных вариантах выплаты долга: работник может выплатить всю сумму сразу или в рассрочку, то есть отдавать частями несколько месяцев или лет. Рассрочку нужно оформить обязательством.

С кассиром организации А. В. Дежневой заключен договор о полной материальной ответственности. В июне в кассе обнаружили недостачу 16 000 ₽. Оклад Дежневой — 35 000 ₽.

Сотрудница написала обязательство полностью погасить долг за четыре месяца.

По распоряжению работодателя. Работодатель издает приказ, и ущерб вычитают из зарплаты сотрудника. Это возможно, когда сумма компенсации не превышает среднемесячный заработок. Работодатель может удерживать каждый месяц не больше 20% от зарплаты, уменьшенной на НДФЛ.

В августе по вине сотрудника Кондратьева вышел из строя принтер. Сотрудник несет ограниченную материальную ответственность. Размер ущерба — 12 000 ₽.

Расчетный период для среднего заработка — 12 месяцев. За этот период Кондратьев отработал 246 дней, без учета НДФЛ ему начислили 415 245,58 ₽.

В августе 23 рабочих дня. Средняя зарплата Кондратьева за этот месяц:

415 245,58 ₽ / 246 дней × 23 дня = 38 823,77 ₽.

Так как средний месячный заработок больше суммы ущерба, по приказу руководителя с Кондратьева удерживают 12 000 ₽.

Из каждой зарплаты сотрудника можно удержать не больше 20%. То есть из августовской зарплаты — 7764,75 ₽, а из сентябрьской — 4235,25 ₽.

Через суд. Если размер ущерба больше зарплаты и сотрудник отказывается погасить ущерб — взыскивать компенсацию придется через суд. В этом случае важно не пропустить срок, который установлен для обращения в суд — один год с даты, когда ущерб обнаружили.

Если срок пропустить, возместить ущерб, скорее всего, не получится. Если работник заявит о пропуске срока, суд откажет в возмещении.

А еще работодатель может простить долг сотруднику. Это решение нужно оформить приказом.

Главное

1. Материальная ответственность возникает, когда сотрудник сломал, повредил, украл или потерял имущество работодателя. Другой вариант: имущество исчезло и по чьей вине — непонятно. В этом случае возместить ущерб за счет сотрудника получится, если с ним заключен договор о полной материальной ответственности.
2. Матответственность бывает ограниченной и полной. Ограниченная есть у всех сотрудников, полная наступает только в определенных случаях.
3. Если у сотрудника ограниченная ответственность — руководитель может взыскать ущерб в пределах среднего месячного заработка. При полной — весь причиненный ущерб. Заключать договоры о полной материальной ответственности можно только с сотрудниками, которые занимают должности или выполняют работы, включенные в специальный перечень. К ним относятся, например, кассиры или кладовщики.
4. Чтобы получить с сотрудника компенсацию, нужно соблюдать определенную процедуру. Составить акт о происшествии, создать комиссию, провести инвентаризацию или расследование, получить объяснения сотрудника. По итогам — издать приказ об удержании ущерба с виновного.
5. Если комиссия признает работника виновным, руководитель может издать приказ об удержании суммы ущерба из зарплаты или стороны могут заключить соглашение с графиком платежей.
6. Когда сотрудник отказывается платить или ущерб больше среднего месячного заработка, дело должен рассматривать суд.