Как пережить двухнедельную миграцию 20 тысяч аккаунтов из Notion
За две недели в период ухода Notion из России на TEAMLY, платформе для совместной работы, стало в 10 раз больше аккаунтов. Владимир Манеров, исполнительный директор сервиса, рассказал, как переварить десятикратный рост клиентов в очень сжатые сроки.
26 августа 2024 года был обычный рабочий понедельник. Обсуждали с коллегами, уйдет ли Notion с российского рынка. Решили, вряд ли, хотели бы — давно сделали. И занялись другими, более насущными вопросами. А в ночь на 27 августа платформа известила российских пользователей, что через 2 недели их личные кабинеты заблокируют.
Что значит сервис Notion в России и мире
Notion — это гибкая функциональная платформа, в которой можно сделать рабочее пространство как для блогера с крошечной аудиторией, так и для многотысячной корпорации. Создавались целые сообщества о том, как вести заметки на платформе, проводились вебинары, кто-то даже строил бизнес на создании рабочих пространств.
Конечно, аудитория в России была огромной, и всем предстояло найти надежную отечественную платформу для хранения своих баз данных. Уже утром 27 августа на платформе TEAMLY появились десятки новых аккаунтов. Это были личные записи, небольшие стартап-команды и промышленные гиганты — все вперемешку.
Мы были готовы? Пожалуй, да
К нам и раньше обращались с просьбой перенести базу знаний и рабочие пространства с Notion на TEAMLY, поэтому у нас была разработана программа-мигратор. С ее помощью уже помогли полностью мигрировать нескольким крупным компаниям. Этот опыт дал хорошую базу, чтобы усовершенствовать мигратор в первые же дни массового перехода.
А он был действительно массовым.
Утром 27 августа уже наблюдался большой наплыв. Мы не сразу поняли, что происходит, первая мысль — спам-атака. Суточная норма была превышена еще до обеда — все пытались мигрировать, и у нас выстроилась очередь из нескольких десятков компаний. Пользователей в этом винить нельзя — на сайте заявлена возможность перенести все документы и люди решили воспользоваться этой функцией.
Но пока мы могли обеспечить одновременную миграцию нескольких аккаунтов. Условно: 2 крупных на 100 Гб информации и 30 небольших — по 5 Гб. Если крупных нет, то можно перенести побольше маленьких. Это, конечно, условные цифры, все аккаунты разные и объем информации сильно отличается.
Если же переехать пытается сотня аккаунтов сразу, то емкость сил мигратора исчерпывается в самом начале. А все остальные не понимают, почему их данные не переносятся и задают свои вопросы техподдержке.
В общем, уже в первый день стало понятно, что нас ждет интересный опыт.
Самый горячий период
Час Х ожидался 9 сентября, а 12 сентября вступал в силу пакет санкций США, ограничивающий оказание IT-услуг российским аккаунтам. И чем ближе этот день, тем больше нарастало напряжение.
Вызов №1 — большая очередь на миграцию. Сначала мы ограничили перенос 20 страницами, чтобы все желающие могли хотя бы ознакомиться с интерфейсом, попробовать сделать какие-нибудь операции, создать новые страницы и т.д. Довольно быстро мы поняли, что это неудобно — люди хотели бы видеть если не всю свою базы данных, то хотя бы полные пространства и связи между статьями. Так что мы откатили ограничение в тот же день.
Одновременно с этим мы начали работу по оптимальному решению проблемы. Мы создали несколько кластеров на новых серверах, которые были независимы друг от друга. На них параллельно могут идти сразу сотни миграций. Так мы навели порядок и очередь из 3000 аккаунтов уже не выглядела такой устрашающей, хоть они прибавлялись каждый час.
Вызов №2 — большой поток новых пользователей. TEAMLY — наиболее близкая альтернатива Notion, но отличия все-таки есть. Да и сама ситуация с экстренным переездом всегда обязательно сопровождается большой нагрузкой на техподдержку. Вопросы задают самые разные: одни спрашивают, где какая кнопка, другие уточняют, когда получится мигрировать их аккаунт, у третьих неполадки в штатной работе. И специалисты поддержки не могут игнорировать ни один из них.
Чтобы упорядочить процессы мы:
- Временно расширили команду поддержки — усилили её специалистами из разработки и отдела продаж. 2–3 человека следили за ситуацией 24/7.
- Запустили ежедневные онлайн-демо продукта и вебинары, где показывали, как работает мигратор и отвечали на вопросы, — они проходили каждый час.
- Отдел маркетинга регулярно выпускал полезные посты и статьи в медиа и соцсетях.
- Осенью мы готовим обновление, в котором уже были планы по внедрению фичей — аналогов Notion. Оно пришлось очень кстати, и мы подготовили роадмап, где показали, какие функции вскоре появятся (элементы интерфейса, формулы, ролл-апы и т.п.).
Таким образом, удалось сильно сгладить растерянность пользователей, которые не собирались никуда переезжать, но вынуждены это сделать. Мы отвечали на все вопросы в разных форматах в массовых каналах и личных сообщениях на всех возможных площадках.
Вызов №3 — кто-то не успел. Анонс ухода Notion был неожиданным. Не было понятно, как все будет происходить. Получится работать с VPN или просто как-то обойдется? Одни заняли выжидательную позицию, другие выбрали другой сервис, который им в итоге не подошел, третьи вообще были в отпуске и не знали новостей. Конечно, мы хотели дать возможность переехать тем, кто не смог или не захотел раньше, и после 9 сентября.
Поэтому как только появились ресурсы, мы начали готовить программу-мигратор из архива Notion. Сейчас он уже работает. Релиз состоялся спустя 2 недели после ухода Notion, и те, кто пытался продолжать работу через VPN, оценили удобство этого подхода.
Бонусный вызов для менеджеров. Все происходило очень быстро, и руководителям надо было организовать процессы максимально эффективно. В первый момент подключаешься к общей панике и тушишь пожары. Трудно закрыться в тишине в кабинете, чтобы спокойно обдумать выход из ситуации. Но именно это стоит сделать.
Когда мы поняли это, сразу разделили активы на стратегов и тактиков. Команда стратегии придумывала глобальные решения, предлагала гипотезы, а операционкой занимался линейный персонал. Это помогло избежать скоропалительных решений.
С одной стороны, мы могли быстрее организовать все процессы, если бы сделали это в первый день. С другой — поняли это на 2–3 день, а не спустя 3 месяца. Потеряли совсем немного времени и в итоге все равно смогли все разрулить.
Выводы после пиковой нагрузки
Если не брать в расчет специфические ситуации, глобально было всего три группы проблем:
- Скорость. Иногда люди ждали переезда по несколько дней. Мы делали все, чтобы ускорить процессы, но физику не обманешь — приходилось ждать своей очереди.
- Человеческий фактор. Случалось, что миграция закончилась, а у человека в личном кабинете ничего не появилось. В чем проблема? Чаще в неправильно настроенной интеграции перед переносом — ненажатая кнопка, запрет на перенос, установленный еще при регистрации в Notion 5 лет назад и т.п. Мы призывали точно следовать инструкциям, разместили их везде, где было возможно. Но помогало не всегда.
- Внутренние правила Notion. Интеграцию нельзя распространить на все статьи в один момент, нужно ждать до 1,5 часов. Это раздражало пользователей, которые хотели начать работу как можно скорее.
А вот, с чем проблем не было:
- 90% миграций прошли успешно: сохранились все нужные связи, базы и даже эмодзи;
- нужно отдать должное команде: сейчас, когда основной ажиотаж спал, мы понимаем, какой огромный это вал работы, и без хорошо слаженных действий с ним не справиться — нам удалось быстро организовать крутую техподдержку и маркетинг, а атмосфера была вполне дружелюбной;
- система выдержала огромный наплыв пользователей: TEAMLY продолжает работать все также надежно, как и раньше — с той лишь разницей, что вместо сотен аккаунтов стало десятки тысяч.
Важно разделять стратегические и рутинные вопросы. В первые дни я вместе с остальными менеджерами и разработчиками занимался операционными вопросами — что настроить, как актуализировать очередь, где повесить инструкции. В операционке было потеряно время, которое стоило направить на разработку стратегии. Немного, но это забрало много умственного ресурса, который можно было расходовать эффективнее.
Ситуация с Notion показала, что будущее — за российскими сервисами. Функционал TEAMLY во многом повторяет функционал Notion, освоить его легко. Мы уже внедрили умные таблицы, интеграции, API, AI-ассистента, готовые шаблоны, осенью планируем большое обновление интерфейса. В общем, мы рады большому притоку новых клиентов, хотя пришлось интенсивно поработать.
Будущее — за российскими сервисами
И наконец: вложения в команду — это важнейшие вложения. Не перестаю ценить наш коллектив за скорость, собранность и единство. И это результат долгой настройки внутренней коммуникации: от подбора персонала до его развития. Этим можно и нужно заниматься, когда все спокойно, чтобы в случае аврала получать такой фидбек. Критические ситуации всегда показывают, кто работает над корпоративной культурой, а кто нет.
Какую платформу выбрали взамен Notion? Если уже переехали на TEAMLY — расскажите о своем опыте.