Что делать, если хочется автоматизировать рабочие процессы, а сотрудники вместо благодарности пишут заявления по собственному желанию
Эту статью написал участник сообщества
Алина Рожина
Менеджер по развитию компании Directum
Редакция «Бизнес-секретов» бережно сохранила авторский стиль, орфографию и пунктуацию — наши модераторы ничего не меняли
Написать статьюЧто делать, если хочется автоматизировать рабочие процессы, а сотрудники вместо благодарности пишут заявления по собственному желанию
Эту статью написал участник сообщества
Алина Рожина
Менеджер по развитию компании Directum
Редакция «Бизнес-секретов» бережно сохранила авторский стиль, орфографию и пунктуацию — наши модераторы ничего не меняли
Написать статьюЧасто в компании руководство принимает решение внедрить информационную систему, но благие намерения разбиваются о реальность в виде сопротивления коллектива. Почему? Ведь автоматизация процессов — это развитие бизнеса, ускорение работы и забота о самих сотрудниках. Такая история произошла в одной строительно-монтажной компании из Екатеринбурга. На ее примере расскажу, почему люди саботируют изменения и как с этим справиться.
Скандалы и слезы
Саботаж может проявляться по-разному: игнорирование новой ИС, слезы, скандалы, демонстративная критика изменений, намеренные ошибки при работе с ПО.
У некоторых компаний так и не получается решить проблему. Тогда корпоративная система, которая могла стать катализатором развития бизнеса, «ложится на полку».
«С нами это случилось, когда мы только начали запускать систему Directum Lite в промышленную эксплуатацию. Сотрудники приходили к руководителям: кто-то пугал увольнением; механики грозились „поставить технику к забору“, чтобы не оформлять процессы в системе; другие нервничали, когда надо было просто загрузить документ. Когда мы пришли и сказали: „С понедельника вам надо работать в новой программе“, — это вызвало огромное сопротивление».
Лейла Алекперова
Руководитель проекта внедрения в компании ООО «ПТС»
Почему хорошее воспринимается как плохое
В описываемом кейсе руководство пропустило важный этап — разговор с сотрудниками. Надо учитывать особенность коллектива. В этой компании многие работают подолгу, средний возраст — 45+. Внезапно менять процессы, да еще и «без объявления войны» им было очень трудно.
В любых компаниях постоянно нужно решать текущие срочные проблемы и действовать быстро, а вот внедрение ПО не воспринимается как приоритетная задача. В череде рабочих вопросов многие руководители забывают просто по-человечески объяснить команде причины своих решений. Так что история ООО «ПТС» не уникальна.
«Люди боялись выходить из зоны комфорта, так как уже привыкли работать определенным образом. Им на старте не рассказали о причинах появления системы и не объяснили ее ценность для бизнеса. Программу запустили, и все, дальше ее использование пустили на самотек».
Лейла Алекперова
Руководитель проекта внедрения в компании ООО «ПТС»
Как сделать переход на новое ПО мягким
Нет какого-то простого способа преодолеть коллективный страх изменений. Это всегда комплексные меры. В первую очередь нужно проявить терпение и понимание к сотрудникам. Даже если система достаточно проста и ее интерфейс интуитивно понятен, для команды это нечто новое и непривычное. Без обучения и привыкания не обойтись, а чтобы сотрудники хотели выйти из зоны комфорта, нужна мотивация.
Что делать, чтобы избежать бойкота? Я предлагаю выполнить пять действий:
Расскажите сотрудникам, почему ИС — это выгодно и удобно. Поделитесь аналитикой, сколько времени тратилось на поиск потерянных уведомлений, как компания сэкономит при использовании нового ПО, насколько легче будет сотрудникам после оптимизации процессов. Если все будут понимать ценность для себя, это поможет повысить лояльность к изменениям.
Обучите сотрудников работе в ПО именно по вашим процессам. Каждый вендор предлагает услуги по обучению пользователей, но вы можете и сами организовать серию обучающих встреч.
Выделите ответственного за систему. Назовем этого человека «центр компетенций по системе», чтобы сотрудники всегда знали, к кому они могут подойти, если в процессе работы стало что-то непонятно.
Введите систему мотивации. Она может быть как позитивная, например премирование, так и негативная — санкции и штрафы. Этот метод подходит далеко не всем компаниям, но такой вариант тоже существует.
Выпустите приказ о работе в ПО. В нем пропишите, какие сотрудники теперь работают в системе, какие документы вы принимаете только в электронном виде. Должно быть четкое понимание границ, где и какая работа ведется исключительно в электронном виде, а где изменений нет. Проявите твердость и сами следуйте установленным правилам.
«Мы прошли все стадии принятия: отрицание, гнев, торг, депрессия и собственно принятие. Сначала несколько сотрудников написали заявление на увольнение, и директор их даже подписал. Было важно проявить твердость и показать, что мы не вернемся к прежним процессам. Я проводила беседы, каждого выслушивала и объясняла причины перехода на Directum Lite. Показывала, как загрузить документы, как запустить согласование, учила и помогала. Руководитель выделял время на планерки, также выслушивал и объяснял свою точку зрения. В итоге день за днем, разговор за разговором эмоции утихали. Люди забирали заявления, начинали понимать и пользоваться новой программой».
Лейла Алекперова
Руководитель проекта внедрения в компании ООО «ПТС»
Счастливый конец
Не ждите, что на принятие нового ПО уйдет три дня, но усилия обязательно дадут результат и помогут повысить эффективность бизнеса. Когда каждый сотрудник станет уверенным пользователем ИС, тогда вы сможете проанализировать статистику и подсчитать выгоду.
«Сейчас все привыкли, что могут с закрытыми глазами запускать любые задачи в Directum Lite. Некоторые признаются, что не представляют, как раньше работали на бумаге и их это устраивало. Мы действительно рады, что преодолели стадию притирки».
Лейла Алекперова
Руководитель проекта внедрения в компании ООО «ПТС»
Компания работает в системе уже почти пять лет. За это время она добилась отличных результатов:
- 75 сотрудников работают в системе;
- на 90% выросла исполнительная дисциплина;
- в три раза сократилось время передачи документа на исполнение;
- оцифрованы и оптимизированы процессы согласования документов;
- сотрудники видят, на каком этапе находится запущенный ими процесс;
- пользователям нравится взаимодействовать через постановку задач и выдачу поручений;
- у руководителя высвободилось время на другие важные задачи.
Не пренебрегайте инструкцией от вендора
Обычно вендор разрабатывает справку по работе с системой и предлагает услуги по обучению.
Перед покупкой оцените, насколько у продукта развито сообщество пользователей. Бесценно, если есть ресурсы, где вы всегда можете:
- найти похожие кейсы и задать свои вопросы;
- почитать статьи и новости из области автоматизации;
- посетить вебинары, где эксперты рассказывают о новинках, показывают кейсы клиентов и делятся лайфхаками.
Не пренебрегайте информацией от вендора, если опасаетесь, что можете столкнуться с саботажем в своей компании.
Какими информационными системами пользуетесь в своем бизнесе? Расскажите, в чем их плюсы и минусы?