Акт приема-передачи оборудования можно составлять в свободной форме или по форме № ОС-14. Главное, утвердить документ в учетной политике компании
Виктор Подгорский
Эксперт по праву
Акт приема-передачи оборудования можно составлять в свободной форме или по форме № ОС-14. Главное, утвердить документ в учетной политике компании
Виктор Подгорский
Эксперт по праву
Читатель Антон спрашивает: «Собираюсь покупать торговые витрины. Как оформлять документы о приеме оборудования, чтобы это было правильно с точки зрения закона?»
При передаче оборудования покупатель составляет акт приема-передачи
Акт приема-передачи оборудования оформляют при продаже или передаче оборудования в аренду. Этот документ относится к первичным: за его отсутствие грозит штраф. Еще на его основании ведут бухучет.
Документ также пригодится покупателю в случае споров: если нужно будет подтвердить, что компания-поставщик не выполнила свои обязательства. Например, передала сломанные витрины. А поставщику акт нужен, чтобы доказать факт добросовестной поставки. Если после подписания акта покупатель скажет, что оборудование повредили во время перевозки, — поставщик сможет доказать, что он тут ни при чем.
Акт оформляет тот, кто получает оборудование. Один экземпляр акта он оставляет у себя, второй — отдает поставщику. Для составления документа покупатель назначает комиссию, в нее могут входить главный инженер, главный механик, бухгалтер. Акт приема-передачи составляют на основе данных из документов, выписанных поставщиком, например товарных накладных.
Акт составляют по одной из трех форм:
- по утвержденной компанией-покупателем;
- по унифицированной форме ОС-14;
- по форме, согласованной между компаниями.
Форму ОС-14 использовать не обязательно, покупатель может сам разработать акт: дополнить его нужными реквизитами или наоборот, удалить лишнее. Главное, чтобы в документе были обязательные реквизиты, прописанные в законе.
Первичный документ, который компания использует для приема оборудования, нужно закрепить в бухгалтерской учетной политике.
Как заполнить акт по форме ОС-14
Оформлять поступление оборудования удобнее всего по форме, которую предлагает учетная программа, обычно это ОС-14.
Если оборудование доставляли с помощью транспортной компании, ее данные тоже нужно вписать в форму. А вот подпись перевозчика на форме ОС-14 не нужна.
Рассмотрим, как заполнять отдельные строки в этой форме.
| Строка документа | Что указывать |
|---|---|
| Основание для составления акта | Документы, на основании которых передают оборудование, например договор купли-продажи |
| Номер документа, дата составления | Датой оформления акта считается день, когда оборудование поступило покупателю |
| Организация-грузоотправитель | Сведения о перевозчике, способе доставки, используемом транспорте |
| Сведения о поступившем оборудовании | Нужно описать все подробности: наименование, завод-изготовитель, заводской номер, комплектацию, количество, техническое состояние, год выпуска. Если передается несколько единиц оборудования, можно оформить список приложением к документу |
| При осмотре оборудования установлено | В каком состоянии и комплектности находится оборудование, есть ли претензии у принимающей стороны. Если у оборудования есть дефекты или брак, в документе делают отметку. После этого отдельно оформляют акт о выявленных недостатках — в свободной форме или по форме № ОС-16 |
| Заключение комиссии | Результат осмотра, есть ли повреждения или нет |
| Перечень прилагаемых документов и подписи членов комиссии | Акт подписывают все члены комиссии. Кроме подписи, нужно указать ее расшифровку, должность каждого человека, номер и дату выдачи документа о полномочиях, название организации, выдавшей документ |
Штрафы за отсутствие акта
Отсутствие первичных документов — грубое нарушение правил ведения учета доходов и расходов.
Если актов нет в течение одного года, налоговая инспекция может оштрафовать компанию на 10 000 ₽. Если же, например, акты отсутствуют в январе 2021 года и июне 2022 года, суммарный штраф может быть до 30 000 ₽.
Если в результате нарушения была занижена налоговая база — штраф 20% от суммы неуплаченного налога на прибыль, но не меньше 40 000 ₽.
За неправильное оформление акта приема-передачи ответственности нет.
Спросите у эксперта
В разделе «Вопрос-ответ» эксперты Тинькофф разбирают популярные вопросы читателей по налогообложению, законам, трудовым спорам и другим проблемам в бизнесе. Вы можете отправить свой вопрос на почту secrets@tinkoff.ru.
