Гайд для тех, кому предстоит миграция с Microsoft Visio
Microsoft Visio — это векторный графический редактор диаграмм, схем, планов и чертежей, который активно использовался в российских добывающих и энергокомпаниях, среди производителей микроэлектроники и электрооборудования, в страховых и финансовых компаниях и, конечно, в проектировочных и инженерно-строительных командах.
С мая 2024 года российским пользователям начали блокировать подписки Visio, и вопрос импортозамещения встал совсем остро. По нашей оценке, объем импортозамещения MS Visio на российском рынке в этом году увеличился в 3 раза, но доля использования MS Visio остается огромной. Переход происходит в безусловно экстремальных условиях. Помимо отключения от сервиса есть еще и законодательные дедлайны по импортозамещению, которые никто не отменял, — их только перенесли. Под двойным прессингом легко ошибиться. Поэтому мы упаковали свой пятилетний опыт внедрений в пошаговый гайд. Честный и понятный.
Аудит текущих бизнес-процессов и потребностей пользователей
Для начала важно четко понять, какие отделы компании используют в своей работе редакторы блок-схем, как часто и для каких задач. Пообщайтесь с лидерами команд, соберите цельную картину, в том числе проанализируйте процесс обмена блок-схемами между отделами. Какие типы схем могут читать и редактировать разные специалисты? Везде ли предусмотрена стыковка? У всех ли есть доступ к тем схемам, которые им нужны, в достаточном объеме? Такие аудиты полезны в любом случае, потому что помогают корректировать бизнес-процессы и убирают искусственные барьеры в обмене данными между командами.
Итак, какая информация вам нужна для подготовки к миграции с Microsoft Visio.
Соберите список пользователей редактора. Это уже про бюджет, потому что именно количество приобретаемых лицензий определит стоимость внедрения.
Составьте перечень типов создаваемой графики — сетевые схемы, организационные структуры, бизнес-процессы. Проверьте необходимость в специфических элементах библиотек, стилей и шаблонов (используются ли у вас рамки по ГОСТам для оформления технической документации, например?).
Уточните, есть ли у пользователей собственная наработанная база графических элементов, используемая в схемах. Заодно можно подумать над стандартизацией: если одни и те же схемы рисуют в разных отделах, то можно утвердить общую элементную базу.
Создайте карту функциональности, которая вам нужна: поддерживаемые расширения файлов (как правило, для комфортной работы нужны vsdx, vsd, dwg, svg, а также библиотеки vssx и xml), импорт/экспорт файлов, совместимость с операционными системами, требования ИБ. Эта карта станет основой ТЗ для потенциальных поставщиков.
Анализ рынка и выбор поставщика: 3 классических этапа
Этап 1. Формирование лонглиста. Проведите исследование рынка. Проще всего для этого зайти в Единый реестр российских программ, составить лонг-лист решений и первоначально оценить разработчиков на надежность — растет ли компания год к году или в упадке. Изучите сайты продуктов для понимания ключевой функциональности решений, частоты релизов и дорожных карт развития. Это позволит увидеть актуальную картину.
Этап 2. Определение функционально-технических требований. Здесь как раз пригодится карта функциональности, которую вы собрали внутри. Можно добавить к ней те опции, которые вы не использовали, но которые можно найти на российском рынке. Вряд ли это какой-то принципиально новый блок (графредакторы в этом смысле мало изменились за последние 5-6 лет). Но вполне можно прикрутить к любому коробочному решению какие-то удобные фичи, которые сделают жизнь пользователей в вашей компании лучше. Например, более современный интерфейс.
Этап 3. Отбор решений. Отфильтруйте нерелевантных поставщиков, проведите сравнительный анализ оставшихся (в том числе с точки зрения бюджета внедрений), сформируйте шортлист и выходите к вендорам на демонстрации продуктов, чтобы в режиме онлайн оценить продукт и задать все оставшиеся вопросы сразу на встрече.
Тестирование
Получите бесплатный период пользования продуктом. Оптимально вендор должен предоставить вам столько бесплатных тестовых лицензий, сколько вам необходимо, чтобы раздать всем ключевым пользователям. На этом этапе крайне важно:
- объяснить всем сотрудникам цели установки демо-версии ПО;
- проведите блиц-встречу сотрудников-участников тестирования с командой вендора, чтобы они сразу могли задать ключевые вопросы и получили контакты техподдержки — это позволит снизить негатив, если а процессе тестирования пользователи столкнутся с трудностями;
- определить четкие задачи тестирования;
- выделить время сотрудников на тестирование;
- обязательно собрать развернутые отчеты по тестированию.
В частности нужно проверить, как работает импорт файлов из Microsoft Visio: большинство схем должно открываться без потери данных, иначе переработка накопленной базы схем займет огромное количество времени и затормозит процессы. На базе обратной связи от пользователей нужно сформировать список доработок для команды разработчика.
В том числе проверьте, как работает служба поддержки вендора. Обсудите готовность команды разработки вносить изменения в дорожную карту. Работа с командой вендора должна быть прозрачной и эффективной.
Закупка
Значимый критерий при закупке — это размер партнерской сети вендора, чтобы можно было без лишних вопросов купить ПО у вашего доверенного поставщика или интегратора.
На этом этапе также важно оценить успешные проекты вендора в крупных компаниях: наличие таких проектов говорит в том числе и о том, что вся необходимая документация и информация будут оперативно предоставлены вам для своевременной закупки.
Развертывание продукта и привыкание к новому ПО
Проведите коммуникацию внутри команды — расскажите о том, как будет проходить переход, определите сотрудников, которые будут помогать команде в процессе адаптации, создайте кит обучающих материалов и откройте к ним доступ. Хотя в таком ПО, как редактор блок-схем, особого обучения не требуется, всё же будет дополнительным плюсом и придаст спокойствия, если вендор предоставляет обучающие материалы и будет готов провести обучение.
Определите приоритеты для миграции различных групп пользователей. Она должна проходить в несколько волн. Разделение позволит сохранить непрерывность бизнес-процессов компании и сделать миграцию менее болезненной.
Установите несколько контрольных точек, в которых вы будете оценивать, как проходит переход на новое решение. Это позволит не потерять связь с пользователями нового редактора, не допустить продолжения использования MS Visio отдельными сотрудниками и довести миграцию до финального удаления MS Visio со всех рабочих станций.
Использовали ли вы Microsoft Visio, и если да, то на какое решение перешли сейчас?