Зарегистрируйте бизнес в Тинькофф и получите бонусы до 500 000 Р

Зарегистрируйте бизнес в Тинькофф и получите бонусы до 500 000 Р

Подробнее
Идеи для бизнесаБизнес с нуляМаркетплейсыВопросы–ответыЖизнь вне работыСправочник
Идеи для бизнесаБизнес с нуляМаркетплейсыВопросы–ответыЖизнь вне работыСправочник

Как ИП нумеровать документы и почему это важно


Простая инструкция, как держать документы в порядке и не тратить на это много времени


Михаил Кратов

Михаил Кратов

Эксперт по праву

Поделиться
Поделиться

Простая инструкция, как держать документы в порядке и не тратить на это много времени


Михаил Кратов

Михаил Кратов

Эксперт по праву

Поделиться

В процессе работы появляется много документов: договоры, счета, акты. Иногда они бывают нужны для банка или налоговой. Хорошо, если они в порядке, но часто на это нет времени. Важнее вести бизнес, чем разбираться с бумажками.

В статье — простые правила, как правильно нумеровать договоры и другие документы, чтобы поддерживать их в порядке и не тратить на это много времени.

Правила нумерации любых документов

Номер документа может состоять из букв и цифр. Нумеровать можно, как вам удобно, — главное, соблюдать простые правила:

  1. У каждого документа свой номер — нельзя присвоить счету и договору один номер, он должен отличаться хотя бы на один символ.
  2. Нумерация должна идти в порядке возрастания. Но можно обнулять ее каждый период, например раз в месяц, квартал или год. То есть каждый месяц можно начинать нумерацию с единицы. Но в таком случае придется вводить обозначение месяца.

Придумайте собственную структуру номера и зашифруйте в ней порядковый номер документа и все другие необходимые данные. Например, укажите тип документа, месяц или год его создания.

Пример нумерации договора — по номеру легко понять, что это второй договор за июнь

Как хранить

Для хранения и быстрого поиска документов используют учетные программы, например 1С или Контур. Их набор функций намного больше простого учета и хранения.

Если же у вас нет такой программы, проще всего завести таблицу в Экселе и записывать в нее номера договоров и ссылки на документы. Контрагентов можно также указать в таблице в отдельном столбце.

Если контрагентов немного, но вы часто совершаете друг с другом сделки, то создайте отдельный лист в таблице по каждому контрагенту. Главное, делать это системно: подписали акт или заключили договор — и сразу добавили в таблицу. И еще важно не забывать сохранять документ после каждой новой записи, тогда ничего не потеряется.

Лучше использовать облачные таблицы, например от Гугла, там все сохраняется автоматически, и можно посмотреть или дополнить таблицу с любого устройства. Даже если неожиданно отключат свет или интернет, все, что вы уже ввели, не потеряется.

В целях безопасности давайте доступ к таблице только по почте. Если открыть доступ по ссылке, то любой сможет посмотреть документ.

Учет документов в таблице

Запишите схему, по которой нумеруете документы. Укажите, какой элемент номера что означает. Добавьте в таблицу сокращения для типов документов. Например, С — счет, А — акт, Д — договор. Так даже через 15 лет вы сможете вернуться и вспомнить, каким образом нумеровали документы.

Схема нумерации документов и сокращения

Что делать, если раньше нумеровал неправильно

Ничего страшного не произойдет, наказаний за неправильную нумерацию документов нет. Наведите порядок и начните нумеровать документы правильно. Заведите таблицу или установите программу учета. Так найти документ в будущем будет значительно проще.

Расчетный счет для бизнеса

Предложение Тинькофф

Расчетный счет для бизнеса

  • Бесплатное открытие, онлайн. Реквизиты — в день заявки
  • Первые два месяца — бесплатное обслуживание
  • Любые платежи ИП и юрлицам внутри банка — 0 ₽
Узнать больше
Бизнес с нуля

Найдите больше ответов на вопросы о бизнесе


Больше по теме

Как селлеру с минимальными вложениями выйти на глобальный рынок. Разбор пяти рисков от Everink Tattoo
Как селлеру с минимальными вложениями выйти на глобальный рынок. Разбор пяти рисков от Everink Tattoo

Максим Артюшенков о том, когда нужен всего один глобальный фулфилмент, и о сложностях при выходе на рынки других стран