Пересортица товара: как учесть и оформить
В конце квартала магазин проводил инвентаризацию и обнаружил расхождение между расчетным и фактическим количеством товара на складе. В учете было 5 кг яблок «гренни» и 5 кг яблок «семеренко», а на деле — 1 кг «гренни» и 9 кг «семеренко». Если такое случилось, значит, магазин столкнулся с пересортицей, или пересортом.
Рассказываем, что такое пересорт товара, почему он возникает и как его документально оформить и отразить в учете.
Что такое пересортица товара
Пересортица — это расхождение между двумя видами одного товара. По одному числится недостача, по другому — излишек в таком же количестве.
У Светланы магазин художественных товаров. По данным складского учета, в подсобке должно храниться 2 коробки синих кистей и 4 коробки красных. Фактически на момент проведения инвентаризации там 1 коробка синих и 5 коробок красных кистей. Это означает, что произошла пересортица.
Вот какие документы регулируют порядок действий при пересортице:
- определение и причины пересортицы — письмо УФНС по Москве от 17.02.2010 № 16‑15/016379;
- как учитывать расхождения при инвентаризации — п. 28 положения о бухучете, утв. приказом Минфина России от 29.06.1998 № 34;
- что делать с пересортицей в бухучете — п. 5.3 типовых рекомендаций, утв. приказом Минфина России 13.07.1995 № 49.
Чаще всего расхождение товара обнаруживают при проведении инвентаризации. Это проверка активов и обязательств, которые числятся на балансе компании. ИП проводят инвентаризацию по желанию.
Чтобы расхождение товара можно было считать пересортицей, оно должно соответствовать трем признакам:
- пересортицу выявили среди товаров одной категории или группы;
- она возникла за один и тот же проверяемый период;
- произошла по вине одного и того же сотрудника.
Что нельзя считать пересортицей
Если на одном складе обнаружили 12 лишних коробок черных шариковых ручек, а на другом — недостачу стольких же синих, это нельзя считать пересортицей. Товар принимали разные материально ответственные лица.
Не получится учесть как пересортицу, если на том же складе появится 12 лишних коробок маркеров или пропадет 12 коробок маркеров. Это разные наименования и виды товара. Лишние коробки будут считать излишками, а нехватку коробок — недостачей.
Причины возникновения пересортицы и как ее избежать
Пересортица может возникнуть в следующих случаях:
- поставщик неправильно промаркировал товар;
- кладовщик или продавец перепутал товары;
- были технические ошибки.
Поставщик неправильно промаркировал товар. Например, на карамель «Солнышко» наклеил штрихкод от карамели «Слива».
Кладовщик или продавец перепутал товары. Например, кладовщик вынес в торговый зал рис басмати, а в документах отразил сорт «жасмин». Или продавец пробил хлеб «Столичный», а покупатель забрал «Литовский».
Технические ошибки в учетной программе при ведении документов. Например, кладовщик вручную вводил номенклатуру товара в учетную программу по первичным документам и вместо горошка «Бондюэль» вбил «Хайнц».
Как оформить пересортицу
Пошагово оформление пересортицы выглядит так:
- Оформить сличительную ведомость.
- Получить объяснительную записку от материально ответственного лица.
- Внести предложение о зачете пересортицы.
- Оформить приказ о зачете пересортицы.
- Оформить ведомость учета результатов инвентаризации.
Оформить сличительную ведомость. По итогам инвентаризации бухгалтер оформляет сличительную ведомость по форме ИНВ-19 в двух экземплярах: один остается в бухгалтерии, а второй передают материально-ответственному сотруднику.
Получить объяснительную записку. Материально ответственное лицо, например кладовщик, должен представить объяснение на имя председателя инвентаризационной комиссии.
Записку составляют в свободной форме. В ней нужно указать:
- каких товаров и в каком количестве оказалось в излишке, а каких — недостача;
- почему произошла пересортица — например, из-за схожести упаковки товаров;
- какие меры примут, чтобы избежать подобных ошибок в дальнейшем;
- просьбу зачесть ошибку как пересортицу.
Внести предложение о зачете пересортицы. Председатель инвентаризационной комиссии оформляет отдельным документом предложение о зачете пересортицы и направляет руководителю компании или ИП.
В документе указывают:
- информацию об инвентаризации, во время которой обнаружили пересортицу;
- наименование и количество товаров, по которым зафиксировали недостачу и излишки;
- информацию из объяснительной записки материально ответственного лица;
- данные из заключения технолога, которые подтверждают, что товары относятся к одной категории или одному виду, если такой документ есть.
Оформить приказ о зачете пересортицы. Если руководитель согласен с предложением о зачете пересортицы, он оформляет приказ. В нем указывают:
- информацию о прошедшей инвентаризации;
- излишек и недостачу какого товара обнаружили;
- на какую сумму и в каких количествах;
- кратко причину случившегося.
В приказе руководитель фиксирует свое решение по поводу недостач, которые не удалось закрыть зачетом излишков при пересортице. Если виновных не обнаружили, придется списать пересортицу в расходы.
Если виновных нашли, с них нужно получить компенсацию. В отдельной статье рассказали, как правильно привлечь сотрудника к материальной ответственности.
Оформить ведомость учета результатов инвентаризации. В ведомости ИНВ-26 указывают, как будут регулировать расхождения: пересортицей, списанием или отнесением на виновных лиц.
Сложно определить, в какой момент произошла пересортица товара, поэтому в документах указывают дату обнаружения ошибки, то есть день проведения инвентаризации.
Как провести пересортицу в учете
Пересортица товаров и порядок отражения ее результатов различаются в бухгалтерском и налоговом учете.
В налоговом учете нельзя сделать взаимозачет недостатков и излишков. Проще говоря, нельзя оформить пересортицу. Нужно отразить две операции:
- включить стоимость излишков во внереализационные доходы — п. 20 ст. 250 НК РФ;
- недостачу при отсутствии виновных лиц учесть во внереализационных расходах — подп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ. Но это доступно только бизнесу на ОСН, АУСН «Доходы минус расходы» и ЕСХН.
В бухгалтерском учете можно сделать взаимозачет. Проводки такие:
Главное
- Пересортица — это одновременная недостача одного товара и излишек другого товара одно вида и в одинаковом количестве.
- Считать пересортицей можно расхождение, если выполняются три условия: выявили среди товаров одной категории или группы за один и тот же проверяемый период у одного материально ответственного лица.
- Чтобы выявить пересортицу, нужно провести инвентаризацию.
- Пересортицу, выявленную при инвентаризации, важно правильно оформить документально.
Сталкивались ли вы с пересортицей? Удалось ли выяснить причины расхождения товаров?