Как провести специальную оценку условий труда
По закону работодатель должен убедиться, что работники трудятся в безопасных для жизни и здоровья условиях: не задыхаются от пыли и не теряют слух от шума или зрение от недостаточного освещения.
Если условия вредные, нужно знать, кому назначить компенсацию, дать дополнительный отпуск или сократить рабочий день. Обо всем этом работодатель узнает из результатов СОУТ. Рассказываем, что это за процедура и как ее проводить.
Что такое СОУТ
СОУТ — специальная оценка условий труда. Она нужна, чтобы присвоить каждому рабочему месту класс условий труда. От класса зависит, нужно ли платить компенсацию работникам, выдавать молоко и проводить медосмотры.
Оценка проходит так: на завод, в ресторан, больницу или офис приходят люди, общаются с работниками, делают замеры, проверяют оборудование и смотрят документы. А потом в лаборатории анализируют данные и выносят заключение.
Организовать спецоценку должен работодатель. Обычно в компании за это отвечает специалист по охране труда: готовит приказы, собирает комиссию, выбирает экспертную организацию и договаривается с ней, а затем следит, чтобы условия труда улучшились, а трудовые договоры, если нужно, изменили в интересах работников.
Должность специалиста по охране труда или даже целая служба должны быть у любого работодателя из производственной сферы с численностью персонала от 50 человек. Если компания маленькая и специалиста по охране труда нет, спецоценку может организовать ответственный за охрану труда кадровик или руководитель.
Кто обязан проводить СОУТ
Спецоценку обязаны проводить все работодатели — компании и ИП с сотрудниками, которые работают по трудовому договору.
Работодатели могут не проводить СОУТ:
- по рабочим местам надомников;
- по рабочим местам дистанционных сотрудников;
- по вакантным рабочим местам.
Если по трудовому договору работник должен трудиться в офисе, а по факту работает дистанционно, проводить спецоценку все равно нужно.
Новая методика проведения спецоценки
С 1 сентября 2024 года изменились некоторые правила проведения спецоценки. Вот главные новшества:
- утвержден новый классификатор опасных и вредных производственных факторов;
- методика проведения СОУТ изменилась. Теперь эксперты будут фиксировать несовпадение факторов производственной среды и трудового процесса в классификаторе и на рабочем месте;
- обновили форму отчета о проведении спецоценки. Инструкция по заполнению есть в приказе Минтруда;
- отчеты можно подписывать в электронном формате усиленной квалифицированной подписью работодателя.
Подробнее об изменениях методики проведения специальной оценки условий труда и других новых нормах, которые вступили в силу в сентябре, рассказали в отдельной статье.
Проведение спецоценки условий труда, если в компании один сотрудник
Если в организации числится один директор, который работает по трудовому договору, то проводить спецоценку все равно нужно. Он будет единственным членом комиссии.
Если предприниматель работает в одиночку и у него нет наемного персонала, то создавать комиссию и проводить спецоценку условий труда не надо. Так как сам для себя предприниматель работодателем не является.
Советы из книг: как продвигать продукт и растить продажи
Что будет, если не проводить СОУТ
Отсутствие СОУТ может выявить трудовая инспекция при плановой или внеплановой проверке. Если не провести спецоценку труда, трудинспекция может оштрафовать:
- ИП, малое предприятие и должностное лицо — от 5000 до 10 000 ₽;
- среднюю или крупную компанию — от 60 000 до 80 000 ₽.
Если работодателя уже штрафовали в течение года за непроведение спецоценки и он так ее и не провел, штраф будет выше:
- для должностных лиц, малых предприятий и ИП — 30 000—40 000 ₽;
- для средних и крупных компаний — 100 000—200 000 ₽.
Еще могут приостановить работу компании или ИП на срок до 90 дней, а директора компании дисквалифицировать на срок от года до трех лет.
Как часто нужно проводить спецоценку и сколько она действует
Спецоценка бывает двух видов — плановая и внеплановая.
Плановую СОУТ проводят раз в пять лет. Если хотя бы на одном рабочем месте выявили вредные или опасные условия труда, через пять лет нужно обязательно провести СОУТ заново. Если по итогам предыдущей спецоценки вредных и опасных факторов не выявили и за пять лет условия не изменились, новую оценку проводить не придется: будут действовать результаты старой.
В первый раз спецоценка проводится не позднее года после регистрации компании или трудоустройства первого работника к ИП.
Внеплановую СОУТ проводят, в частности, когда условия труда поменялись так, что нужно заново определять их вредность. Например, изменился технологический процесс: заменили ручную обработку деталей на автоматическую, и теперь это по-другому влияет на безопасность сотрудников.
Или когда компания или ИП переехали в другой офис и теперь нужно заново проводить СОУТ. Вот все поводы и сроки для внеплановой спецоценки.
Если вводите новые должности или меняете названия существующих должностей, но при этом рабочие места не меняются, внеплановая СОУТ не нужна. Но решение об этом должна принять комиссия. Чтобы у трудовой инспекции не было претензий, лучше оформить такое решение актом об отсутствии оснований для проведения внеплановой спецоценки.
Куда можно обратиться для проведения спецоценки
СОУТ проводит не сама компания или ИП, а специализированная организация, аккредитованная в области охраны труда. Найти ее можно в реестре на сайте Минтруда. В фильтре выберите свой регион — и получите список с адресами ближайших компаний.
ИП или компания самостоятельно выбирает организацию-оценщика и заключает договор с ней. Если в вашем городе нет организаций, которые проводят СОУТ, можно пригласить компанию из другого города.
СОУТ в упрощенном порядке для микропредприятий
Некоторые компании и ИП могут проводить СОУТ в упрощенном порядке: не нужно привлекать специализированную организацию, а можно самостоятельно ответить на вопросы в проверочных листах. Это поможет понять, есть ли на рабочих местах вредные или опасные факторы. Рекомендуемая форма проверочного листа — в приказе Минтруда.
Компании и ИП должны соответствовать двум критериям: числиться микропредприятиями и работать в определенных сферах бизнеса.
Микропредприятия — это компании и ИП со средней численностью работников до 15 человек и годовой выручкой до 120 млн рублей, которые внесены в реестр малого и среднего бизнеса.
Работа в определенных сферах бизнеса. Микропредприятия могут проводить СОУТ в упрощенном порядке, если их основной ОКВЭД, например, относится к сфере:
- разработки компьютерного программного обеспечения, консультационных услуг в этой области и других сопутствующих услуг;
- деятельности в области информационных технологий;
- финансовой и страховой деятельности;
- деятельности в области права и бухгалтерского учета.
Нельзя проводить СОУТ в упрощенном порядке, если у микропредприятия есть:
- рабочие места работников, профессии, должности или специальности которых предоставляют право на досрочное назначение страховой пенсии по старости;
- рабочие места, в связи с занятостью на которых сотрудникам положены гарантии и компенсации за работу с вредными или опасными условиями труда;
- рабочие места, на которых по результатам ранее проведенной СОУТ, установлены вредные или опасные условия труда.
В этих случаях микропредприятию для СОУТ придется привлекать специализированную организацию.
Cтоимость спецоценки и кто ее оплачивает
Для микропредприятия, которое имеет право провести СОУТ самостоятельно, процедура бесплатная. В остальных случаях цена СОУТ — договорная. Ее устанавливает экспертная организация по согласованию с заказчиком. Обычно работодатель отправляет ориентировочный перечень рабочих мест и получает цену за одно место. В стоимость пропорционально включается плата за анализ вредных факторов и составление отчета. Поэтому, чем больше у вас рабочих мест, тем дешевле обойдется спецоценка каждого.
В компании на 20 рабочих мест стоимость спецоценки может быть 1500 ₽ за одно место, то есть 30 000 ₽ за СОУТ. А в компании на 120 рабочих мест — 500 ₽ за одно место, или 60 000 ₽ за СОУТ. Рабочих мест в шесть раз больше, но проведение спецоценки только вдвое дороже.
Услуги по спецоценке полностью оплачивает работодатель. Стоимость спецоценки можно включить в налоговые расходы только на ОСН. Зато затратами на СОУТ можно вернуть до 20% взносов на травматизм в СФР за предыдущий год. Но если в прошлом году были несчастные случаи или профзаболевания, сумму к возврату уменьшат на размер больничных и оплату льготного проезда к месту лечения.
Какие документы нужны для проведения СОУТ
Если работодатель — не микропредприятие, до начала оценки рабочих мест нужно оформить:
- договор с организацией-оценщиком;
- приказ о проведении СОУТ и составе комиссии;
- перечень рабочих мест, подлежащих спецоценке;
- график проведения СОУТ.
Полный пакет бумаг зависит от специфики компании или ИП, мы перечислили базовую документацию.
Этапы специальной оценки условий труда
Спецоценку проводят в шесть этапов. Дальше расскажем про каждый.
1. Заключить договор с компанией, которая будет проводить спецоценку. В нем указывают стоимость и порядок оплаты, сроки, обязанности и ответственность сторон.
Чтобы подстраховаться от утечки коммерческой тайны, пропишите условие конфиденциальности: «Исполнитель не вправе передавать информацию третьим лицам без письменного согласия Заказчика, независимо от причины прекращения действия договора».
2. Подготовить приказ о проведении СОУТ. В нем нужно утвердить комиссию, которая будет проводить спецоценку. По закону в комиссии должно быть нечетное количество человек из числа персонала работодателя. Обязательно — руководитель или ИП, представитель профсоюза при его наличии и специалист по охране труда или тот, кто выполняет его обязанности. Экспертов организации-оценщика включать в комиссию не нужно.
Еще в приказе указывают сроки проведения спецоценки, а в приложении — график проведения СОУТ. В график включают четыре основных этапа СОУТ: формирование комиссии, утверждение перечня рабочих мест, проведение исследований и составление отчета.
3. Подготовить и утвердить перечень рабочих мест. Его составляют на основании штатного расписания. Считать нужно реальные рабочие места, а не занятых на должностях работников.
Две уборщицы убирают одну и ту же территорию посменно — рабочее место одно. Но если одна убирает коридоры, а другая — кабинеты, условия разные, значит, рабочих мест два.
В законе есть понятие «аналогичное рабочее место». Можно провести спецоценку 20% таких мест, а результаты распространить на все.
Если в двух однотипных цехах стоят одинаковые станки, одинаковая вентиляция, отопление и освещение, а работники имеют одинаковую профессию и выполняют сходные функции, их рабочие места будут считаться аналогичными.
Какие рабочие места считать аналогичными, а какие нет, решает специалист из организации-оценщика. Затем решение утверждает комиссия работодателя.
Вносите в перечень все места, если проводите спецоценку в первый раз. В следующий раз места, на которых уже проводили оценку и не обнаружили вредные или опасные факторы, повторно проверять не придется.
4. Провести СОУТ. В оговоренные рабочие дни эксперты компании-оценщика приходят к работодателю и проверяют рабочие места. Комиссия работодателя должна присутствовать при этом.
Хорошо, если работники тоже окажутся на местах: специалисты расспросят их об особенностях работы. Для замера некоторых вредных факторов нужны сами люди.
У работников с перфораторами, электропилами или бормашинами измеряют воздействие вибрации, устанавливая датчики на кисти рук.
По запросу оценщиков работодатель должен предоставить экспертам всю техническую информацию и документы, которые нужны для оценки: например, марки и номера машин, сертификаты соответствия на оборудование, план помещения, где трудятся работники.
5. Получить и подписать отчет. Проверка рабочих мест может занять несколько дней. После этого оценщики готовят отчет — пакет документов с информацией о каждом рабочем месте и условиях труда в целом.
В течение 30 дней со дня направления члены комиссии работодателя должны его подписать, а председатель — утвердить и отправить его обратно организации-оценщику.
6. Получить подтверждение о передаче сведений во ФГИС. Компания-оценщик в течение десяти рабочих дней размещает сведения о проведенной спецоценке в федеральной системе учета и в течение трех дней отправляет работодателю уведомление об этом — обычной почтой или электронной, если оно подписано усиленной электронной подписью. После этого СОУТ считается завершенной.
Как проходит специальная оценка условий труда
Оценку условий труда чаще всего проводят так:
- Эксперт осматривает помещение, общается с сотрудниками и руководителем, чтобы понять рабочий процесс и определить, какие измерения потребуются.
- Эксперт изучает перечень рабочих мест и сами места, режим работы сотрудников, оборудование, с которым они работают.
- Эксперт заносит результаты в протокол, который утверждает комиссия по проведению СОУТ. Если не обнаружили вредных или опасных факторов, комиссия признает условия допустимыми и исследования не проводят.
- Эксперт и лаборатория проводят измерения всех выявленных вредных или опасных факторов на рабочих местах. Перечень факторов зависит от требований охраны труда, оборудования и материалов, результатов предыдущих исследований.
- Результаты каждого измерения оформляют в отдельные протоколы по каждому фактору.
Проверку не проводят на рабочих местах, которые уже считаются вредными или опасными.
Результаты СОУТ: какие документы вы получите
Перед тем как все распечатать и отправить на подпись, компания-подрядчик пришлет вам по электронной почте на согласование архив файлов.
Титульный лист. На нем обязательно должен быть идентификационный номер работодателя и подписи всех членов комиссии.
Сведения об экспертной организации. Кроме юридической информации и номера в реестре Минтруда, в документе должны быть перечислены все измерительные приборы, которыми оборудована лаборатория компании-оценщика.
Перечень рабочих мест. Подробная таблица всех мест в вашей компании с перечислением вредных факторов и пометками, если их обнаружили.
Сводная ведомость. Еще две таблицы с указанием классов вредности по всем рабочим местам.
Карты СОУТ. Карта рабочего места — документ со всеми факторами вредности, рекомендациями по улучшению условий, гарантиями и компенсациями, которые нужно предоставить работнику. Карт должно быть столько, сколько рабочих мест в перечне.
Протоколы измерений, если они проводились. По каждому рабочему месту будет отдельный файл с измерениями освещенности, шума, тяжести и прочего.
Перечень мероприятий по улучшению условий труда — таблица рабочих мест с указанием компенсаций и гарантий, которые нужно предоставить работникам.
Заключение эксперта по результатам СОУТ. Это подтверждающий документ, в котором указано, сколько рабочих мест проверено, сколько из них вредных, допустимых и опасных, за подписью эксперта лаборатории оценщика.
Специалист по охране труда просматривает все документы. Если все в порядке, компания-оценщик присылает или приносит весь пакет на бумаге.
Что делать работодателю по итогам СОУТ
По окончании спецоценки работодатель должен сделать следующее.
Составить декларацию соответствия условий труда государственным требованиям. В ней указывают только те рабочие места, на которых микропредприятие или оценщики не выявили вредных условий. Также работодателю, кроме микропредприятия, обязательно нужно указать номер заключения эксперта СОУТ и номера протоколов испытаний, если их проводили.
Готовую декларацию нужно отнести в местную инспекцию труда или отправить по почте ценным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении. Если у компании или ИП есть усиленная электронная подпись, можно подать декларацию онлайн на сайте Роструда.
На подготовку и отправку декларации у работодателя есть 30 рабочих дней с даты внесения сведений о спецоценке в ФГИС СОУТ.
Выпустить приказ о завершении СОУТ. Это не обязательно, но если трудовая инспекция будет проводить проверку, приказ покажет, что СОУТ завершили и руководитель компании или ИП отдал распоряжения улучшить условия труда по рекомендациям экспертов-оценщиков.
В приказе указывают ответственных за все мероприятия, которые нужно провести после спецоценки, и сроки.
Ознакомить под подпись всех работников с картами их рабочих мест. На это есть 30 календарных дней со дня утверждения отчета о спецоценке. Карта специальной оценки условий труда показывает, какие вредные факторы выявили эксперты и какие льготы и гарантии положены каждому работнику, занятому на этом месте.
Вот основные гарантии и компенсации, которые назначают работникам по результатам СОУТ в зависимости от выявленной вредности.
Все работники должны расписаться в карте своего места — так они подтверждают, что ознакомились и согласны с оценкой условий труда. Если после СОУТ нанимаете нового сотрудника, его тоже нужно ознакомить с картой под подпись. Кроме работников, в каждой карте должны расписаться все члены комиссии СОУТ.
Работник может не согласиться с оценкой в карте. Например, если после СОУТ ему отменили компенсацию, а условия почти не изменились. Тогда он может пожаловаться в профсоюз, который выносит письменную рекомендацию провести внеплановую спецоценку труда. Если в компании нет профсоюза, работник может пожаловаться в инспекцию по труду, и она придет с проверкой, по результатам которой результаты спецоценки подтвердят или отменят.
Заключить допсоглашения к трудовым договорам. Класс условий труда должен быть указан в трудовом договоре. Если раньше не проводили спецоценку или после СОУТ классы изменились, с работниками нужно заключить допсоглашения, в которых указать утвержденный класс.
Если по итогам СОУТ рабочее место признали вредным, в соглашении нужно указать размер надбавки к окладу. Если установили подкласс 3.2 или выше — прописать дополнительный отпуск, а если 3.3 или 4 — еще и сокращение рабочей недели. Информацию об этом берут из карт СОУТ.
Если работник откажется подписывать допсоглашение, работодатель может изменить трудовой договор в одностороннем порядке. Компания должна письменно уведомить об этом сотрудника минимум за два месяца. Для ИП такого срока нет, но обычно уведомляют по крайней мере за две недели.
Разместить на сайте результаты СОУТ: сводную ведомость и план мероприятий по улучшению условий труда. Если у работодателя есть официальный сайт, нужно разместить на нем сканы документов в течение 30 дней.
Как спецоценка влияет на страховые взносы
Результаты спецоценки влияют на размер обязательных пенсионных взносов. Компании, где условия труда дают право на досрочную пенсию, обязаны платить в Социальный фонд дополнительные взносы, размер которых зависит от результатов СОУТ.
Дополнительный тариф меняется в зависимости от класса условий труда:
- 8% — для опасного класса;
- от 2 до 7% — для вредного;
- 0% — для допустимого или оптимального.
Еще по результатам СОУТ рассчитываются скидки или надбавки к тарифу страховых взносов на травматизм.
Главное
- Оценку условий труда на рабочих местах нужно проводить всем компаниям и ИП с работниками по трудовым договорам.
- Спецоценку проводят хотя бы один раз. Если еще не проводили, нужно успеть в течение года с открытия.
- Выбирайте компанию для СОУТ только из реестра Минтруда.
- Если спецоценка установила вредность, через пять лет снова нужно провести СОУТ.
- Если вредных мест не обнаружили, новую спецоценку проводить не надо.
- Если вводите новые рабочие места или кардинально меняете старые, нужна внеплановая СОУТ.
- Каждый новый сотрудник должен расписаться в карте своего рабочего места.
- По окончании спецоценки работодатель должен составить декларацию о СОУТ и подать онлайн на сайте Роструда, если есть электронная подпись. Если нет — отправить почтой или отнести в местную инспекцию труда.
- Результаты спецоценки влияют на размер обязательных пенсионных взносов.
Для какого бизнеса планируете проводить СОУТ?