Можно ли учитывать оплату самозанятому как расходы?
Читатель спрашивает: «Можно ли учитывать оплату самозанятому как расходы, чтобы уменьшить налоговую базу и сумму налога?»
Да, можно, если есть чек от самозанятого
Компания может учесть оплату самозанятому в расходах, только если у нее будет чек от самозанятого.
Самозанятый должен сформировать чек в приложении «Мой налог» и передать его компании-заказчику. Для проверки не подходит приложение ФНС «Проверка чеков», так как чек от самозанятого — не кассовый чек. В чеке должны быть указаны:
Этот чек — подтверждение расходов компании.
Как самозанятый передает чек
Самозанятый может:
- отправить чек в мессенджере или по электронной почте;
- распечатать и передать лично;
- предоставить QR-код, по которому вы можете считать чек своим мобильным телефоном.
Вы можете хранить чеки в бумажном или электронном виде, они имеют одинаковую силу.
Когда самозанятый должен передать чек
Если вы платите самозанятому наличными или рассчитываетесь по карте через терминал, он обязан сразу выдать вам чек.
Если отправляете перевод с расчетного счета, у самозанятого есть больше времени на передачу чека. Самозанятый обязан его выдать до 9-го числа месяца, следующего за тем, в котором вы перевели деньги. В договоре с самозанятым можно предусмотреть и более короткий срок.
Можно ли учесть расходы на основании актов
Вы можете учитывать расходы только на основании чеков. Акты можно оформлять, но они будут лишь дополнением к чеку. Это налоговая дополнительно разъяснила в письме от 20.02.2019 № СД-4-3/2899.
Нужно ли заключать договор, чтобы учесть оплату в расходах
Для учета расходов у вас обязательно должен быть чек, его достаточно. Договор — дополнение к чеку. Вы должны его заключить, как и при любой работе с контрагентами, но сам по себе договор не будет основанием для учета расходов.
Вы можете заключить договор с самозанятым устно, в простой письменной или нотариальной форме.
Для простых услуг письменный договор не нужен, можно договориться на словах и сразу оплатить. Факт устного договора подтверждается оплатой. Например, вы покупаете у самозанятого набор пирожных для корпоративного праздника: сразу оплатили и забрали пирожные.
Если самозанятый оказывает более сложные услуги, лучше заключить договор. Например, перевозит груз или продвигает компанию в соцсетях. Договор — это ваша защита. Он поможет доказать свою правоту в суде, если что-то пойдет не так.
В договоре вы можете прописать все важные условия сделки: обязанности и ответственность сторон, сроки, порядок оплаты. Рекомендуем прописать штрафные санкции, если самозанятый утратит свой статус и не сообщит об этом.
Нужно ли проверять статус самозанятого
Самозанятый может быть обычным физлицом или иметь статус индивидуального предпринимателя.
Если самозанятый — физлицо, лучше проверять его статус перед тем, как переводить деньги. Он может утратить этот статус, а вы этого не узнаете. В таком случае вы переведете деньги физлицу, а значит, придется начислять и удерживать НДФЛ и платить страховые взносы.
Проверить статус можно двумя способами:
- Запросить у физлица справку из приложения «Мой налог». В ней вы увидите актуальную информацию о регистрации лица в качестве самозанятого.
- Проверить факт регистрации на сайте ФНС. Нужно указать ИНН самозанятого и дату, которая интересует.
Если самозанятый — ИП, статус проверять не нужно.
Что делать, если самозанятый вернул вам деньги и аннулировал чек
Вам будет нужно скорректировать расходы, которые учитываются при расчете налогов. Порядок корректировки зависит от вашего режима налогообложения.
Вопрос эксперту
Задайте любой вопрос про бизнес. Например, о налогах, найме работников, оформлении сертификатов на товары или работе на маркетплейсах. Ответ пришлем на вашу почту. Самыми частыми вопросами и ответами на них делимся в Бизнес-секретах в разделе «Вопросы-ответы».
Есть ли у вас сложности при работе с самозанятыми?