Командировочные расходы: сколько платить и как учитывать
Командировочные расходы — это затраты сотрудника в служебной поездке, их оплачивает компания. Основные командировочные расходы состоят из суточных, оплаты проживания, проезда и провоза багажа. При загранкомандировках в затраты также входят:
- расходы на оформление загранпаспорта, визы и других выездных документов;
- обязательные консульские и аэродромные сборы;
- сборы за право въезда или транзита автомобиля;
- комиссия за обмен валюты;
- расходы на обязательную медстраховку.
Также работодатель может возмещать сотрудникам расходы на услуги связи в командировке — это опционально.
Какие дополнительные расходы возмещать и по каким правилам, работодатель устанавливает сам в локальном нормативном акте — как правило, это положение о командировках.
Положение о командировках
Положение о служебных командировках издает работодатель, если он часто отправляет сотрудников в командировки и хочет прописать все нюансы поездок. В положении о командировках работников также прописывают, как сотрудникам возмещают расходы.
В налоговом кодексе установлены лимиты суточных, которые не облагаются НДФЛ и страховыми взносами: 700 ₽ для командировок по России и 2500 ₽ для загранкомандировок. Эти же лимиты суточных действуют для сотрудников с разъездным характером работы. Можно давать больше денег, но придется платить налоги и взносы.
ООО «Лютик» работает на УСН «Доходы минус расходы». В феврале 2024 года компания отправила сотрудника в командировку в Новосибирск на три дня. Вот какие расходы она понесла:
- билет на самолет за 16 000 ₽, в том числе НДС 10% — 1463,64 ₽;
- такси от аэропорта до отеля и обратно за 2000 ₽;
- номер в гостинице за 6000 ₽;
- суточные за три дня по 700 ₽ в день — 2100 ₽.
Итого на командировку сотруднику выделили 16 000 + 2000 + 6000 + 2100 = 26 100 ₽. Суточные не превысили лимиты, поэтому налоги и взносы с них считать не надо.
Зато если затраты на командировку подтверждены документами — обычно чеками и билетами, — их можно в полном объеме включить в расходы при расчете налога на прибыль и налога при УСН или АУСН «Доходы минус расходы». Это можно сделать, когда будет утвержден авансовый отчет работника.
Авансовый отчет о командировке утвержден главным бухгалтером ООО «Лютик» 27 февраля.
При расчете авансового платежа по УСН за 1‑й квартал компания может включить все 26 100 ₽ в расходы, тем самым уменьшив налоговую базу.
А если бы ООО «Лютик» работало на ОСН, оно могло бы принять к вычету НДС, выделенный в авиабилете, — 1463,64 ₽. То есть уменьшить общую сумму НДС за 1‑й квартал на 1463,64 ₽.
Дальше — подробнее про учет каждого вида командировочных расходов.
Авансовый отчет
Документ нужен сотрудникам, которые получают деньги компании или ИП под отчет. Например, на командировку или покупку канцелярии в офис. Авансовый отчет составляют по форме № АО-1. Сотрудник должен заполнить отчет, приложить к нему подтверждающие документы и отдать их в бухгалтерию.
Учет расходов на проезд
Чаще всего сотрудники добираются до места командировки таким способом:
- поездом;
- самолетом;
- на такси;
- на автомобиле каршеринга;
- на личном автомобиле.
Учет расходов будет отличаться в зависимости от вида транспорта. Рассказываем про каждый.
Поезд и самолет. В расходах можно учесть стоимость билета и сервисный сбор.
Траты на проезд учитываются на основании распечатки электронного билета, перелет должен быть дополнительно подтвержден посадочным талоном. НДС, выделенный в электронном билете, принимается к вычету без счета-фактуры.
Если посадочный талон утерян, для подтверждения перелета можно использовать справку авиакомпании — ее выдают на стойке в аэропорту — или документы, косвенно подтверждающие перелет, например отметку в загранпаспорте.
Сервисный сбор за оформление билетов можно учесть в расходах, а НДС принимается к вычету, только если есть счет-фактура.
Такси. Оплата возмещается работнику и учитывается в расходах на основании чека.
Каршеринг. Оплату можно возместить работнику и учесть в расходах на основании договора и чека.
Личный автомобиль. Для учета расходов и возмещения нужны путевой лист, чеки на бензин, служебная записка.
Если работник поехал в командировку прямо из места проведения отпуска, то оплата такого проезда тоже учитывается в расходах.
А работнику, который остался в месте командировки, чтобы провести там отпуск, надо компенсировать обратный проезд, если это установлено законом, коллективным договором или положением о командировках. Например, согласно ст. 325 ТК РФ, работодатель из районов Крайнего Севера и приравненных к ним местностей обязан раз в два года оплатить работнику проезд по России к месту отпуска и обратно.
Если такая компенсация предусмотрена только коллективным договором или положением о командировках, ее нельзя включить в расходы, а вот НДФЛ и взносы с нее придется начислить.
Путевой лист легкового автомобиля
Путевой лист оформляют компании и ИП, которые используют легковые автомобили для собственных нужд или перевозок за плату. В документ заносят информацию о поездке: название компании или ФИО ИП, марку автомобиля, маршрут, пробег.
Учет расходов на проживание
Учет расходов будет отличаться в зависимости от того, где жил сотрудник: в отеле или в арендованной квартире.
Отель. Расходы на гостиницу подтверждаются счетом на оплату, чеком или другим платежным документом. Нельзя учесть в расходах стоимость дополнительных услуг, которые оказывает гостиница, а именно:
- обслуживание сотрудника в барах и ресторанах;
- дополнительное обслуживание в номере, например мини-бар;
- пользование оздоровительными объектами, например бассейном, тренажерным залом.
Если работодатель возместил работнику стоимость завтрака и другого питания, оплаченного по отдельному чеку или выделенного в счете гостиницы, эти затраты не учитываются в налоговых расходах, потому что не считаются расходами на проживание. Также их нужно обложить НДФЛ и взносами. НДС к вычету принять нельзя, даже если есть счет-фактура.
Допустим, работодатель оплатил командированному работнику только проживание в отеле на 3 дня. На месте работник отдельно купил себе завтраки в гостинице за 600 ₽ в день, всего 1800 ₽.
По возвращении из командировки работодатель на основании чека из отеля возместил работнику эту сумму, удержав НДФЛ 13%. На руки работник получил 1800 ₽ − 13% = 1566 ₽.
Также с 1800 ₽ работодатель начислил и уплатил в бюджет страховые взносы на ОПС, ОМС и ВНиМ по тарифу 30%: 1800 ₽ × 0,3 = 540 ₽.
В налоговых расходах стоимость оплаченных гостиничных завтраков в сумме 1800 ₽ работодатель учесть не сможет.
Арендованная квартира. Если командированный работник проживал в арендованной квартире, то оплата аренды учитывается в расходах на основании договора и платежных документов, а НДФЛ и взносы на сумму возмещения таких расходов не начисляются.
Если документов, которые подтверждают проживание в арендованной квартире, нет, страховые взносы придется начислить на всю сумму, а НДФЛ — только на часть, которая превышает «норму» в день. Это 700 ₽ при командировке по РФ и 2500 ₽ при загранкомандировке.
Предположим, сотрудник жил 3 дня в командировке в Туле в арендованной квартире, за проживание расплатился собственными наличными. Стоимость составила 3000 ₽. Но арендодатель никаких подтверждающих документов ему не выдал.
Работодатель решил возместить работнику эти деньги. На руки он выдаст не все 3000 ₽, а сумму после вычета НДФЛ 13%.
Необлагаемая сумма за 3 дня — 700 ₽ × 3 дня = 2100 ₽. Значит, удержать НДФЛ нужно с 3000 ₽ − 2100 ₽ = 900 ₽. Удержанный налог составит 900 ₽ × 13% = 117 ₽. Итого работнику возместят 3000 ₽ − 2100 ₽ = 2883 ₽.
Кроме того, придется начислить и уплатить страховые взносы — 3000 ₽ × 30% = 900 ₽.
Без подтверждающих документов учесть оплату проживания в налоговых расходах нельзя.
Учет суточных
С помощью суточных командированному работнику возмещают дополнительные расходы, связанные с проживанием вне дома. Как правило, это питание. Суточные надо платить за каждый рабочий и выходной день командировки, включая день отъезда и возвращения.
Срок командировки указывают в приказе, который подписывает руководитель компании или ИП. Образец приказа на командировку можно скачать на нашем сайте в разделе «Документы». Закон не оговаривает максимальный срок командировки, это может быть краткосрочная поездка на один день или длительная командировка на год — особенностей в выплатах нет.
Размер суточных для командировок по России и за границу работодатель прописывает в положении о командировках.
На сумму сверх лимита, прописанного в НК РФ — 700 ₽ для командировок по России и 2500 ₽ для загранкомандировок, — надо начислить НДФЛ и взносы на ОПС, ОМС и ВНиМ. Взносы на травматизм на суточные не начисляются. В налоговых расходах суточные учитываются без ограничений.
Работник выехал в командировку 12 февраля поездом в 23:15, а вернулся 15 февраля в 06:40. Суточные надо выплатить за 4 дня с 12.02.2024 по 15.02.2024.
В компании установлена норма суточных при командировках по России — 900 ₽ в день. Выходит, нужно заплатить 900 ₽ × 4 дня = 3600 ₽.
Вся сумма суточных учитывается в налоговых расходах. НДФЛ и страховые взносы ОПС, ОМС и ВНиМ надо начислить на 800 ₽ = (900 ₽/день − 700 ₽/день) × 4 дня. Взносы на травматизм начислять не нужно.
При однодневной командировке по России суточные платить не нужно, а при загранкомандировке выплачивается 50% от нормы, установленной в положении о командировках.
Приказ о направлении в командировку
Приказ о направлении в командировку составляет руководитель компании или ИП перед тем, как один или несколько сотрудников отправятся в поездку. Документ можно составить в произвольной форме на бланке компании либо ИП или по форме № Т-9.
Расходы при продлении или переносе командировки
Иногда командировка сотрудника затягивается по объективным причинам.
Если человек задерживается по производственной необходимости, например он провел переговоры, но не успел заключить договор, ему переносят срок командировки приказом.
Иногда сотрудник находится в командировке дольше запланированного, если задержали рейс, отменили вылет или если нет обратных билетов. В таком случае командировка продляется автоматически.
Работодатель выплачивает дополнительные суточные, оплачивает гостиницу и возмещает расходы на проезд, когда это нужно.
Инженер Иванов поехал в командировку на 3 дня, чтобы установить приборы на объекте заказчика. При установке возникли технические трудности, на их решение потребовалось еще два дня, и командировку продлили. Обратный билет на самолет у Иванова был невозвратный, пришлось покупать новый.
При переносе командировки работодатель должен выплатить дополнительные командировочные расходы:
- суточные за 2 дня;
- расходы на гостиницу;
- стоимость невозвратного билета;
- стоимость нового билета.
НДФЛ в этом случае начисляется как и при обычных командировочных расходах.
Приказ об изменении сроков командировки
Приказ издает руководитель компании или ИП, чтобы изменить сроки командировки сотрудника из-за производственной необходимости. Например, он провел переговоры, но не успел заключить договор. Сделали шаблон документа, чтобы можно было его скачать и заполнить.
Особенности оплаты и учета расходов при загранкомандировках
При оплате заграничных командировок есть один нюанс — выплата суточных за дни, проведенные в дороге. За день выезда из России надо платить суточные по нормам для загранкомандировок, а за день въезда — по нормам для России.
Их можно выплатить как в рублях, так и в валюте. Вот пример расчета суточных при загранкомандировке.
Работник пересек границу и вылетел в командировку в Стамбул 1 февраля, вернулся в Россию 4 февраля.
По локальному акту компании, норма суточных для зарубежных поездок — 40 евро в день, суточные выплачиваются в рублях по курсу ЦБ на дату выплаты. Суточные по России — 800 ₽ в день. Суточные выплачены 27 января при курсе евро в 99,67 ₽.
Суточные за 1, 2 и 3 февраля считаем по ставке для зарубежных поездок — 40 евро × 3 дня = 120 евро. Это 11 960,4 ₽.
Суточные за 4 февраля выплачиваем по ставке для поездок по России, так как это день возвращения — платим 800 ₽.
Итого к выплате 11 960,4 ₽ + 800 ₽ = 12 760,4 ₽.
При загранкомандировках НДФЛ и взносы на ОПС, ОМС и ВНиМ начисляются на сумму суточных, которая превысила 2500 ₽ в день. Взносов на травматизм нет.
Валютные расходы для налога на прибыль надо пересчитать по курсу обмена в справке о покупке валюты или банковской выписке. Если документа нет, возьмите курс ЦБ на дату выдачи аванса, а в части, не покрытой авансом, — курс на дату утверждения авансового отчета.
Если аванс на загранкомандировку выдан в валюте, расходы в авансовом отчете указывайте в валюте. Если аванс в рублях, строку 1а, графы 6 и 8 не заполняйте. Оплаченные валютой расходы отразите в рублях по тому же курсу, что и для учета налоговых расходов.
Подтверждающие документы на иностранном языке нужно перевести на русский. Сделать это может и сам работник.
Эксперты ответят на ваш вопрос
Эксперты Т-Банк отвечают на вопросы читателей по налогообложению, законам, трудовым спорам и другим проблемам в бизнесе. Чтобы мы разобрали вашу ситуацию, пишите на secrets@tinkoff.ru.
Какие лимиты суточных установлены у вас в компании: как в налоговом кодексе или выше?
Наталья, добрый день! Особых норм при направление работника в зону КТО нет. Вы можете установить свои нормы.
Добрый день. Какие нормы действуют при направлении работника в команировку в зону КТО