Инвентаризация
Сопоставить данные бухгалтерского учета с реальностью можно только с помощью инвентаризации. Проводить ее по закону обязаны компании, а ИП делают это по желанию.
Во время инвентаризации проверяют активы компании и финансовые обязательства: кредиты, займы, резервы, кредиторскую задолженность. Комиссия проверяет, чтобы данные бухучета совпадали с тем, что есть в реальности.
Что проверяют во время инвентаризации
Под проверку подпадают:
- Нематериальные активы — например, товарные знаки и патенты.
- Основные средства — объекты дороже 100 000 ₽ за единицу, которые используются более 12 месяцев, например недвижимость, оборудование, компьютеры.
- Финансовые вложения. К ним относят инвестиции компании, например купленные ценные бумаги.
- Товарно-материальные ценности — запасы сырья для производства товаров, топливо, запасные части или готовая продукция, товары для перепродажи.
- Незавершенное производство — продукция, которая не прошла все стадии технологического процесса, испытаний и приемки. Например, в швейном цеху раскроили и сметали платья. Их стоимость отнесут к незавершенному производству — это еще и не готовые изделия, и не просто сырье.
- Деньги и денежные документы — например, топливные карты.
- Резервы предстоящих расходов — запас средств, чтобы оплатить отпуска сотрудников, капитальный ремонт или ежегодные премии.
- Дебиторская задолженность — она возникает, когда, например, компания оказала услугу, но не получила оплату. В дебиторскую задолженность также входит переплата налогов, сборов и взносов, долги работников перед компанией.
Под проверку на инвентаризации подпадают и обязательства компании — долги, которые должны быть оплачены, например кредит или задолженность перед поставщиками.
Как проводят инвентаризацию
Правила собраны в методических указаниях Минфина по инвентаризации. Документ действует до 1 апреля 2025 года.
Затем нужно применять федеральный стандарт бухучета по инвентаризации № 28/2023. Однако компания может начать применять его досрочно.
Есть два основных вида инвентаризации в зависимости от того, что проверяют:
- сплошная — когда проверяют все активы и обязательства организации, обычно ее проводят перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
- выборочная — объекты проверяют частично. Например, могут пересчитать только товары и прочие ценности на складе, когда меняется материально ответственное лицо — кладовщик.
Инвентаризацию проводят в три этапа: подготовительный, основной и заключительный. Разберем, что делают на каждом из них.
Подготовительный этап. Руководитель компании утверждает приказ о проведении инвентаризации, формирует инвентаризационную комиссию и определяет ее состав, определяет сроки проведения и виды активов или обязательств, которые будут проверять.
Если инвентаризация проводится ради годовой отчетности, начать ее надо не раньше 1 октября и закончить до 31 декабря.
Инвентаризацию перед реорганизацией или ликвидацией компании нужно закончить до запланированной даты соответствующего события.
Если меняется материально ответственное лицо, имущество, за которое сотрудник отвечает, нужно проверить строго в его последний рабочий день.
В комиссию включают кого-то из руководителей компании и сотрудников бухгалтерии. По желанию можно пригласить еще и других специалистов, кроме тех, кто отвечает за активы либо обязательства, которые проверяют. Например, сверяют остатки товаров в продуктовом магазине в конце месяца. В комиссию не могут входить продавцы, которые работали в течение месяца.
Приказ о проведении инвентаризации
Приказ о проведении инвентаризации утверждает руководитель компании или ИП перед проверкой активов и обязательств бизнеса. Документ можно составить в свободной форме на бланке компании либо ИП или по форме ИНВ-22.
Приказ о создании инвентаризационной комиссии
Руководитель компании или ИП издает приказ перед проведением инвентаризации, чтобы сформировать комиссию, ответственную за процедуру. Документ составляют в произвольной форме с обязательным указанием председателя и двух-трех членов комиссии.
Основной этап. Во время него происходит главное — проверяют активы и обязательства. Имущество считают, взвешивают и измеряют, если нужно. Например, в фитнес-клубе пересчитывают тренажеры, в фитнес-баре взвешивают порошки для протеиновых коктейлей и фиксируют остатки.
По результатам комиссия составляет инвентаризационные описи, в которых фиксируют результаты проверки.
Потом описи сравнивают с данными бухучета и, если есть расхождения, составляют сличительные ведомости по формам ИНВ-18 и ИНВ-19. В них описывают, чем реальные данные отличаются от учетных.
Заключительный этап. Инвентаризационная комиссия передает руководителю сличительные ведомости, а он составляет приказ об утверждении результатов инвентаризации. В приказе нужно написать, как будут устранены расхождения, если они есть.
Инвентаризационная опись. Форма ИНВ-3
Инвентаризационную опись товарно-материальных ценностей составляют, чтобы отразить итоги инвентаризации: сопоставить данные бухгалтерского учета с реальностью и указать на несоответствия. Не обязательно оформлять документ на бланке компании.
Инвентаризационная опись. Форма ИНВ-3
Сличительную ведомость составляют, если во время инвентаризации выявили расхождения между данными бухучета и реальным наличием основных средств и нематериальных активов. Сделали шаблон документа, чтобы можно было скачать и заполнить по образцу.
Сличительная ведомость по форме ИНВ-19
Для товарно-материальных ценностей заполняют сличительную ведомость результатов инвентаризации составляют. Сделали шаблон документа, чтобы можно было его скачать и заполнить по образцу.
Как работать с излишками и недостачами при инвентаризации
При инвентаризации выявляют расхождения с реальными данными и бухгалтерскими ведомостями. Их отображают в формах ИНВ-18 и ИНВ-19. Комиссия выяснит причины пропажи и примет решение, виновен материально ответственный сотрудник или нет. Иногда недостача возникает из-за ошибок в учете. Например, бухгалтер не списал какой-то товар.
Работа с излишками строится по схожим правилам — их отображают в сличительной ведомости, а после в бухгалтерских регистрах. Например, комиссия может принять решение оприходовать излишки и отнести их к прочим доходам.
Несоответствия, которые нашли во время проверки, отражают в бухгалтерском учете в том отчетном периоде, когда проводили проверку. Если это годовая инвентаризация, ее результаты нужно отразить в годовой бухотчетности.
Когда проводить инвентаризацию
Каждая компания сама выбирает период, в законе нет ограничений. Обязательно инвентаризацию проводят раз в год ради годовой отчетности, а дальше — по мере необходимости.
Руководитель устанавливает график, прописывает в нем сроки инвентаризации и список того, что нужно проверить.
Для кого инвентаризация обязательна
Обязательную инвентаризацию проводят, когда в компании происходят глобальные изменения. Основные случаи прописаны в положении по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности:
- перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
- компания передает недвижимость в аренду или продает. Нужно установить состояние имущества перед сделкой;
- меняются материально ответственные лица. Например, продавец увольняется;
- выявлены хищения, злоупотребления или порча имущества;
- после стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций;
- предстоит реорганизация или ликвидация компании.
Есть исключения. Например, если инвентаризация имущества прошла не раньше 1 октября, то устраивать годовую инвентаризацию не нужно. Проводить инвентаризацию основных средств можно раз в три года.
Что будет, если не делать инвентаризацию
Отдельного наказания, если не проводить инвентаризацию в компании, не будет. Но без нее в бухгалтерской отчетности, скорее всего, будут искажения, а за это уже может быть наказание.
Кроме того, если, например, налоговая выявит недостачу товаров, то без инвентаризации и решений по ее итогам просто посчитает эти товары проданными. Соответственно, доначислит налог на доходы, а если компания на ОСН, еще и НДС.
Что важно запомнить
- Инвентаризация — это проверка активов и обязательств бизнеса, чтобы сверить бухгалтерскую документацию с реальностью.
- Инвентаризация бывает сплошная, когда проверяют все активы и обязательства, и выборочная — когда проверяют только часть объектов.
- Обычно инвентаризацию проводят раз в год для годовой отчетности, в остальных случаях — по необходимости.
- Во время инвентаризации активов проверяют нематериальные активы, основные средства, финансовые вложения, ценности, незавершенное производство, деньги, резервы предстоящих расходов и дебиторскую задолженность. При инвентаризации обязательств сверяют долги, например перед банками или поставщиками.
- Инвентаризацию проводят в три этапа. Первый — подготовительный: руководитель утверждает приказ о проведении инвентаризации, указывает в нем состав комиссии, определяет сроки и список имущества, которое нужно проверить. Второй — основной: сама проверка. Третий — заключительный: комиссия передает руководителю сличительные ведомости, а он составляет приказ об утверждении результатов инвентаризации. В приказе указывают, что делать с расхождениями, которые обнаружили во время проверки.
