Переход на КЭДО: опыт внедрения и советы для успешного старта

Многие компании приходят к необходимости автоматизировать HR-процессы с помощью кадрового электронного документооборота (КЭДО). Это помогает упростить взаимодействие сотрудников с HR-службой, снижает административную нагрузку, экономит средства на бумаге и доставке документов. Эффекты особенно ярко проявляются в крупных компаниях с большим объемом кадрового документооборота. Успех внедрения КЭДО во многом зависит от правильного выбора системы и грамотной организации процесса.

Расскажу, как мы выбирали вендора для себя, как проходит внедрение инструмента и с какими проблемами можно столкнуться на этом пути.

Бумажный документооборот несет в себе две основные проблемы: финансовую и организационную. Финансовая связана с доставкой бумаг и содержанием крупного кадрового отдела. Организационная — с высокой нагрузкой на специалистов кадровой службы. Сегодня команда iFellow насчитывает более 1000 сотрудников, из которых около 80% работают удаленно. Этот формат работы задает соответствующий темп и требования ко всем административным процессам, особенно в части документов.

Когда объем нашего документооборота с сотрудниками и контрагентами перевалил за десятки операций в день, стало очевидно, что процессы требуют автоматизации. Кроме того, согласно данным наших регулярных опросов удовлетворенности сотрудников (NPS), которые проводятся дважды в год, запросы на внедрение КЭДО в 2024 году заметно возросли.

Уже на этом этапе мы понимали, что внедрение КЭДО сопряжено с рисками. Один из самых значимых — недоверие части сотрудников к новой системе, что может негативно сказаться на доле тех, кто перейдет на цифровое взаимодействие. Также существует вероятность, что новая система может не оправдать ожиданий и, наоборот, добавить рабочей нагрузки специалистам по кадрам.

Чтобы минимизировать эти риски, мы следовали нескольким важным правилам:

Мы также установили метрики для оценки успеха проекта:

Процесс выбора КЭДО в нашей компании можно разбить на два ключевых этапа.

Этап 1. Первичный анализ рынка. Мы провели исследование рынка, чтобы получить актуальную информацию о доступных российских сервисах. На сбор, обработку данных и обсуждение ушло около недели. В итоге, мы сформировали список из четырех решений. Каждое из них обладало тем или иным ключевым преимуществом, будь то была надежная репутация и глубокая экспертиза в области кадрового администрирования, высокий темп роста клиентской базы и выручки, понятный интерфейс или возможность добавлять новые функции без дополнительных затрат на лицензии.

Этап 2. Проектирование. На этом этапе мы провели детальное тестирование сервисов, встречи с вендорами, проанализировали функционал каждой системы. После того как сделали выбор (мы остановились на решении от HRlink), сформировали список критичных функций для первого этапа внедрения системы — массовые подписания, рассылки, интеграция с Bitrix и порталом для отпусков, уведомления в мессенджерах, поддержка мобильных приложений. Далее начался процесс согласования договорных условий. Второй этап занял около двух месяцев — вполне ожидаемо для такой масштабной задачи.

Летом 2024 года мы приступили к самой интересной и сложной части проекта — внедрению. За техническими задачами последовали юридические, первая из которых — получение согласия сотрудников на переход к системе КЭДО. На старте проекта мы знали, что переход потребует оформления согласий на бумаге, но не думали, что это окажется одним из самых сложных шагов в процессе внедрения.

Сейчас пилотная группа из нескольких десятков сотрудников уже работает с сервисом. Почти все их кадровые задачи обрабатываются через КЭДО: прием на работу, внутренний трудовой распорядок, заявления на больничные, отгулы, а также согласование дополнительных документов вроде NDA. Что касается оформления отпуска, он пока не интегрирован в систему, но будет настроен, когда пилотная группа завершит тестирование. Увольнение все еще происходит в бумажном виде, как того требует законодательство.

Мы уже начали получать первые отклики пользователей. Например, они положительно оценили наличие готового мобильного приложения. Также КЭДО заметно упростило процесс подписания документов для удаленных сотрудников. В целом процесс подписания документов стал быстрее и удобнее, хотя сроки обработки некоторых документов по-прежнему составляют несколько дней: например, внутренние трудовые распорядки требуют времени для ознакомления и подписания.

После получения полноценной обратной связи мы постараемся выявить возможные точки для улучшения системы и приступим к ее запуску на более широкую аудиторию. Планируется, что примерно 200-250 сотрудников будут подключены к КЭДО до конца года. Оставшихся подключим в следующем году.

При этом мы понимаем, что всегда будет небольшой процент сотрудников, которые захотят гибридную форму работы и дублирования документов на бумаге. Но если все сделано правильно, большинство обычно поддерживает переход на КЭДО.

Опыт, полученный нами при выборе решения для КЭДО, позволил нам составить список рекомендаций. Он может быть полезен для других компаний, которые готовятся к внедрению.

Привлекайте кадровую службу с самого начала. Специалисты по кадрам — основные пользователи КЭДО, поэтому они помогут определить необходимые и дополнительные функции системы.

Для безболезненного внедрения полезно, чтобы у вендора был выделенный менеджер, который координирует все технические, коммерческие и проектные вопросы. Для проекта нашего масштаба это оказалось критически важно.

Обращайте внимание на актуальность информации в документации пользователя. Чем качественнее она ведется, тем удобнее будет сервис.

Оценивайте реальную потребность в техподдержке. Если процессы компании не работают круглосуточно во всех часовых поясах, возможно, ей не нужна поддержка 24/7. Вместо этого можно сделать акцент на скорости реакции.

Изучите возможности кастомизации сервиса. Большинство современных решений покрывают основные потребности, но гибкость доработок тоже имеет значение. Уточните, насколько быстро и легко вендор может адаптировать систему под ваши нужды.