Пять ошибок автоматизации проектного управления, которые навредят бизнесу

Избежать рисков и повысить эффективность управления проектами можно с помощью информационных систем. Однако не всегда удается выстроить работу команды и ускорить выполнение задач, имея в наличии подходящий продукт. К этому приводят ошибки, которые не дают бизнесу добиться желаемого результата.

Основная задача автоматизации проектной деятельности заключается в организации работы так, чтобы поставленные задачи решались быстро, с минимальным количеством ошибок при планировании и выполнении проектов. Автоматизации поддаются самые разные области проектного управления, позволяя открывать новые возможности для бизнеса, используя при этом меньшее количество сотрудников.

Преимущества внедрения автоматизированной системы управления проектами:

Несмотря на явные преимущества, не всем компаниям удается грамотно настроить автоматизацию и получить предлагаемые выгоды. Виной тому типичные ошибки и неподготовленность команды к работе с проектами.

Product Owner ELMA365 Проекты Денис Мочалов выделяет пять ошибок, мешающих работе автоматизированной системы управления проектами.

Неверный выбор инструмента. В разное время перед бизнесом встают разные задачи, поэтому, выбирая программный продукт, стоит определиться, какие именно проблемы требуется решить. Для этого компания должна обладать некой зрелостью. Однако на практике довольно часто происходят ситуации, когда организации неосознанно делают выбор в пользу инструмента с громким именем, не разобравшись, подойдет ли он именно для их потребности. Неправильный выбор инструментов автоматизации может привести к неприятностям, таким как высокая стоимость самого продукта и его настройки, а также долгое изучение программы сотрудниками, которые должны заниматься выполнением задач.

Отсутствие квалифицированного персонала. Для комфортного внедрения инструмента и четкого выполнения задач сотрудники должны иметь достаточно опыта работы с конкретным программным продуктом. На практике компании часто сталкиваются со сложностями при использовании системы проектного управления, что не только не помогает ускорить процесс, но, наоборот, еще больше его затормаживает.

Однако проблемы могут быть не только у тех сотрудников, которые непосредственно работают с инструментом. Если взяли сложный программный продукт, то в штате должны быть люди, способные его администрировать и поддерживать работоспособность.

Неправильная настройка. Бывают ситуации, когда инструмент для автоматизации выбран верно и может облегчить решение необходимых задач, однако результат все равно отличается от ожидаемого. Это может быть связано с некорректной настройкой программы. Как правило, такие ошибки можно заметить уже во время эксплуатации.

Чтобы защитить бизнес от неприятностей во время внедрения автоматизированной системы управления проектами, нужно разобраться с главными вопросами: что необходимо улучшить и как этого добиться. Получить положительный опыт использования такого инструмента можно при грамотном подходе к выбору.

Рассмотрим, как избежать типичных ошибок.

Инициировать проект изменений в компании. Выделить ресурсы на анализ текущей ситуации и потребностей бизнеса, формирование целей и задачи проекта автоматизации и процедуру подбора программного продукта.

Привлечь специализированных подрядчиков, если собственных сил, ресурсов и времени недостаточно, Консалтеры разберут проблемы бизнеса и помогут выбрать подходящий инструмент или провести внутренний анализ, включающий изучение собственных потребностей и возможностей рынка. Здесь важно отметить, что внешний подрядчик, как правило, быстрее справляется с поставленной задачей, а собственное глубокое исследование предложений отнимает ресурсы компании.

Сформулировать цели и задачи автоматизации проектной деятельности, то есть отнестись к выбору программного продукта максимально серьезно, обозначив проблемные места и возможности их решения.

Найти подрядчика, способного обучить персонал работать в новой системе, или выбрать вендора программного обеспечения, у которого есть учебные материалы или обучающие курсы.

Привлечь специализированный персонал, разбирающийся в работе новой системы, который будет следить за внедрением и «ловить» всплывающие во время настройки ошибки. Новый программный продукт нужно протестировать некоторое время, поэтому лучше, если этим займется знающий человек. Это может быть как каждодневное внимание к тем показателям, которые выдает система, так и проведение определенных точек контроля.

Выбрать систему, позволяющую провести интеграцию с другими инструментами, использующимися в компании.

Если возможность интеграции с помощью API мы привыкли видеть практически во всех современных системах, то возможность изменения бизнес-процессов и пользовательских форм с высокой скоростью поставки мы можем встретить гораздо реже. Это может быть платформа на базе low-code. Такой конструктор стал одним из современных решений, он позволяет вносить изменения без участия высококвалифицированных разработчиков.

Вне зависимости от того, какой вариант внедрения системы выберет для себя компания — привлечь подрядчиков или разбираться во всем самим — важно оценить собственные потребности, сроки реализации и кадровые возможности. Автоматизированное управление проектом должно облегчить решение поставленных задач и помочь избежать ошибок, а не наоборот. При грамотном подходе к выбору системного продукта сотрудники смогут оценить преимущества автоматизации и принести фирме положительный результат.