Как Open API автоматизирует бизнес-процессы

Open API — Open Application Programming Interface. Это интерфейс, который позволяет сайту или программе обмениваться информацией с другими программами и сервисами. Это помогает бизнесу сокращать сроки работы и уменьшать траты. В статье разберем, как это работает.

Например, когда нужно передать сотни товарных позиций из CRM-системы в другой сервис, человек может сорвать сроки или что-то перепутать. Open API позволяет избежать таких проблем. Он играет роль посредника, который передает информацию из одного сервиса в другой.

Держите в голове мысль о посреднике. Разберем ее на примере бизнес-задач.

• контролировать лимиты на картах курьеров;
• менять лимиты и перевыпускать виртуальные карты;
• искать виртуальные карты для покупки;
• блокировать карту при увольнении сотрудника.

Дальше подробнее пройдемся по каждой.

С помощью API можно контролировать лимиты на картах курьеров без участия менеджера. Разберем, как это можно сделать, на примере курьерской службы.

Представьте курьерский сервис «Волк». Он доставляет еду из ресторанов. Когда кто-то заказывает через сервис еду, ресторан-партнер готовит заказ, а курьер оплачивает его бизнес-картой компании.

Зачем нужна автоматизация. Есть проблема: некоторые курьеры «Волка» обманывают компанию. Они тратят часть денег не на заказы, а на себя: могут купить кофе, а иногда и телевизор. Чтобы избежать воровства, нужно контролировать лимиты и следить за всеми операциями. Только вот беда: курьеров сотни, за всеми не уследишь. В итоге менеджер тратит полдня на выставление лимитов для всех курьеров.

Представьте диджитал-агентство «Согласование». Оно ведет рекламные кампании в соцсетях. Под каждого клиента выпускают виртуальную карту. Так они избегают нарушений правил соцсетей — в некоторых нельзя с одной карты оплачивать рекламу для разных аккаунтов. Так еще удобнее контролировать бюджет под клиента: на одной карте 100 000 ₽ на кампанию одного предпринимателя, а на второй — 40 000 ₽ на другого. А именно виртуальную карту берут, чтобы не тратить время на выпуск и не думать о том, как хранить сто пластиковых карт.

Зачем нужна автоматизация. Во время работы с виртуальными картами сотрудники «Согласования» тратят время на перенос данных из одного интерфейса в другой. Это происходит в двух случаях:

1. При смене лимита на картах.
2. Перевыпуске карты.

Клиент посреди рекламной кампании попросил продлить ее на неделю и перевел деньги на это. Нужно поменять лимит на карте. Для этого менеджер находит в личном кабинете банка из сотни карт нужную, отправляет ее финдиректору и пишет, что нужно поменять лимиты. Когда финдиректор одобряет, менеджер снова возвращается к карте и увеличивает лимит до нужной суммы.

Иногда соцсеть блокирует карту и ее нужно перевыпустить. Для этого надо найти в личном кабинете банка из сотни карт нужную, отправить ее финдиректору и объяснить, что с картой проблемы и нужно ее перевыпустить. Затем менеджер будет ждать, когда финдиректор одобрит предложение, и только тогда запустит процесс перевыпуска. Зайдет в личный кабинет, найдет карту и закажет перевыпуск.

Когда меняте лимит и перевыпускаете карту, легко перепутать данные: перевыпустить не ту карту, увеличить лимит не на ту сумму.

Как сработает API. Обе задачи можно автоматизировать, если встроить в CRM-систему нужные функции по Open API.

С помощью API можно упростить онлайн-покупки с большим количеством виртуальных карт. Разберем, как это можно сделать, на примере закупок салона красоты.

Представьте сеть салонов красоты «Насвиданки». Каждый месяц они закупают лак для волос, шампуни и другие расходники. Обычно для этого идут по проторенной дорожке: готовят смету, просят поставщика сформировать счет, получают его по почте, заносят в личный кабинет банка, оплачивают и ждут от поставщика сначала подтверждение, а потом и расходники.

Бывает, что ежемесячные расходники внезапно кончаются. Причины разные: клиентов стало больше, поставщик сорвал сроки поставки, на заводе производителя забастовка. В такой ситуации прибыль может сократиться: нет расходников, чтобы оказывать услуги.

Чтобы расходники всегда были, на каждой точке администратор следит за их количеством. Когда они кончаются, а до ближайшей поставки еще долго, он закупает их в интернет-магазинах. Администратор заходит на сайт оптовой базы и заказывает с помощью виртуальной карты то, чего не хватает. Таким образом, салоны красоты работают независимо от того, когда будет следующая поставка.

Зачем нужна автоматизация. Чтобы закупаться на сайтах оптовых баз, нужно потратить время на рутину. Когда администратор находит нужную краску в интернет-магазине, ему нужно зайти в личный кабинет в банке и выбрать там нужную карту среди десятков других. Затем скопировать реквизиты, вставить их в платежную форму и оплатить. И так с каждой закупкой: интернет-магазины не хранят реквизиты бизнес-карт. Закупка может растянуться на пару-тройку часов, а надо еще клиентов встречать, оплату принимать и следить за работой мастеров.

Администратор собрался купить лак для волос в интернет-магазине. Запускает браузер и CRM-систему, находит нужный сайт и оформляет заказ. Вручную берет из личного кабинета в банке нужные реквизиты. Кликает на «Купить». Из CRM-системы всплывает окно с вопросом: «Привязывать ли эту карту к этому интернет-магазину?» Администратор соглашается. Спустя пару недель он открывает тот же сайт, где закупал лак для волос. Оформляет тот же заказ. Но теперь реквизиты карты сами подтягиваются в платежную форму.

В итоге администратор будет справляться с работой в несколько раз быстрее.

Это удобно, когда в компании сотни сотрудников с доступом к бизнес-картам: курьеров, водителей. Не нужно тратить время на поиск сотрудника, и никто не забудет заблокировать карту.

Собрали важные мысли из статьи:

• Open API позволяет бизнесу передавать информацию из одного сервиса в другой;
• когда Open API автоматизирует бизнес-процессы, они идут быстро и без ошибок;
• если многие ваши сотрудники работают с бизнес-картами, но не через Open API, вы можете автоматизировать часть их работы.