Как организовать нескучную конференцию для предпринимателей и экспертов?

Как обычно проходят конференции? Все спикеры и зрители собираются в одном помещении и чинно благородно монотонным голосом обсуждают серьезные темы. Затем все расходятся, прикупив пару курсов самых ярких спикеров. Занавес! А что если можно по-другому? Однообразие приедается! Среди конкурентов сотни мероприятий, похожие друг на друга. Так почему бы не выделиться среди них? Есть альтернатива! Я решила сделать масштабное событие, поэтому подошла к его организации основательно, разбив подготовку на этапы.

Альтернативным вариантом стала конференция в стиле стендап, т.к. юмор помогает разрядить обстановку. Этот формат подошёл и организатору, и запросам аудитории. Я регулярно выступаю на мероприятиях, сочетая информацию по бизнесу и стендап.

Мероприятие проходило 2 дня. Первый день состоял из 4 блоков: выступление основных спикеров сцены; мастермайнд за круглыми столами; панельная дискуссия и выступление стендап-комиков. Основные спикеры сцены делились своими историями, с юмором рассказывая про факапы и тяжёлые моменты в бизнесе. Аудитория реагировала положительно, отмечая схожесть в историях со своим опытом.

Во второй день прошли vip-разборы по запросу. На сцене сидели эксперты. Вызвав желающих, они помогали человеку решить актуальный для него вопрос.

Одной из фишек события стало приглашение топовых спикеров в сфере маркетинга, журналистики, психологии и т.п. Это стало привлекательной витриной для большей части аудитории. Прогревали основную базу контактов организатора с помощью прямых эфиров со спикерами конференции, которые также привлекали свою аудиторию на событие. Огромный отклик получили совместные публикации (посты и видео).

На событие были приглашены СМИ, владельцы бизнес-пабликов, блогеры. Паблики и блогеры выкладывали посты с фотографиями, а СМИ писали статьи и брали интервью у спикеров и участников.

К сожалению, при подготовке мы с командой столкнулись с трудностями: в заведении не работал интернет; была грязная посуда; администратор бесцеремонно начал выгонять гостей, когда закончилось время, хотя все было согласовано с руководством и была предложена дополнительная оплата. В связи с этим был сделан вывод, что важно проверять площадки до проведения события.

Важно выстроить четкие границы при общении со спикерами. Презентации для выступления должны были быть у организаторов за несколько дней до конференции, это было написано в правилах чата, а также обговаривалось при личном общении, но, к сожалению, не все отнеслись к этому серьезно. Для следующих событий планируется введение жестких ограничений. Если материал не сдается в срок, то спикер будет выступать без презентации.

Помимо технических возможностей заведения, где планируется проведение события, важно обсудить формат презентаций, которые готовят спикеры. Видео должно быть загружено с помощью тех видеохостингов, которые хорошо работают и разрешены на территории РФ. В противном случае возникнут проблемы с воспроизведением материала.

По итогам стендап-конфы была проведена аналитическая работа. Все участники заполнили анкеты обратной связи. Благодаря этому стало ясно, что сработало, а что нужно улучшить.

После события спикеры смогли увеличить свои продажи, а в записной книжке каждого участника появились десятки полезных контактов потенциальных партнёров и клиентов.

Мы остались в небольшом плюсе, хотя чаще всего подобные мероприятия — это только пиар и формирование репутации. Заработать на конференциях по личному опыту сложно, но это удалось сделать благодаря слаженной работе команды; спонсорам, которые предоставили одежду, воду и т.п, а также коммуникативным навыкам организатора и всех специалистов.