Оптимизация закупок в B2B
Цикл закупок в B2B-секторе состоит из множества этапов: выявление потребностей, сбор заявок, поиск поставщиков, запрос предложений, согласование условий, заключение контракта, исполнение заказа и его оплата.
На каждом этапе возникают трудности, начиная с долгого поиска поставщиков и заканчивая проблемами в контроле поставок. Именно поэтому возникла тенденция на автоматизацию закупочного цикла. Делегируя рутинные задачи цифровым инструментам, системам и площадкам, бизнес оптимизирует закупки.
Недостатки закупок «вручную»
Бумажный документооборот, согласование условий по почте или поиск контактов поставщиков в таблице — это ручной труд, который мешает бизнесу расти. Основная проблема заключается в высокой трудоемкости рутинных задач, особенно при одновременной работе с несколькими поставщиками.
Среди недостатков традиционных методов закупок также можно выделить зависимость от человеческого фактора. При ручном вводе данных в закупочную документацию или контракты можно легко опечататься и неверно указать условия сделки.
Примером того, как ручная работа тормозит бизнес, является длительное согласование условий закупок с поставщиками, когда каждый этап требует передачи документов на проверку. Бизнес теряет много времени, а это приводит к задержкам или срыву поставок. Проблема приобретает критический характер, если компания работает с крупными проектами, которые требуют слаженной работы нескольких подразделений.
Цифровые решения для оптимизации закупок
Все больше компаний переходят от традиционных методов закупок к цифровым. Среди популярных технологий для ускорения внутренних задач можно выделить маркетплейсы, тендерные платформы и системы управления закупками и складом.
B2B-маркетплейсы предлагают готовые решения для цифровизации закупочного процесса и сокращают время на поиск и выбор поставщиков. Они предоставляют возможность быстро находить партнеров, сравнивать их предложения и быстро обсуждать детали сделок.
Тендерные платформы — инструменты для поиска выгодных закупок. Закупщики организовывают на платформах торги для создания конкуренции среди поставщиков.
Платформы для обработки запросов коммерческих предложений (RFP) упрощают процесс взаимодействия с потенциальными поставщиками, начиная с момента подачи запроса и заканчивая оценкой полученных предложений. Они позволяют сократить время на отправку запросов и анализ полученных данных.
Системы управления складом (WMS), в свою очередь, налаживают интеграцию с поставщиками и отслеживают перемещение товаров в реальном времени. WMS также автоматизируют учет товаров, их хранение на складах, сокращая ошибки, ускоряя обработку заказов и снижая затраты на ручной труд.
Электронный документооборот
Сервисы генерации и обработки документов сокращают время на подготовку документов, их проверку и минимизируют влияние человеческого фактора. Одно из самых популярных решений — электронная подпись, которая позволяет утверждать документы удаленно. Охват российского бизнеса электронными подписями в перспективе приблизится к 100%, что особенно полезно для компаний, работающих с большим количеством поставщиков.
При использовании цифровых систем отчетности каждая транзакция, договор или заказ документируются и их подлинность легко проверить. Это минимизирует риски, связанные с фальсификацией данных. Сервисы мониторинга предоставляют возможность закупщикам в реальном времени контролировать статус заказа, отслеживать соответствие условиям сделки и обеспечивать прозрачность каждого шага.
Заключение
Цифровизация меняет подход к управлению закупками. Использование маркетплейсов, тендерных площадок, систем управления и других digital-решений помогает компаниям сократить временные и финансовые издержки, а также минимизировать ошибки.
Интеграция всех бизнес-процессов в единую цифровую экосистему снижает временные и финансовые затраты, помогает исключить дублирование задач и делает закупочный цикл прозрачным на каждом этапе.
Какие инструменты в закупках используете вы?