С 2023 года применяется новая форма отчетности для работодателей ЕФС-1. Она заменила собой несколько прежних форм — СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, 4-ФСС, ДСВ-3. Теперь при расставании с любым сотрудником нужно подавать всего один отчет — подраздел 1.1 ЕФС-1.
Разбираемся, когда подавать отчет, как его заполнить и что будет, если этого не сделать.
Когда и как сдавать «увольнительный» подраздел ЕФС-1
Подраздел 1.1 формы ЕФС-1 сдают на каждого уволенного сотрудника, включая внешних и внутренних совместителей, дистанционных работников и исполнителей по ГПД, кроме самозанятых.
Сроки сдачи подраздела 1.1 такие:
- при увольнении или приостановлении трудового договора — на следующий рабочий день после издания приказа;
- при прекращении ГПД — на следующий рабочий день после прекращения договора.
Титульный лист ЕФС-1 сдают всегда и заполняют одинаково.
Если у вас больше 10 работников на трудовом договоре и ГПД, подраздел 1.1 ЕФС-1 нужно подавать электронно через оператора ЭДО. Если меньше — можно выбрать, как отчитываться: в электронном виде или на бумаге.
Редакция рекомендует
- Как заставить интернет шуметь о вас: бывший SMM-лид Авиасейлс Рома Бордунов о работе с инфоповодами
- 10 советов, как эффективно продавать в мессенджерах и соцсетях
- Как развивать бизнес без насилия над собой: опыт сооснователя digital-агентства SETTERS Алины Чичиной
- Как получать сверхрезультат с любой командой: рассказывает экс-гендиректор eBay и директор T-Bank Ecommerce
- Упал, очнулся — миллион: громкие разбирательства и способ защититься от штрафов за травмы клиентов
Как заполнить отчет при увольнении работника
В подразделе 11 граф — разберем подробно те, которые чаще всего вызывают затруднения у работодателей.
Графа «Трудовая функция». Пятый столбец заполняют при прекращении трудового договора. Если работник трудился на ГПД, пропустите эту графу.
Укажите должность и название структурного подразделения, например отдела или департамента, как они указаны в трудовом договоре. Скажем, «Кладовщик, склад № 1». Если в договоре нет подразделения, пишите только должность.
Графа «Код выполняемой функции». В шестом столбце укажите четырехзначный код и контрольное число профессии работника из Общероссийского классификатора занятий. Например, для кладовщика это 4321.9.
Коды в классификаторе ищите по наименованию должности или профессии и по отдельным словам этого наименования по всему тексту с помощью функции «Поиск по тексту».
30 самых популярных профессий вынесли в отдельный документ — чтобы вам было легче искать.
При прекращении ГПД также укажите код для соответствующего вида договора.
Графа «Причины увольнения». В седьмом столбце укажите причину увольнения и соответствующий ей код из классификатора кодов.
Например, увольнению по собственному желанию соответствует код «п3ч1с77тк». В этом коде уже зашифрована ссылка на пункт 3 части 1 статьи 77 ТК РФ, в котором названо одно из оснований увольнения — расторжение трудового договора по инициативе работника. Отдельно приводить ссылку на статью ТК не надо. Запись об увольнении по собственному желанию должна выглядеть так: «п3ч1с77тк Трудовой договор расторгнут по инициативе работника».
Что будет, если не сдать в срок или неверно заполнить отчет
За нарушение срока сдачи подраздела 1.1 ЕФС-1 и за ошибки в нем трудовая инспекция может вынести предупреждение или оштрафовать руководителя компании или ИП на 300—500 ₽.
Если эти нарушения допущены по исполнителю по ГПД, будет дополнительный штраф в 500 ₽ для работодателя-организации.
Вопрос эксперту
Задайте любой вопрос про бизнес. Например, о налогах, найме работников, оформлении сертификатов на товары или работе на маркетплейсах. Ответ пришлем на вашу почту. Самыми частыми вопросами и ответами на них делимся в Бизнес-секретах в разделе «Вопросы-ответы».
Расскажите, с какими сложностями вам приходилось сталкиваться при сдаче отчетов об увольнении сотрудников?
По моему мнению есть нестыковка, а скорее противоречие между статьёй 84.1 Трудового кодекса РФ и пунктом 2 части 5 статьи 11 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учёте в системах ОПС и ОСС».
А состоит оно вот в чём:
- приказ об увольнении должен быть составлен не позднее последнего дня работы сотрудника. Вместе с тем ТК РФ не содержит запрета на более ранее оформление такого документа;
- сдавать же отчёт ЕФС-1 при увольнении работника нужно не позже рабочего дня, идущего за днём оформления приказа. При этом для формы ЕФС-1 должны выполняться следующие условия:
1) дата кадрового мероприятия не должна быть позднее текущей даты и даты заполнения отчёта;
2) дата кадрового документа также не должна быть позже текущей даты и даты заполнения от чёта.
Вот и приходят штрафа при издании приказа от 16.01.2024 с датой мероприятия (увольнения) 31.01.2024 при отправке отчёта ЕФС-1 31.01.2024.
Но ведь издать приказ ранее ТК РФ не запрещает, почему ЕФС-1 должна быть отправлена не датой проведения мероприятия, а датой издания приказа?
Это противоречит ТК РФ и нарушает права работодателя в части незаконного применения штрафных санкций.
Последний день работника 28.07.2024г., это воскресенье, дата издания приказа 26.07 2024г., это пятница, а отчет будет отправлен 29.07.2024г., это понедельник — это будет правильно?
user62604,
user62604, добрый день! Да, все верно.
Подскажите если приказ по предприятию от 2 апреля об увольнении, а работник увольняется 19 апреля, когда мы должны подать отчет? в день издания приказа или в день увольнения работника?