Подключим овердрафт бесплатноПодключим овердрафт бесплатноОткройте счет с возможностью потратить больше, когда бизнесу срочно нужны деньги.Откройте счет с возможностью потратить больше, когда бизнесу срочно нужны деньги.Узнать больше

РассылкиИдеи для бизнесаБизнес с нуляМаркетплейсыБухгалтерияЛайфстайлСправочникШаблоны документов
РассылкиИдеи для бизнесаБизнес с нуляМаркетплейсыБухгалтерияЛайфстайлСправочникШаблоны документов

Технология стандартного внедрения. Как перевести компанию на новое ПО без потерь


По данным исследования Ассоциации BPM-профессионалов, 74% крупных российских компаний активно занимаются проектами по автоматизации процессов. Дефицит кадров также стимулировал автоматизацию в сегменте малого и среднего бизнеса.

Но если часть компаний сегодня впервые внедряет специализированное ПО, наконец отказываясь от управления компанией в Excel, часть — заменяет привычные зарубежные продукты, которые ушли из России.

На TAdviser Summit 2024 глава Минцифры Максут Шадаев обозначил, что ведомство обсуждает введение дополнительного сбора за использование зарубежных цифровых решений. Это значит, что компании, которые до сих пор откладывали импортозамещение, в ближайшее время могут вынуждено столкнуться с внедрением нового ПО.

И тут их может ждать много неприятного — проблемы со сбором проектной команды, сложности с интеграцией нового решения в ИТ-ландшафт, перетраты бюджета. Справиться с этими проблемами и легче пережить процесс внедрения поможет ТСВ — технология стандартного внедрения ПО. В этой статье разберёмся, что это, для чего нужно и как её правильно использовать.

Что такое технология стандартного внедрения

Технология стандартного внедрения (ТСВ) — это методология внедрения ПО, которая позволяет самым эффективным способом ввести это ПО в реальную работу компании и получить от экономическую выгоду. По сути, это база знаний, где описаны рекомендации по всем процессам — от сбора проектной команды до организации технической поддержки.

Какую информацию можно найти в ТСВ
Рекомендации по управлению требованиями

Как собрать требования от сотрудников, которые будут работать в новой системе.

Как переложить функциональные требования на возможности системы.

Как вести бэклог пожеланий и задач на доработку решения.

Как приоритизировать задачи.
Правила работы с командой

Какие специалисты нужны в проектную команду.

Чем они будут заниматься.

Какие знания им будут нужны и где их получить.

Как контролировать и мотивировать команду.
Шаблоны документов

Функциональные требования.

Календарный план-график.

Протокол встречи.

Отчёт о ходе проекта.

Программа и методика испытаний.

Инструкции пользователя.
Правила ведения проекта

Как планировать и анализировать спринт.

Как контролировать сроки, бюджеты и ресурсы.

Как сформировать финансовый паспорт проекта.

Какие проектные мероприятия проводить.
Технические рекомендации

Как обновлять систему.

Как мониторить нагрузку на базу данных и сервера.

Лучшие примеры настроек и кода.

Чек-лист пользовательских настроек.

Критерии код-ревью.
Правила работы с пользователями

Как обучить пользователей работе с новым ПО.

Как организовать первую и вторую линии техподдержки.

Как корректно передавать задачи в техподдержку платформы.

Как собрать FAQ.

Обычно ТСВ используют в двух случаях:

  1. Если в компании впервые внедряют новое ПО и в принципе не знают, как выстроить процесс. В этом случае по ТСВ собирают проектную команду, обучают сотрудников, распределяют зоны ответственности.
  2. Если в компании уже внедряли разные продукты или разрабатывали собственные, но новое ПО вызывает много вопросов, то ТСВ помогает быстрее разобраться с особенностями продукта и его настройками.

Основная задача ТСВ — помочь внедрить новое ПО в компанию так, чтобы на это не ушло много времени и денег, проект довели до конца, а пользователи смогли успешно адаптироваться и работать в новой системе. Расскажу три истории из нашей практики, где ТСВ помогла достичь такого результата.

  • Методология стандартного внедрения ПО
    1/3

    Так может выглядеть ТСВ. Здесь описаны рекомендации по сбору команды и планированию спринтов по методологии Scrum

  • Методология стандартного внедрения
    2/3

    Так может выглядеть ТСВ. Здесь описаны рекомендации по сбору команды и планированию спринтов по методологии Scrum

  • Стандартное внедрение ПО
    3/3

    Так может выглядеть ТСВ. Здесь описаны рекомендации по сбору команды и планированию спринтов по методологии Scrum

Кейс 1: у руководителя проекта не было опыта внедрения IT-решений

Нашу систему купило госпредприятие, которому нужно было автоматизировать ЭДО. Руководителем проекта со стороны клиента назначили сотрудника, который до этого управлял строительством детских садов, — он мог организовать процесс, но не разбирался в ИТ-специфике.

Руководитель проекта сразу запросил ТСВ и постепенно вник во все технические детали. Систему успешно настроили, ЭДО автоматизировали, и наступил этап организации поддержки.

Здесь возникли новые сложности. Так как руководитель проекта уже погрузился в систему, он решил, что с поддержкой справится сам. Этап обучения пользователей тоже пропустили — сотрудник собирался взять это на себя.

Если бы почтовый ящик мог лопнуть от писем с вопросами, он бы это сделал. Адаптация людей без подробного обучения проходила сложнее, чем думал наш коллега. Тогда он снова обратился к ТСВ и организовал отдел поддержки: первую и вторую линию, типизацию и распределение запросов. Сейчас и сама система, и HelpDesk в ней работают стабильно.

Корпоративный портал для сотрудников с возможностью подать заявку в разные службы
Корпоративный портал для сотрудников с возможностью подать заявку в разные службы

Такой портал для отправки заявок в разные внутренние службы настроили для себя специалисты из «Спортмастера». В результате скорость обработки заявок выросла в 2 раза — теперь это занимает 19 минут вместо 41 минуты

Такой портал для отправки заявок в разные внутренние службы настроили для себя специалисты из «Спортмастера». В результате скорость обработки заявок выросла в 2 раза — теперь это занимает 19 минут вместо 41 минуты

Кейс 2: в проектной команде «вырастили» аналитика из HR-специалиста

История произошла в торгово-производственной компании с филиалами по всей стране. Клиент хотел автоматизировать КЭДО и кадровые процессы, чтобы оптимизировать временные и финансовые затраты на транспортировку документов и расходные материалы.

В роли руководителя проекта выступил функциональный заказчик — HR-директор. Следуя ТСВ, она собрала команду по прописанным рекомендациям и на роль аналитика выбрала своего заместителя по кадровым вопросам.

Эта девушка много работала с документами — согласовывала, оформляла, отправляла их по разным городам, и была рада автоматизировать рутинные операции. По советам из методологии она сама научилась описывать функциональные требования к процессам и вскоре перешла на должность полноценного бизнес-аналитика.

Позже она рассказала мне, что на тот момент уже устала от старой роли, но боялась двигаться в сторону IT-профессий. Внедрение нового ПО стало поводом изучить low-code и погрузиться в новую сферу. Сейчас она автоматизирует процессы для других отделов компании.

Кейс 3: IT-отдел внедрял новое ПО, не останавливая работу по другим проектам

Эта история случилась с крупным международным ритейлером, чей IT-директор выбрал наше решение для автоматизации бэкофиса. В то время сеть активно росла, но открытие новых точек в торговых центрах затягивалось, а за аренду нужно было платить регулярно. Чтобы решить вопрос с простоем площадей, процесс открытия решили автоматизировать первым.

IT-отдел компании был полностью укомплектован, поэтому внедрение проходило легко. Но постоянно прилетали другие задачи, заказчики спорили о приоритетах и внедрение затягивалось.

Тогда директор воспользовался рекомендациями по планированию загрузки из ТСВ и распределил рабочее время специалистов по принципу квот. Каждому подразделению выделили часы, в рамках которых функциональные заказчики выделяли самые важные задачи. Эти задачи учитывались при планировании спринта. Новый формат работы всех устроил и внедрение довели до конца.

Открытие точек ускорили с четырёх до двух месяцев. Постепенно в системе настроили 50+ бизнес-процессов. В том числе интеграцию с самописной SRM-системой головного зарубежного офиса.

Low-code конструктор для автоматизации бизнес-процессов в BPM-системе
Low-code конструктор для автоматизации бизнес-процессов в BPM-системе

Так выглядит low-code конструктор, обращаться с которым учит наша ТСВ. Этот скрипт автоматизирует расчёт суммы актов — они нужны, чтобы закрыть задачи в проекте с клиентом

Так выглядит low-code конструктор, обращаться с которым учит наша ТСВ. Этот скрипт автоматизирует расчёт суммы актов — они нужны, чтобы закрыть задачи в проекте с клиентом

Почему ТСВ не панацея и может не сработать

Ключевая проблема, с которой сталкиваются компании — невозможность выделить человеческие и временные ресурсы только на проект внедрения. Нанимать специалистов со стороны дорого, нагружать свои кадры дополнительными задачами больно для бизнеса.

Решить этот вопрос трудно. ТСВ показывает, как передать роли проектной команды штатным сотрудникам и обучить их. Но такой возможности правда может не быть. В этом случае каждая компания сама расставляет приоритеты.

В новоиспеченной проектной команде тоже может появиться своя энтропия. Страшно осваивать новое решение, брать на себя большую ответственность, разбираться самому и учить других. Конечно, если работать с мотивацией и выстроить систему поддержки, можно вырастить сильных специалистов. Но и это возможно не во всех компаниях.

Чтобы поддержать вас, расскажу позитивный пример из своего опыта. В моей команде есть бизнес-аналитик Ирина. 15 лет назад она работала в отделе внутреннего контроля мясного холдинга — отвечала за регламенты по контролю качества и охране производства. Однажды холдинг купил нашу BPM-систему, и так как она строится, по сути, на регламентах, а лучше Иры в этом никто не разбирался, проект внедрения поручили ей.

Не имея никаких IT-навыков, она прошла обучение, освоила low-code конструктор и постепенно стала настраивать процессы сама. Через несколько лет Ира стала главным low-code специалистом холдинга, а потом и вовсе пришла работать к нам. Поэтому не отчаивайтесь раньше времени — пользуйтесь ТСВ и цифровизируйте свою работу. Всё получится. Удачного вам внедрения!

T-API: автоматизируйте процессы, чтобы сотрудники занимались важной работой, а не рутиной

Предложение от Т-Банка

T-API: автоматизируйте процессы, чтобы сотрудники занимались важной работой, а не рутиной

  • Получение выписок и баланса счетов по своей компании и клиентам Т-Банка
  • Выставление счетов в личном кабинете, информация об оплате в вашей CRM
  • Управляйте платежными поручениями прямо из своей CRM или бухгалтерии
Узнать больше

АО «ТБанк», лицензия №2673

Юлия Пуртова
Юлия Пуртова

Есть ли у вас опыт внедрения корпоративного ПО? Как вы облегчали этот процесс для своей команды?


Больше по теме

Новости