Приказ о назначении ответственных лиц
Когда нужно назначить ответственного за пожарную безопасность, охрану труда, персональные данные или воинский учет, работодатель издает приказ. В законодательстве нет списка обязательных приказов, которые должны быть у работодателя, но есть ряд документов, за отсутствие которых предусмотрена ответственность.
Подготовили для вас шаблоны обязательных приказов, которые можно скачать, если каких-то не досчитаетесь.
Зачем нужен приказ об ответственных лицах
Приказ о назначении ответственных лиц — документ, который закрепляет за сотрудником дополнительные обязанности и возлагает за них ответственность.
Дмитрий Цветков — директор ООО «Уникальные возможности». По закону он несет ответственность за пожарную безопасность в компании. Но он хочет делегировать часть полномочий сотруднику — например, руководителю службы охраны Котову — и издает об этом приказ.
Теперь уже Котов отвечает за пожарную безопасность в компании: разрабатывает планы эвакуации, инструкции по использованию огнетушителей, обучает и инструктирует работников, закупает противопожарный инвентарь: знаки пожарной безопасности, рукава, противогазы.
Приказ о назначении ответственного лица достаточно оформить один раз, его не нужно ежегодно обновлять. Переиздать приказ придется, когда ответственного сотрудника переводят на другую должность или увольняют. В первом случае в приказе указывают его новую должность, а во втором — другого работника, который будет исполнять обязанности ушедшего.
Чек-лист «Как правильно наказать сотрудника за ошибку»
Если сотрудник нарушает свои обязанности, его можно наказать. Составили чек-лист, как правильно действовать работодателю в этом случае. В чек-листе вы также найдете шаблоны документов, которые пригодятся при оформлении дисциплинарного взыскания.
Какие приказы обязательно должны быть у работодателя, а какие — нет
Приказы о назначении ответственных лиц бывают обязательные и не обязательные.
Обязательные приказы должны оформлять все компании и ИП, даже если руководитель или ИП делает все сам. За их отсутствие грозит штраф. Список приказов зависит от специфики бизнеса. Например, в строительных компаниях должен быть ответственный за организацию и безопасность работы на высоте, на промышленных предприятиях — ответственный за промбезопасность.
Не обязательные приказы. Это документы, за отсутствие которых не грозит наказание. Например, к таким относится приказ о назначении материально ответственного лица.
По закону сотрудник отвечает за причиненный ущерб в пределах среднего месячного заработка. Например, если секретарь разольет кофе на рабочий ноутбук, он будет должен возместить ремонт техники. Но больше его средней месячной зарплаты удержать не получится.
Ограниченная материальная ответственность есть у всех работников, которые подписали трудовой договор с компанией. Но если приказом назначить ответственного сотрудника и заключить с ним отдельный договор о полной материальной ответственности, взыскать ущерб будет проще.
Полная материальная ответственность наступает только в определенных случаях, подробнее об этом рассказывали в отдельной статье.
Как оформить приказ о назначении ответственного лица
Приказ оформляют в свободной форме, унифицированного бланка нет. Лучше всего использовать фирменный бланк компании или ИП.
На бланке должны быть реквизиты:
- название компании или ФИО ИП;
- реквизиты работодателя;
- дата и номер документа;
- преамбула, где указывают краткую цель приказа;
- ФИО директора, ИП или человека, уполномоченного издавать приказы;
- подпись директора, ИП или уполномоченного лица;
- подписи работников, по которым составлен приказ.
Документ можно составить на несколько сотрудников, то есть в один приказ вписать сразу несколько ответственных. Тогда назначение каждого человека нужно прописать отдельным пунктом.
Кто подписывает приказ о назначении ответственного
Документ подписывает руководитель компании или ИП. Ознакомить с приказом нужно каждого из сотрудников, которых назначили ответственными по нему. Можно заверить документ печатью работодателя, но это не обязательно.
Хранить приказы о назначении ответственного лица нужно 10 лет.
Доплата за дополнительную работу
Нужно ли доплачивать работнику, которого назначили ответственным, за дополнительную работу, зависит от ситуации.
Дополнительной считается работа, не предусмотренная должностной инструкцией работника. Если же обязанность закреплена в инструкции, доплачивать за нее не нужно.
Например, кадровика Иванцову назначили ответственной за ведение и хранение бумажных трудовых книжек. Эта же обязанность прописана в ее должностной инструкции. Значит, доплачивать за ведение и хранение трудовых не обязательно.
А вот обязанности вести воинский учет в должностной инструкции кадровика нет. Значит, для Иванцовой такая работа считается дополнительной. Придется оформить совместительство и доплатить. Другая ситуация — если у работодателя будет сотрудник, который занимается только воинским учетом.
Главное
- Обязательные приказы о назначении ответственных лиц должны оформлять все компании и ИП. Например, приказ о назначении ответственного за ведение и хранение бумажных трудовых книжек или приказ об ответственном за обработку персональных данных.
- Переиздавать приказ нужно тогда, когда сотрудника уволили или перевели на другую должность и ее название изменилось.
- Не обязательные приказы, например приказ о назначении материально ответственного лица, работодатель оформляет по своему усмотрению.
- Приказы оформляют в свободной форме, унифицированных бланков нет. Лучше всего использовать фирменный бланк компании или ИП.
- Приказ подписывает руководитель или ИП. Сотрудника нужно ознакомить с приказом.
- Хранить приказы нужно 10 лет.
Как часто и в каких ситуациях приходится назначать ответственных лиц приказом?