Организованность в общении влияет на управление командой гораздо сильнее, чем может показаться. Если коммуникация между коллегами не налажена, руководителю приходится следить за каждой задачей и тратить практически всё свое время на рутину.
Я, Андрей Халезов, за последние шесть лет успел поработать в четырех стартапах и узнать, как устроены процессы изнутри. Проблемы во многих компаниях совпадают.
Сейчас я продакт-менеджер в VK Teams, корпоративном приложении для совместной работы команд. В статье делюсь лайфхаками, которые помогли перестать контролировать мелочи и сконцентрироваться на действительно важных задачах.
Типичные проблемы в организации работы команд
Пока я работал в стартапах, выделил для себя три основные проблемы, которые влияли на работу команды и результаты.
Смешение рабочего и личного. В некоторых компаниях мы с коллегами общались в публичных мессенджерах. Там сложно разделять личное и рабочее: важные чаты терялись на фоне переписок с близкими, развлекательными каналами и другим контентом.
Еще больше неудобств приносило общение в разных мессенджерах. Приходилось удерживать в голове, где и какая переписка находится, переключаться между приложениями в течение дня и долго искать нужные контакты.
Сложно организовать созвон. Мне предстояло кропотливо подбирать время, которое будет удобно всем участникам. Я связывался с каждым отдельно и уточнял свободные слоты. А если у кого-то менялось расписание, нужно было заново согласовывать время и переносить созвон. Задача со звездочкой — организовать большую встречу для сотрудников из разных отделов.
Много времени отнимает рутина. Я, как руководитель, вынужден был постоянно контролировать все задачи вплоть до мелочей. Часть операционки пытался делегировать сотрудникам и внедрять правила — например, просил закреплять ссылку на запланированный созвон в чате. Но такой подход срабатывал через раз, и я продолжал тратить время на рутину вместо того, чтобы погружаться в продукт.
Сейчас я работаю в VK в команде корпоративного приложения VK Teams. Постепенно у меня получилось решить часть проблем и наладить процессы — во многом мне помог наш сервис. Но я поделюсь универсальными лайфхаками, которые можно применять в других программах и приложениях.
Лайфхак №1: разделяйте личное и рабочее
Мы общаемся в приложении, где только рабочие контакты. Чтобы не теряться в большом количестве чатов, распределяем их внутри мессенджера с помощью папок.
В нашей команде каждый сотрудник придумывает собственную, удобную для него систему. Например, я для своих текущих проектов сделал папку «Задачи», а чаты с коллегами из других отделов добавил в «Дизайнеры» и «Команды разработки».
![Папки с чатами](https://public-static.tinkoffjournal.ru/business-secrets/uploads/2024/06/3xR0plSZ-01.png)
![Мемы с котами в рабочем чате](https://public-static.tinkoffjournal.ru/business-secrets/uploads/2024/06/nMQ8TJbN-02.png)
Лайфхак №2: создавайте отдельный чат под каждую задачу
Мы работаем через Jira, поэтому для обсуждения задач я создаю в мессенджере отдельные чаты и называю их номерами соответствующих тасков. Так я в любой момент могу найти нужную переписку с помощью строки поиска. Сначала я думал, что большое количество чатов приведет к еще большей растерянности, но по факту такая система упростила поиск информации и общение с коллегами.
Когда создаю чат под задачу, в закрепленные сообщения добавляю вводную информацию и необходимые документы. Так у всех участников беседы они всегда под рукой. Если кто-то подключается к работе позже, нам не приходится искать и заново скидывать все материалы, чтобы вводить в курс дела. Коллега может быстро сориентироваться в чате и изучить все вводные самостоятельно.
С чатами может возникнуть нюанс: если задача сложная и над ней работают много людей, то сообщения быстро накапливаются, поэтому легко упустить что-то важное. Хорошо, если в мессенджере можно создать в чате несколько веток по подзадачам. Например, чтобы не засорять основной чат, мы часто прямо из сообщения в беседе переходим в отдельное обсуждение и переписываемся там о конкретном вопросе.
![Чат по задаче в Jira](https://public-static.tinkoffjournal.ru/business-secrets/uploads/2024/06/bBCAH1OY-03.png)
![Вкладка чат](https://public-static.tinkoffjournal.ru/business-secrets/uploads/2024/06/PeaOMFEg-04.png)
Лайфхак №3: сделайте общий календарь для команды
Мы ведем общий календарь, чтобы каждый мог видеть расписание друг друга и ставить встречи, когда всем участникам удобно. Рекомендую изучить встроенные функции вашего календаря, потому что некоторые из них дают полезные подсказки. Например, когда я создаю встречу и добавляю участников, программа анализирует расписание каждого и сама предлагает оптимальное время.
Для небольшой команды календарь вести необязательно, но он выручает при организации встреч с участием большого количества человек.
Я заметил, что важно отмечать не только запланированные созвоны, но и те слоты, когда нет времени на видеозвонки. Например, если у меня предстоит загруженный день, я ставлю созвон в календаре с самого утра и до вечера. Так коллеги понимают, что в это время меня нельзя беспокоить.
![алендарь команды](https://public-static.tinkoffjournal.ru/business-secrets/uploads/2024/06/05.png)
Лайфхак №4: автоматизируйте всё, что можно
Я постарался максимально делегировать рутину, чтобы освободить время и не думать о множестве мелких дел. Например, мы сделали интеграцию мессенджера с Jira, чтобы все сотрудники получали актуальные статусы по задачам, даже если не заходят в программу. Теперь нет необходимости связываться с коллегой, если в проекте что-то поменялось — ему автоматически придет оповещение.
Раньше я каждое утро напоминал сотрудникам о дэйли, но сейчас мы добавили двух чат-ботов. Они заранее скидывают в общую беседу и личные сообщения ссылку на запланированные встречи.
Я решил делегировать даже настройку света над своим рабочим столом и встроил в мессенджер специального бота, который регулирует освещение за меня. В принципе, если функционал программы позволяет, вы можете делать разных ботов под любые задачи и затем интегрировать их через API.
![Чат-бот](https://public-static.tinkoffjournal.ru/business-secrets/uploads/2024/06/06.png)
Вместо выводов
Со всеми перечисленными лайфхаками я наконец-то перестал ощущать себя плохим руководителем, который стоит над душой сотрудников и тратит массу времени на рутину.
Достаточно было подобрать удобные для меня и команды инструменты, чтобы избавиться от хаоса в мессенджерах, созвонах и уведомлениях.
Буду рад, если какие-то из моих советов окажутся полезными для других руководителей: помогут навести порядок в рабочих процессах, спокойно выдохнуть и заняться реально важными задачами.
Как заработать на маркетплейсах
- Как рассчитать цену товара, чтобы остаться «в рынке» и не уйти в минус
- Обзор на популярные сервисы аналитики для маркетплейсов: как использовать и какой выбрать
- 8 элементов продающей карточки товара
- «Выйдете на оборот в миллион рублей через месяц». Стоит ли верить онлайн-курсам по маркетплейсам
- 7 способов увеличить продажи с помощью товара-локомотива
К сожалению, не все так просто и красиво. Используем в организации данный продукт в SaaS-версии на платном тарифе. На практике показывает себя как очень сырое решение — много ошибок, часть из которых до сих пор не решена (тикеты в поддержке висят с апреля — например, неработающее приложение VK Teams у нескольких пользователей). Поддержка также оставляет желать лучшего по скорости реакции и времени решения проблем.