Как мы упростили работу с сервисами ЭДО и оформление внутренних и зарубежных командировок
Те, кто долгое время работал на SharePoint, были шокированы его уходом из России. С экстренным импортозамещением столкнулся и наш клиент, производитель медицинского оборудования с заводами в России и за рубежом. На платформе от Microsoft были завязаны все документы по командировкам, от заявки до оформления авансового отчёта. Мы организовали бесшовный переезд на отечественный аналог, без остановки рабочих процессов.
За счёт автоматизации мы также решили ещё одну проблему компании — бухгалтерия была недовольна алгоритмом работы с входящими документами через сервисы ЭДО.
Рассказываем, как мы помогли ускорить работу с входящими документами в два раза и добились 100% верного документального сопровождения командировки.
Проблема — на оформление командировки у сотрудника уходило минимум полтора часа
Сложное медицинское оборудование требует специфической настройки и технического обслуживания, поэтому сотрудники компании регулярно выезжают к российским и зарубежным клиентам.
Заявки на командировку и авансовые отчёты раньше оформляли в SharePoint. В заявке указывали сумму суточных, но так как она отличалась в зависимости от направления, сотрудники часто путались. Заявки переделывали и согласования затягивались.
Чтобы законно отправить сотрудника в командировку, необходимо оформить приказ или маршрутный лист. Специалист отдела кадров вводил данные вручную, сверялся с личным делом сотрудника и служебной запиской.
После командировок сотрудники не спешили сдавать авансовый отчёт, особенно по зарубежным поездкам — надо было пересчитывать каждую трату в рубли по курсу валют на дату покупки. Из-за этого всё затягивалось, а бухгалтеры то и дело напоминали коллегам о документах.
Решение — автоматизировали оформление командировок и авансовых отчётов
Теперь сотрудники заходят в «Первую Форму», заполняют заявку и одним кликом отправляют её на согласование. Суточные в рублях рассчитываются автоматически с учётом места поездки. Для зарубежных командировок используется актуальный курс валют — данные ежедневно загружаются с сайта Центробанка.
После одобрения система автоматически формирует приказ о командировке или маршрутный лист, а также служебную записку, если человек едет на своей машине. Сотрудник распечатывает документы и подписывает их у руководителя.
На следующий день после возвращения из поездки создаётся задача по авансовому отчёту с указанием дедлайна. В неё автоматически подтягиваются данные из заявки на командировку. Сотруднику вносит информацию о фактических расходах и загружает сканы чеков, билетов и остальных документов, после чего задача уходит на согласование в бухгалтерию. Если всё хорошо, сотрудник получает уведомление, чтобы принести бумажные оригиналы.
Проблема — уже давно перешли на ЭДО, но легче так и не стало
Компания уже вела электронный документооборот через Контур.Диадок и Тензор СБИС. Но доступ к личному кабинету в этих сервисах был только у двух сотрудников бухгалтерии. Ежедневно они разбирали десятки документов от контрагентов: договоры, дополнительные соглашения, акты выполненных работ, счета на оплату.
Вот как выглядел процесс обработки одного документа.
И это только в том случае, если всё корректно заполнено. Если бухгалтер находил ошибку, он отклонял входящий документ и оставлял комментарий, что необходимо исправить. Либо же контрагент сам связывался и просил аннулировать УПД или акт.
Решение — интеграция с системами ЭДО
Мы настроили интеграцию с Контур.Диадок и Тензор СБИС. Теперь сотрудники сразу видят документы, поступившие по ЭДО, и отслеживают их статусы напрямую в «Первой Форме».
Также в систему загружен справочник всех контрагентов, а для одобрения настроена матрица согласования, где первый уровень — ответственное лицо, второй уровень — бухгалтер с правом подписи.
Вот как теперь выглядит процесс обработки документа.
Отклонить или аннулировать документ тоже можно прямо в системе. Бухгалтер нажимает соответствующую кнопку, информация автоматически поступает в Диадок или СБИС.
Результаты по итогу нескольких месяцев использования новой системы
Мы провели опрос среди сотрудников компании. Вот, что изменилось, по их оценке:
- Время обработки входящих документов сократилось с 1-2 дней до нескольких часов.
- Оформление командировок теперь занимает 15 минут вместо полутора часов. Система сама считает суточные с учётом направления и длительности поездки.
- 85% авансовых отчётов теперь поступают вовремя. Хотя некоторые сотрудники всё ещё их задерживают, общая ситуация улучшилась.
Этот проект наглядно показал, что даже в сложных бизнес-процессах есть место для оптимизации.
А как вы оформляете командировки?