Отпуск за свой счет: что нужно знать работодателю
Любой сотрудник может попросить отпуск за свой счет. В одних случаях работодатель обязан отпустить, даже если работа горит. А в других — спокойно отказывает, и компании ничего за это не будет.
Главное про отпуск за свой счет
- Любой сотрудник может взять отпуск за свой счет. Он официально называется отпуском без сохранения заработной платы, или неоплачиваемым отпуском, или без содержания.
- Разрешать ли такой отпуск и на какой срок, зависит от двух факторов: входит ли сотрудник в категории, которым нельзя отказать в свободных днях, и по какой причине нужен отпуск.
- Есть категории сотрудников, которым нельзя отказать в отпуске без сохранения заработной платы. Например, сюда относятся работающие инвалиды, пенсионеры по возрасту, ветераны боевых действий и войны.
- Неоплачиваемый отпуск можно попросить в любое время, для него нет графика.
- Чтобы оформить отпуск за свой счет, нужно заявление сотрудника и приказ работодателя.
- Если сотрудник обязан уйти в отпуск, а ему отказывают, можно получить штраф: для должностных лиц, ИП и малых предприятий — от 1 000 до 5 000 ₽, для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 ₽.
Чек-лист «Как зарегистрировать ИП»
О том, как стать ИП, рассказали в кратком чек-листе. Пользоваться им просто: продвигайтесь по пунктам и отмечайте то, что уже сделали. Это поможет ни о чем не забыть.
Что такое отпуск за свой счет
У каждого сотрудника есть право на отпуск. Сколько дней он будет отдыхать и сколько получит денег, зависит от типа отпуска.
Типы отпусков можно условно разделить по тому, кто и зачем его получает, например:
- учебный отпуск;
- отпуск по беременности и родам;
- при рождении или смерти близких;
- дополнительный отпуск за ненормированный рабочий день, работу на Крайнем Севере и другие.
Еще один критерий для разделения типов отпусков — оплата: есть оплачиваемые отпуска и нет.
Сотрудник может взять отпуск за свой счет. Он официально называется отпуском без сохранения заработной платы, или попросту — неоплачиваемым отпуском или без содержания. Для работодателя это значит, что сотрудник вправе получить каникулы, но компания или ИП не обязана ему платить в это время.
В чем отличие от отгула
Отгул — это когда сотрудник взял еще один выходной. В трудовом кодексе нет такого термина, это народное определение. Самое близкое, что есть из законодательства, — дополнительный день отдыха.
Отгул и отпуск по большому счету ничем не отличаются: в одних случаях работодатель обязан предоставить свободные дни, в других — нет.
Работодатель может отказать в отгуле. Сотрудник отпрашивается с работы по личным причинам. Например, встретить маму с самолета, сходить к детям на праздник, перевезти вещи в новую квартиру или просто отоспаться после дня рождения. Это все не считается веской причиной, поэтому работодатель сам решает, отпускать или нет.
Работодатель обязан предоставить отгул. Такие случаи описывает трудовой кодекс: например, если сотрудник сдавал кровь как донор или работал в выходные. Если сотрудник запросил день отдыха, компания или ИП не может ему отказать.
Формально при обоих вариантах — и когда сотрудник просит отгул по личным причинам, и когда компания или ИП обязаны его дать — нужно оформлять документы. Как минимум заявление на отгул. Но чаще всего, если речь об одном дне, обходится без формальностей.
С оплатой то же самое. По трудовому кодексу многие отгулы не оплачиваются, даже если работодатель обязан их предоставить. Но запрета на оплату нет, поэтому компании или ИП часто не оформляют документы и не вычитают отгул из рабочих дней.
В оплате есть исключения, но это уже отдельная тема со своими тонкостями. Например, если сотрудник подписал срочный трудовой договор на два месяца и отработал в выходной, работодатель не обязан предоставлять оплачиваемый день отдыха — только денежную компенсацию.
Когда работодатель обязан предоставить неоплачиваемый отпуск
Неоплачиваемый отпуск — это дополнительные дни отдыха, помимо стандартного. Можно еще назвать этот отпуск внеплановым.
Стандартный отпуск для секретаря из Москвы — 28 дней. Она выходит замуж, и в честь этого события компания по заявлению сотрудницы обязана предоставить отпуск — до 5 дней.
Внеплановый отпуск можно попросить в любое время, для него нет графика.
Берем все тот же пример — с секретарем. По графику она отдыхает в мае и июне.
В декабре она выходит замуж, и ей полагается еще один отпуск. Несмотря на то что его нет в графике, работодатель все равно дает этот отпуск, но не оплачивает его.
Категории сотрудников, которые всегда могут получить внеплановый отпуск, указаны в трудовом кодексе и федеральных законах.
В трудовом кодексе описаны случаи, когда нельзя отказывать в отпуске:
- рождение ребенка;
- своя свадьба;
- смерть близкого родственника.
По семейному кодексу близкий родственник — это супруг, родители, дети, сестры и братья, бабушки и дедушки, внуки.
Кодекс об административных нарушениях в этот список добавляет еще усыновителей и усыновленных.
Когда работодатель вправе отказать
Законно отказывать в отпуске за свой счет, если категория сотрудника или причина выходных дней не указана в трудовом кодексе или федеральных законах. Несколько примеров.
Штрафы за нарушение прав работников
Если сотрудник обязан получить отпуск, а ему отказывают, может быть штраф: для должностных лиц, ИП и малых предприятий — от 1000 до 5000 ₽, для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 ₽.
Не стоит рассчитывать, что госорганы не узнают о нарушении. Для этого есть два способа. Первый — во время плановой проверки. Для этого разработаны целые методики — от анализа документов до интервью с сотрудниками и заполнения анкет. Они называются проверочными листами.
Еще один способ узнать о нарушении — если госорганы получат жалобу сотрудника. Ее можно отправить по почте, принести лично в трудовую инспекцию или заполнить заявление на сайте.
Может ли работодатель отправить в неоплачиваемый отпуск
Использовать отпуск без сохранения заработной платы — желание сотрудника. Если он не хочет, работодатель ничего не сделает. Даже если бизнес не работает из-за кризиса, нет денег на зарплату, все равно самим отправить сотрудника в отпуск нельзя.
Единственный вариант — увольнение, сокращение или простой, но это уже совсем другая история.
Сколько дней отпуска можно взять
Период дополнительного отпуска зависит от того, кто его берет и почему. Его сроки фиксируют разные документы: трудовой кодекс или специализированный закон, например о ветеранах. Несколько примеров из трудового кодекса.
Как оформить отпуск за свой счет
Отпуск без сохранения заработной платы оформляется так же, как обычный: работодатель выпускает приказ и знакомит с ним работника под подпись. Все — можно уходить в отпуск. В двух словах о шагах.
Получить заявление. Заявление пишет сотрудник: он может заполнить бланк работодателя или использовать свою форму. Обязательные пункты:
- от кого и кому заявление;
- тип отпуска — без сохранения заработной платы;
- обоснование — например, сотрудник женится или входит в такую-то категорию, которой нельзя отказать в отпуске;
- период отпуска;
- дата подачи заявления;
- подпись работника.
Заявление на отпуск за свой счет
Составили шаблон заявления на отпуск, чтобы можно было его скачать и заполнить по образцу.
Убедиться, что сотрудник может уйти в отпуск. Для этого работодатель проверяет, входит ли сотрудник в категорию, которой нельзя отказать в отпуске без сохранения заработной платы. Если входит, то согласовывает отпуск. Если нет, то обдумывает просьбу и решает, как поступить.
Издать приказ о предоставлении отпуска. Отлично, сотрудник все-таки уходит в отпуск. Теперь дело за приказом — это официальное разрешение не ходить на работу.
Без приказа работодатель рискует. По умолчанию, пока сотрудник на работе, за его здоровье отвечает компания или ИП. Допустим, продавец шел по мокрому полу и упал. У него есть право предъявить претензию к работодателю и получить компенсацию. Но если он упал в свой выходной, компания или ИП платить не обязаны. То же самое с отпуском: пока сотрудник официально в отпуске, он сам отвечает за свое здоровье.
Приказ о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы
Составили шаблон приказа, чтобы можно было его скачать и заполнить по образцу.
Ознакомить сотрудника с приказом. Для этого сотрудник ставит подпись на заполненном приказе. С этого момента считается, что сотрудник знает условия отпуска без сохранения заработной платы и может уйти.
Как отразить отпуск за свой счет во внутренней документации
В оформлении отпуска без сохранения заработной платы много нюансов. Их знают бухгалтеры и кадровики, поэтому советуем обратиться к ним. Чтобы вам представить процесс, рассказываем самое основное.
Основные шаги:
- Получить заявление на отпуск от сотрудника.
- Выпустить приказ.
- Ознакомить сотрудника с приказом — для этого он должен расписаться на приказе.
- Внести информацию в личную карточку и лицевой счет сотрудника, если их ведете, и табель учета рабочего времени.
Шаблоны документов есть в трудовом кодексе, примеры можно посмотреть на сайте «Консультант Плюс».
Как считается трудовой стаж во время отпуска
Законодательство выделяет два вида стажа: страховой и трудовой. Страховой нужен для расчета пенсии и назначения пособий: чем больше стаж, тем больше выплаты.
В страховой стаж входит только период, когда компания или ИП начисляет зарплату, а значит, и платит страховые взносы за работника. Поэтому отпуск без сохранения заработной платы не входит в страховой стаж.
Для назначения обычных пенсий по старости термин «трудовой стаж» используют только для периодов до 2002 года. Все, что заработано позже, называется страховым стажем.
В законодательстве о государственных пенсиях, к примеру полицейским или пожарным, трудовой стаж остался. Но там он фактически приравнен к страховому стажу на государственной или муниципальной службе. То есть отпуск без сохранения заработной платы за свой счет и тут не засчитывается.
Краткий вывод такой: если сотрудник хочет понять, войдет ли его отпуск без оплаты в стаж для расчета пенсии или пособий, то ответ — нет.
Что делать, если сотрудник заболел во время отпуска за свой счет
Если сотрудник ушел в отпуск без сохранения заработной платы, работодатель и СФР не обязаны выплачивать больничные. Но запрета на мотивационные выплаты нет: например, компания может премировать заболевшего, оплатить лечение в больнице и помочь любым другим способом.
Можно ли уволить во время отпуска за свой счет
Работодатель не вправе по своей инициативе уволить сотрудника во время отпуска, неважно, что это за отпуск — запланированный или нет, с оплатой или без нее. Основное правило отпуска — гарантия сохранения рабочего места и размера зарплаты.
Единственный вариант — это если сотрудник ушел в отпуск без сохранения зарплаты, никого не предупредив. Если же отпуск любого вида включен в график, сотрудник может идти на отдых просто так — как только подошел согласованный срок.
Можно ли досрочно выйти из неоплачиваемого отпуска
Сотрудник может выйти из отпуска в любое время по своему желанию. В трудовом кодексе ограничений нет. Но просто так сделать это нельзя — понадобится заявление. Смысл заявления, по сути, такой же: «Я, такой-то, планирую выйти из отпуска тогда-то».
Заявление о выходе из отпуска без сохранения зарплаты
Составили шаблон заявления, чтобы можно было его скачать и заполнить по образцу.
Заявление сотрудник заполняет в свободной форме или по шаблону работодателя.
А вы отказывали сотруднику в отпуске за свой счет? Поделитесь, почему пришлось так поступить.
Здравствуйте.
Есть ситуации, когда работодатель обязан предоставить отпуск за свой счет, а есть ситуации — когда имеет право в них отказать. Обо всем рассказали в нашей статье.
Эксперт, ситуация, когда работник пишет заявление на 5 дней без сохранения зарплаты, а работодатель может его отпустить только на 4 дня. Нужно ли работнику переписывать заявление. Или на заявлении достаточно руководителю написать, на 4 дня и издать приказ на 4 дня.
Natali, добрый день! В этом случае надо попросить работника переписать заявление.
заботаю вахтой по 30 дней,меня заставляют писать заявление о предоставлении отпуска без сохранения зар.платы с 28 по 30 на 2 календарных дня.выходит мне 2 дня не оплачивают.Законно поступают?
Дмитрий, добрый день! Нет, не законно. Нельзя требовать от сотрудника писать заявление о предоставлении отпуска за свой счет.
Добрый день. Бизнес сезонный- озеленение. Сотрудники готовы уйти в административные отпуска без сохранения зп. А на сколько месяцев по закону можно эти отпуска дать?
Алла, добрый день! Такой отпуск можно дать на любой срок.
Эксперт, Благодарю!!!!
Добрый день. Подскажите пожалуйста имеет ли право работодатель офор********** отпуск за свой счёт как обычный оплачиваемый отпуск? Спасибо за раннее