Может ли ИП выкинуть документы?
Читатель Антон спрашивает: «Я индивидуальный предприниматель. За время работы накопилось много разных документов: договоры, чеки, зарплатные ведомости и другое. Можно все это выкинуть?»
Зависит от документа — что-то можно выкинуть через год, а что-то только через 75 лет
По закону у большинства документов бизнеса есть срок хранения. Для каждого он свой в зависимости от того, насколько важен документ: некоторые нужно беречь лишь в течение года, другие — значительно дольше. Например, некоторые кадровые документы хранят до 75 лет, и нельзя их уничтожить, даже если бизнес пришлось закрыть.
Подробно о сроках и правилах хранения документов бизнеса рассказывали в отдельной статье. Переходите по ссылке на полях.
Документы могут пригодиться для ответов на вопросы налоговой, трудовой инспекции или для оформления пенсии бывшего сотрудника.
Сроки хранения документов ИП
Срок хранения документов ИП зависит от типа документов.
Первичные документы. Документы, которые нужны для налогового учета, надо хранить пять лет с момента последнего использования для исчисления налогов. Например, столько нужно хранить договоры и акты приема-передачи, товарные чеки, накладные.
Кадровые документы. В эту группу входят те документы, которые предприниматель оформляет на работников. Например, приказы о приеме на работу, трудовые договоры, зарплатные ведомости. Если сотрудник уволился, документы, которые работодатель на него оформлял, все равно нужно хранить.
Самый короткий срок хранения кадровых документов — год, столько хранят правила внутреннего распорядка. Некоторые кадровые документы нужно хранить 75 или 50 лет — в зависимости от того, когда было закончено делопроизводство, до 2003 года или после. К таким документам относят трудовые договоры и личные дела сотрудников.
Хранение документов после закрытия бизнеса
После того как ИП закрыл бизнес и снялся с регистрации, документы все равно надо хранить до тех пор, пока не закончится срок хранения.
Первичные документы можно хранить дома или сдать в архив — подойдет и частный, и государственный.
Кадровые документы нужно передать в архив, по ним сотрудникам назначают пособия и пенсию. Для хранения подойдет только государственный или муниципальный архив.
Ответственность за отсутствие документов
Отсутствие документов, которые нужны для налогового учета, закон считает грубым нарушением правил учета доходов, расходов и объектов налогообложения. За это нарушение действующий ИП может получить штраф до 40 000 ₽.
Если налоговая запросила документы от ИП, который снялся с регистрации, и не получила ответ, могут назначить штраф — 200 ₽ за каждую бумагу.
За отсутствие кадровых документов можно получить штраф до 5000 ₽.
Как правильно избавиться от документов, когда срок хранения истек
Когда срок хранения документов истек, их все равно нельзя выкидывать в обычную мусорку. Документы надо правильно утилизировать:
- Составить акт в произвольной форме. В нем надо указать все документы и способ их утилизации. Например, измельчение шредером.
- Уничтожить документы выбранным способом — самостоятельно или при помощи компании, которая занимается утилизацией.
Если срок хранения документов истек и их уничтожили по правилам, вы имеете право не представлять их по требованию трудовой инспекции или налоговой.
Рассылка: как вести бизнес в России
Каждую неделю присылаем самые важные новости бизнеса, разборы законов и инструкции, которые помогут вести свое дело
Вопрос эксперту
Задайте любой вопрос про бизнес. Например, о налогах, найме работников, оформлении сертификатов на товары или работе на маркетплейсах. Ответ пришлем на вашу почту. Самыми частыми вопросами и ответами на них делимся в Бизнес-секретах в разделе «Вопросы-ответы».
Расскажите, выкидывали ли вы случайно важные документы, пока срок хранения не истек? Что делали в этой ситуации?