Обязательно ли нужна инструкция по охране труда в офисе?
Читатель Никита спрашивает: «Наша компания оказывает услуги по бухгалтерскому и юридическому сопровождению. Никакого производства, тем более вредного или опасного, у нас нет, это чисто офисная работа. Надо ли нам разрабатывать и утверждать у себя инструкции по охране труда?»
У любого работодателя должны быть инструкции по охране труда
Инструкция по охране труда, ИОТ, — это локальный нормативный акт, который входит в число обязательных кадровых документов. В нем прописаны требования по безопасному выполнению работниками своих обязанностей. Такие инструкции должны быть у каждого работодателя, неважно, чем занимается бизнес — производством, торговлей, услугами или чем-то еще.
Работодатель сам определяет, какие инструкции по охране нужно разработать в организации. Инструкция может быть на каждую должность, которая есть в штатном расписании.
Но можно также разработать одну инструкцию для нескольких схожих должностей или видов работ. Например, может быть одна инструкция для работников бухгалтерии или всего административно-управленческого персонала. А если все сотрудники компании трудятся в офисе, то работодатель вправе сделать единую инструкцию для офисных работников.
Кроме того, работодатель обязан ознакомить с инструкцией по охране труда дистанционных сотрудников, например бухгалтера, который работает на удаленке за ноутбуком организации. Если дистанционный работник использует собственное оборудование, работодатель не несет ответственность и не разрабатывает ИОТ для этого случая.
Штатное расписание
Расписание составляют по форме № Т-3 компании и ИП с сотрудниками. В документе указывают количество работников, их должности, оклад и надбавки. Расписание могут запросить налоговая или социальный фонд, чтобы сверить указанную зарплату с реальной.
Как разработать инструкцию по охране труда
Есть приказ Минтруда № 772н, где ведомство утвердило требования для разработки инструкций по охране труда. Работодатели обязаны соблюдать правила создания инструкций практически для всех сотрудников.
Кто разрабатывает инструкции. Разработку инструкций по охране труда для работников обычно поручают руководителям структурных подразделений — отделов, департаментов или управлений. А методическую помощь им оказывают, например, кадровики.
Чем руководствоваться при разработке инструкции. Инструкцию по охране труда разрабатывают исходя из должности работника, его профессии или вида выполняемой работы. Ее составляют на основе:
- государственных нормативных правил охраны труда. Например, такие правила есть для работ на высоте, они утверждены приказом Минтруда от 16.11.2020 № 782н;
- типовых инструкций по охране труда. В частности, такая инструкция есть для работников торговли и общепита, утверждена приказом Роскомторга от 03.10.1995 № 87;
- анализа конкретного вида работ, порученных сотрудникам;
- результатов проведенной спецоценки условий труда на конкретных рабочих местах;
- требований обязательных профессиональных стандартов. К примеру, такие профстандарты есть для педагогов, медицинских работников, аудиторов, тренеров;
- определения профессиональных рисков, характерных для конкретных работ. Например, для промышленного альпиниста это риск падения с высоты, а для токаря — риск травмироваться при работе на станке;
- анализа результатов расследования несчастных случаев, если они были.
Еще в инструкции по охране труда надо учесть требования по безопасной эксплуатации оборудования, с которым имеют дело работники.
Какие разделы должны быть в инструкции
В инструкции по охране труда обязательно должно быть пять разделов:
- общие требования охраны труда;
- требования охраны труда перед началом работы;
- требования охраны труда во время работы;
- требования охраны труда в аварийных ситуациях;
- требования охраны труда по окончании работы.
Разберемся, что должно быть в каждом разделе.
Раздел «Общие требования охраны труда» включает:
- требования по соблюдению правил внутреннего трудового распорядка, режима рабочего времени и времени отдыха;
- перечень вредных и опасных производственных факторов, которые могут влиять на работника, а также перечень профессиональных рисков;
- перечень спецодежды, обуви, других средств индивидуальной защиты — СИЗ, которые работодатель должен выдавать работникам;
- порядок уведомления о травмах и неисправности оборудования или инструментов;
- правила личной гигиены и эпидемиологические нормы, которые должен знать и соблюдать работник.
Раздел «Требования охраны труда перед началом работы». В нем закрепляют, в каком порядке работник:
- подготавливает свое рабочее место;
- проверяет исходные материалы, например заготовки или полуфабрикаты, а также исправность оборудования, инструментов, сигнализации и другого;
- осматривает и готовит к работе СИЗ, если они используются при работе.
Раздел «Требования охраны труда во время работы». В нем описывают:
- способы и приемы безопасного выполнения работ, использования оборудования, инструментов, транспорта;
- требования по безопасному обращению с сырьем, заготовками, полуфабрикатами, а также по правильному использованию СИЗ;
- положения по безопасному содержанию рабочего места;
- действия по предотвращению аварийных ситуаций.
Раздел «Требования охраны труда в аварийных ситуациях». Здесь закрепляют:
- перечень возможных аварийных ситуаций и их причины;
- порядок извещения руководителя об аварийной ситуации и о несчастном случае;
- действия работников при аварийных ситуациях;
- действия по оказанию первой помощи пострадавшим.
Раздел «Требования охраны труда по окончании работы». Тут должны быть:
- порядок приема и передачи смены при непрерывной работе оборудования;
- последовательность отключения, разборки, очистки оборудования и механизмов;
- действия при уборке производственных отходов;
- требования по соблюдению личной гигиены;
- процесс извещения начальства о недостатках, влияющих на безопасность труда.
Подготовили образец инструкции по охране труда офисных сотрудников со всеми нужными разделами. Перейдите по ссылке, скачайте и доработайте под свой бизнес.
Инструкция по охране труда для офисного работника
Инструкции по охране труда должны быть у каждого работодателя. Можно разработать один документ для нескольких схожих должностей или отдельный — для каждой. По желанию инструкцию по охране труда заполняют на официальном бланке компании.
Как утвердить инструкцию по охране труда и ознакомить с ней работников
Инструкцию утверждает руководитель компании или ИП либо уполномоченное ими лицо. Если в компании есть профсоюз, обязательно нужно учесть его мнение при утверждении инструкции. То есть окончательный текст должен быть согласован с членами профсоюза и на документе должна стоять соответствующая виза председателя профсоюза.
Издавать приказ об утверждении новой инструкции не обязательно. Но многие работодатели это делают, чтобы упорядочить свой документооборот.
Работников нужно под подпись ознакомить с инструкциями, которые непосредственно связаны с их работой.
Для этого можно просто составить в произвольной форме листы ознакомления. Однако, к примеру, московская трудинспекция советует вести специальный журнал для ознакомления работников с инструкциями по охране труда. Но это не требование закона, а просто рекомендация.
Если компания перешла на электронный кадровый документооборот, она может оформлять инструкции в электронном виде. Они не входят в перечень документов, которые должны оставаться на бумаге.
Хранить инструкции по охране труда работодатель должен не менее 10 лет.
Когда нужно пересмотреть инструкцию по охране труда
Инструкции надо пересмотреть и доработать, если:
- меняются условия труда работников;
- внедряется новое оборудование или технологии;
- были проанализированы материалы расследования аварий или несчастных случаев на производстве;
- таково требование контрольно-надзорных органов.
Инструкцию по охране труда нужно поддерживать в актуальном состоянии. Она должна соответствовать производственным процессам работодателя и организационным изменениям.
Ответственность за отсутствие инструкций по охране труда на предприятии
За отсутствие инструкций по охране труда или их несвоевременный пересмотр работодателю грозит административная ответственность. Это предупреждение или штраф для директоров компаний, ИП и малых предприятий — от 2 000 до 5 000 ₽, для крупных и средних компаний — от 50 000 до 80 000 ₽.
Рассылка: как вести бизнес в России
Каждую неделю присылаем самые важные новости бизнеса, разборы законов и инструкции, которые помогут вести свое дело
Вопрос эксперту
Задайте любой вопрос про бизнес. Например, о налогах, найме работников, оформлении сертификатов на товары или работе на маркетплейсах. Ответ пришлем на вашу почту. Самыми частыми вопросами и ответами на них делимся в Бизнес-секретах в разделе «Вопросы-ответы».
Как часто в вашей компании принято проверять сотрудников на знание техники безопасности на рабочем месте?