С развитием информационных технологий ИТ-системы предприятия увеличивают скорость обработки процессов и масштабы данных. Учет средств и ресурсов становится точнее. По крайней мере, на это рассчитывает руководство предприятия, принимающее решение о финансировании и внедрении новых решений.
Они ожидают, что будут оперативно получать информацию, используемую при принятии решений. Другими словами, управленческий учет и отчетность будут быстры и точны. На деле выходит не всегда так.
На счет «быстроты» получения информации нет никаких претензий — после автоматизации все становится действительно шустро. Но с характеристикой «точны» иногда бывает сложнее — например, компании при цифровизации часто забывают о НДС.
Крупное предприятие не может существовать без ИТ-систем учета финансов, а те, в свою очередь, вдоль и поперек пронизаны вышеупомянутым транзитным налогом как листья картошки колорадским жуком. Где-то меньше, где-то больше, но жук есть. И с ним нужно уметь работать.
Где можно не заметить НДС
Не заметить НДС можно:
Вариант 1. В системе учета зарплаты. Казалось бы, причем тут НДС? Ведь зарплата не облагается налогом. Зато НДС облагается стоимость проданных вами работ, товаров или услуг. Для того, чтобы выдержать заложенную акционерами рентабельность, вы в стоимость продажи уже добавили зарплату, НДФЛ и взносы, а потом еще сверху традиционные 20%. То есть по сути накинули на ФОТ 20%, которые вам никто не вернет. Здесь и кроется жук.
Если бы мы возвращали НДС с зарплаты, то стоимость нашего товара/услуги была бы 1200 рублей. Но мы его не возвращаем, поэтому для заданной акционерами рентабельности/маржинальности в 25% нам надо продавать товар/услугу по 1280 рублей. Итого мы включили в стоимость товара 80 рублей для покрытия нашего ФОТа. Потому что продавая товар по 1200 рублей мы сможем обеспечить акционерам только 20% рентабельности.
Я не утверждаю, что мы их тут теряем, я утверждаю что учет ФОТа и НДС связаны. Хотя, казалось бы, причем тут ФОТ.
Вариант 2. Еще есть legacy-системы, которые, по ряду объективных причин, мало кто детально понимает. Там точно информация о НДС находится под грифом «ХЗ».
Например: когда фирма была молода, она создала себе собственную CRM для работы с клиентами. Разработчик ПО создал систему, внедрил, масштабировал и обанкротился. Но перед этим успел плотно интегрировать ее с 1С. В итоге доработать некому, и заменить не получится — и дорого и бухгалтера уже плотно сидят на игле старой CRM.
Фирма нанимает еще одного программиста исключительно на поддержку и доработку CRM, и он оптимизирует за ненадобностью поля в системе, которые не используются. Фирма развивалась и начала работать не только с ООО с разной налоговой структурой, но еще и с ИП и “физиками”. А продажи как считались с НДС 18% — так и считаются. Как вы думаете, какова точность управленческого отчета в таком случае?
Вариант 3. В любой ИТ-архитектуре есть консолидационный/интеграционный слой. Для упрощения включу в него не только сервисную шину предприятия, интеграционные системы, но и системы хранения, как оперативные, так и аналитические — всякие базы и хранилища данных. Различная технологическая сложность, квалификация интеграторов и разработчиков, а также степень интеграции позволят со 100% вероятностью сказать, что данные о НДС в каких-то частях отсутствуют. Такая ситуация может сложиться, например, в закупках.
Служба закупок сырья ведет свои процессы в 1С. Договора заключаются как с НДС — у ООО, без него — у ИП. Интеграция с хранилищем данных настроена таким образом, что в систему забирается «стоимость закупки». А из хранилища данных данные агрегируют и импортируются в систему ведения управленческого учета.
Служба внутренних закупок идут черед СДО, также с НДС и без него, потом в 1С, потом в хранилище, потом в ту же систему управленческого учета.
Почему НДС теряется
В потере НДС могут быть виноваты два фактора: недостаточная скрупулезность аналитиков — человеческий фактор — и сложная холдинговая система — технологический фактор.
Со всем зоопарком систем, которые есть в компании, работает команда аналитиков. Часть информации для отчетов они берут из хранилища данных. Из-за этого возникает неполнота данных о НДС. Что происходит?
Строительная организация часть работ выполняет самостоятельно, а часть передает подрядчикам. Договора с ними хранятся и ведутся в системе электронного документооборота. Данные из СДО консолидируются в хранилище данных. Аналитик использует эти сведения при построении управленческого учета для статьи «Оплата подрядчиков». Указывает период и нажимает кнопку «Сформировать отчет». По дате, сумме, статусу договора и этапу нахождения его в СДО, система выдает 120 миллионов рублей.
Так и записал «Оплата подрядчиков 120 миллионов рублей». Но это не совсем так: половина договоров была оформлена с ИП, а половина — с ООО по общей системе налогообложения. То есть в графе «Оплата подрядчиков» должна стоять сумма 60+50 миллионов рублей. Ошибка в 9% от 110 миллионов могла появиться на любом из шагов:
- В СДО не внесена сумма договора с НДС и сумма без НДС.
- В хранилище предусмотрено только поле «Сумма договора».
- Аналитик указал в ТЗ к отчету «Сумма договора», но не указал с НДС или без него.
Кроме того, есть еще вопросы сложной холдинговой структуры.
«У предприятия есть разнообразные системы налогообложения, импорт/экспорт и распределенные сети контрагентов — все это соединяется, и внутри архитектуры начинают теряться данные. Достаточно для того, чтобы с точки зрения масштабов бизнеса было сложно объяснить руководству, что при всех выделяемых финансовых и нефинансовых ресурсах, точность информации для принятия решений колеблется в пределах от минус до плюс 20%. Естественно, ближе к нормальному распределению».
Юрий Кузьменков
Финансист, автор канала ОколоФинансов
Я имею в виду, что руководство выделило на управленческий учет и вообще финансовую отчетность большие ресурсы, иногда это миллионы рублей. Но говорить руководителю «При текущей конфигурации информационной системы мы в статье «Расходы на сырье» учитываем НДС, так как не можем его выделить» вряд ли кто-то будет.
Таким образом, операционный слой информационных систем: расходы на персонал, закупки, запасы, взаимодействия с клиентами, поставщиками, подрядчиками или, кому удобнее американизмами, CRM, CSM, ERP — для точного учета должен иметь разрез НДС. Он есть во всех крупных компаниях, но, если вы не уверены — уточните у системы налогообложения.
Возможно, проведя аудит процессов, вам удастся сократить налогооблагаемую базу, увеличить исходящий НДС или просто повысить точность информации. Это небольшой блок оптимизации финансов предприятия, но он может помочь уменьшить расходы компании без внедрения новых систем и процессов.
Были ли у вас случаи подобных неточностей или неправильных решений из-за некорретно учтенного НДС?