Актуальное

Зарегистрируйте ИП в Тинькофф и получите бонусы от партнеров до 500 000 р.

Зарегистрируйте ИП в Тинькофф и получите бонусы до 500 000 р.

Подробнее →

Будьте в курсе событий бизнеса

Получайте первыми приглашения на вебинары, анонсы курсов и подборки статей, которые помогут сделать бизнес сильнее

Подписываясь на рассылку, вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности
Вопрос-ответ Редактор: Елена Галичевская

Акт приема-передачи оборудования: как оформить?

Акт приема-передачи оборудования можно составлять в свободной форме или по форме № ОС-14. Главное, утвердить документ в учетной политике компании

Виктор Подгорский

Виктор Подгорский

Эксперт по праву

Читатель Антон спрашивает: «Собираюсь покупать торговые витрины. Как оформлять документы о приеме оборудования, чтобы это было правильно с точки зрения закона?»

При передаче оборудования покупатель составляет акт приема-передачи

Акт приема-передачи оборудования оформляют при продаже или передаче оборудования в аренду. Этот документ относится к первичным: за его отсутствие грозит штраф. Еще на его основании ведут бухучет.

Документ также пригодится покупателю в случае споров: если нужно будет подтвердить, что компания-поставщик не выполнила свои обязательства. Например, передала сломанные витрины. А поставщику акт нужен, чтобы доказать факт добросовестной поставки. Если после подписания акта покупатель скажет, что оборудование повредили во время перевозки, — поставщик сможет доказать, что он тут ни при чем.

Акт оформляет тот, кто получает оборудование. Один экземпляр акта он оставляет у себя, второй — отдает поставщику. Для составления документа покупатель назначает комиссию, в нее могут входить главный инженер, главный механик, бухгалтер. Акт приема-передачи составляют на основе данных из документов, выписанных поставщиком, например товарных накладных.

Акт составляют по одной из трех форм:

  • по утвержденной компанией-покупателем;
  • по унифицированной форме ОС-14;
  • по форме, согласованной между компаниями.

Форму ОС-14 использовать не обязательно, покупатель может сам разработать акт: дополнить его нужными реквизитами или наоборот, удалить лишнее. Главное, чтобы в документе были обязательные реквизиты, прописанные в законе.

ч. 2 ст. 9 закона «О бухгалтерском учете»

Первичный документ, который компания использует для приема оборудования, нужно закрепить в бухгалтерской учетной политике.

Как заполнить акт по форме ОС-14

Оформлять поступление оборудования удобнее всего по форме, которую предлагает учетная программа, обычно это ОС-14.

Шаблон акта по форме ОС-14

Если оборудование доставляли с помощью транспортной компании, ее данные тоже нужно вписать в форму. А вот подпись перевозчика на форме ОС-14 не нужна.

Как заполнить акт приема-передачи оборудования по форме ОС-14: пример
Документ составляют в двух экземплярах — для продавца и покупателя. Утверждает акт руководитель компании-покупателя или другое уполномоченное им лицо
Образец заполнения обратной стороны акта приема-передачи оборудования
Пример заполнения обратной стороны акта приема-передачи

Рассмотрим, как заполнять отдельные строки в этой форме.

Строка документаЧто указывать
Основание для составления актаДокументы, на основании которых передают оборудование, например договор купли-продажи
Номер документа, дата составленияДатой оформления акта считается день, когда оборудование поступило покупателю
Организация-грузоотправительСведения о перевозчике, способе доставки, используемом транспорте
Сведения о поступившем оборудованииНужно описать все подробности: наименование, завод-изготовитель, заводской номер, комплектацию, количество, техническое состояние, год выпуска.
Если передается несколько единиц оборудования, можно оформить список приложением к документу
При осмотре оборудования установленоВ каком состоянии и комплектности находится оборудование, есть ли претензии у принимающей стороны. Если у оборудования есть дефекты или брак, в документе делают отметку. После этого отдельно оформляют акт о выявленных недостатках — в свободной форме или по форме № ОС-16
Заключение комиссииРезультат осмотра, есть ли повреждения или нет
Перечень прилагаемых документов и подписи членов комиссииАкт подписывают все члены комиссии. Кроме подписи, нужно указать ее расшифровку, должность каждого человека, номер и дату выдачи документа о полномочиях, название организации, выдавшей документ

Штрафы за отсутствие акта

Отсутствие первичных документов — грубое нарушение правил ведения учета доходов и расходов.

ст. 120 НК РФ

Если актов нет в течение одного года, налоговая инспекция может оштрафовать компанию на 10 000 ₽. Если же, например, акты отсутствуют в январе 2021 года и июне 2022 года, суммарный штраф может быть до 30 000 ₽.

Если в результате нарушения была занижена налоговая база — штраф 20% от суммы неуплаченного налога на прибыль, но не меньше 40 000 ₽.

За неправильное оформление акта приема-передачи ответственности нет.

Спросите у эксперта

В разделе «Вопрос-ответ» эксперты Тинькофф разбирают популярные вопросы читателей по налогообложению, законам, трудовым спорам и другим проблемам в бизнесе. Вы можете отправить свой вопрос на почту secrets@tinkoff.ru.

Сейчас читают

Будьте в курсе событий бизнеса

Получайте первыми приглашения на вебинары, анонсы курсов и подборки статей, которые помогут сделать бизнес сильнее

Подписываясь на рассылку, вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности