6 фатальных ошибок проектов по автоматизации бизнеса

Согласно различным опросам и мнениям экспертов, в России более 74% компаний активно занимается проектами по автоматизации бизнес-процессов при этом более 50% предприятий МСБ в РФ охвачены автоматизацией. Очевидно, что тренд на автоматизацию сегодня это не дань моде, а работающий инструмент: где-то для выживания, где-то ради выигрыша в конкурентной борьбе, где-то в повышении эффективности бизнеса.

Как снизить риски проекта по автоматизации и выбора программного обеспечения? Какие фатальные ошибки сегодня лучше не допускать? Разберем организационные аспекты и аспекты, связанные с выбором систем автоматизации.

Одной из главных организационных ошибок в проектах по автоматизации процессов является отсутствие выделенного человека со стороны заказчика. Сотрудника, который:

Особенно важно выделение человека на проекты внедрения бизнес критичных систем. Например, для сервисных компаний — это несомненно системы автоматизации процессов обслуживания оборудования, техподдержки и выездного сервиса или так называемые help desk системы, или field service management системы для автоматизации выездного сервиса.

Почему кроме времени необходимо наделить руководителя проекта полномочиями, включая полномочия причинения неприятностей? По данным отчета The Standish Group Reports, на протяжении многих лет ключевыми факторами для успешного проекта являются:

Те самые полномочия, позволяют снизить риски, связанные с отсутствием вовлечения сотрудников и отсутствием поддержки руководства. Поверьте, большинство сотрудников будет саботировать участие в новом проекте и, тем более в начале работы в новой системе автоматизации. Потому что “лень”, потому что “зачем оно мне надо?”, потому что люди в принципе не любят изменений.

Да, любые нововведения и проекты внутри коллектива нужно тоже продавать, однако в случае невозможности/неуспешности использования пряника, кнут может особенно пригодиться.

Этот пункт также является одной из самых частых причин провалов проектов автоматизации. Но он, пожалуй, стоит особняком. За 9 лет, с 2015 года мы пообщались с десятками тысяч компаний. И можем смело утверждать, что непонимание зачем и что именно нужно автоматизировать — одна из глобальных проблем на рынке в подобных проектах.

Она приводит к:

Кроме понимания того, в решении каких задач должна помочь система автоматизации, требования к ПО на этапе выбора крайне важны. Потому что системы серьезно друг от друга отличаются.

Например, на рынке систем автоматизации процессов поддержки есть:

Компании, которые приходят просто за “help desk” системой очень часто ошибаются в итоговом выборе.

Очень частая история на рынке — миграция с одного программного обеспечения на другое. В этом случае существует 2 основных сценария замены решения:

Но главная ошибка почти во всех проектах миграции — это попытка найти систему, которая по функциональности, возможностям и, главное, удобству будет “1 в 1” как старая. То есть как текущее решение, но при этом одновременно с дополнительными возможностями.

Есть ли возможность найти решение 1 в 1 и даже лучше? Да! Называется эта возможность — “заказная разработка”. Можно попробовать заказать написать решение с нуля, сформировав требования на основании текущего опыта. Второй вариант — найти платформу, которая обладает такой гибкостью, которая позволит спроектировать необходимую бизнес-логику и интерфейс так, чтобы быть похожей на текущее решение. В этом случае не забудьте заложить на подобный проект минимум несколько десятков миллионов рублей, пару лет времени и отсутствие гарантий получения положительного результата.

Во всех остальных случаях оставьте желание найти систему “как сейчас, но лучше” и определите ключевые требования, которым должно удовлетворять новое ПО. Далее ищите на рынке ту систему, которая будем этим требованиям максимально соответствовать.

Дело в том, что любая система изначально спроектирована для решения конкретных задач, как и абсолютно любой другой продукт от одежды до автомобиля. А значит ее объектная модель, сущности, связи и бизнес-логика сфокусированы на автоматизации конкретных аспектов бизнеса.

Заявки в отдел продаж отличаются от заявок в техподдержку и, тем более, отличаются от заявок на строительство небольшого объекта. Систему учета очень сложно адаптировать для автоматизации бизнес-процессов и наоборот. Поэтому не ищите и не пробуйте реализовать систему автоматизации всего. А если решились на заказную разработку подобной системы, закладывайте всё те же десятки миллионов рублей, годы и множество сопутствующих рисков. Как говорят, хороша ложка к обеду!

Совсем недавно у нас была очередная история, когда компания искала систему автоматизации выездных работ по обслуживанию сети АЗС. Пожеланием компании являлось доработка решения таким образом, чтобы она стала системой учета топливных карт и расхода топлива всех сотрудников компании, а не только выездных техников. Можно ли решить такую задачу? Несомненно! Можно ли найти ее решение в готовом виде за небольшие бюджеты? Нет!

На дворе 2024 год. Средняя ежемесячная зарплата программиста, без учета налогов и других расходов приближается к 200 000 рублей. Но мы регулярно сталкиваемся с ситуацией, когда даже небольшие компании от 5 до 50 человек, не найдя идеальную систему, принимают решение “разработать самостоятельно”. При этом, например, полнофункциональное использование Okdesk на 10 человек с мобильными приложениями как заявителя, так и исполнителя в год обойдется примерно в те же 200 000 рублей.

Ключевая проблема даже не в том, что собственная разработка первой версии — это дорого и долго. Проблема в том, что это потом нужно кому-то поддерживать.

Кроме этого, подобные проекты означают выделенных на разработку сотрудников. То есть им придется заниматься непрофильным для бизнеса компании направлением. А если вы не разработчик ПО, получается, что придется заниматься тем, в чем компетенций у компании нет.

К чему это приводит? Вероятность успеха подобных проектов катастрофически снижается дополнительно к тому, что большинство проектов по автоматизации и так заканчиваются негативно. Ключевые вопросы на который нужно себе ответить, прежде чем пробовать разработать самостоятельно очередной велосипед:

К слову, мы, являясь разработчиками ПО, не пишем собственную CRM-систему или систему финансового учета, а используем готовые решения, за подписку на которые также платим.

Несмотря на ситуацию последних лет и уход западных вендоров, многие компании стараются продолжать использовать зарубежные решения. Если это выверенная позиция с учетом всех рисков, то такой позиции и смелости можно позавидовать. Хуже обстоит дело с решениями, которые “мимикрируют” под отечественный софт. И когда заказчики, выбирая российское, обманываются.

Всегда проверяйте не только наличие ПО в реестре отечественного ПО, но и историю компании, а также учитывайте, где находятся серверные мощности владельца ПО, где хранятся данные и т.д. Например, на рынке help desk систем есть решения, которые позиционируют себя российскими и даже зарегистрировали здесь юридическое лицо.

Деньги они от продаж исправно на него получают. Но фактически россиянами таковыми не являются: живут вне РФ, команда разработки также находится за пределами РФ и т.д. Может ли в одночасье такой разработчик пойти по пути условной Jira? Ответ на этот вопрос каждый найдет для себя сам. Однако, если вы хотите надежного партнёра в части покупки у него ПО, проводить “скоринг” более тщательно!