Расскажите о себе и получите чек-лист «Откуда бизнесу брать деньги». Опрос займет всего 1 минуту

Расскажите о себе и получите чек-лист «Откуда бизнесу брать деньги». Опрос займет всего 1 минуту

Рассказать
Идеи для бизнесаБизнес с нуляМаркетплейсыВопросы–ответыЖизнь вне работыСправочник
Идеи для бизнесаБизнес с нуляМаркетплейсыВопросы–ответыЖизнь вне работыСправочник

Как ИП нумеровать документы и почему это важно


Простая инструкция, как держать документы в порядке и не тратить на это много времени


Михаил Кратов

Михаил Кратов

Эксперт по праву

Простая инструкция, как держать документы в порядке и не тратить на это много времени


Михаил Кратов

Михаил Кратов

Эксперт по праву

В процессе работы появляется много документов: договоры, счета, акты. Иногда они бывают нужны для банка или налоговой. Хорошо, если бумаги в порядке, но часто на это нет времени. Важнее вести бизнес, чем разбираться с бумажками.

В статье — простые правила, как правильно нумеровать договоры и другие документы, чтобы поддерживать их в порядке и не тратить на это много времени.

Правила нумерации любых документов

Номер документа — это его цифровое или буквенное обозначение. Формат номера зависит от вида документа. Нумеровать можно, как вам удобно, — главное, соблюдать простые правила:

  1. У каждого документа свой номер — нельзя присвоить счету и договору одинаковый номер, он должен отличаться хотя бы на один символ.
  2. Нумерация в порядке возрастания. Но можно обнулять ее каждый период, например раз в месяц, квартал или год. То есть каждый месяц можно начинать нумерацию с единицы. Но тогда придется вводить обозначение месяца.

Придумайте свою структуру и зашифруйте в ней порядковый номер документа и другие нужные данные. Например, укажите тип документа, месяц или год его создания.

По номеру легко понять, что это второй договор за июнь

Как хранить документы

Для хранения и быстрого поиска документов используют учетные программы, например 1С или Контур. Их набор функций намного больше простого учета и хранения.

Если же у вас нет такой программы, проще всего завести таблицу в Excel и записывать номера договоров и ссылки на документы. Контрагентов можно также указать в таблице в отдельном столбце.

Если контрагентов мало, но вы часто совершаете друг с другом сделки, то создайте отдельный лист в таблице по каждому контрагенту. Главное, делать это системно: подписали акт или заключили договор — и сразу добавили в таблицу. И еще важно не забывать сохранять документ после каждой новой записи, тогда ничего не потеряется.

Лучше использовать облачные таблицы, например от Google, там все сохраняется автоматически, и можно посмотреть или дополнить таблицу с любого устройства. Даже если неожиданно отключат свет или интернет, все, что вы уже ввели, не потеряется.

В целях безопасности давайте доступ к таблице только по почте. Если открыть доступ по ссылке, то любой сможет посмотреть документ.

Учет документов в таблице

Запишите схему, по которой нумеруете документы. Укажите, какой элемент номера что означает. Добавьте в таблицу сокращения для типов документов. Например, С — счет, А — акт, Д — договор. Так даже через 15 лет вы сможете вернуться и вспомнить, каким образом нумеровали документы.

Схема нумерации документов и сокращения

Что делать, если раньше нумеровал неправильно

Ничего страшного не произойдет, наказаний за неправильную нумерацию документов нет. Наведите порядок и начните нумеровать документы правильно. Заведите таблицу или установите программу учета. Так найти документ в будущем будет значительно проще.

Расчетный счет для бизнеса

Предложение от Т-Банка

Расчетный счет для бизнеса

  • Бесплатное открытие, онлайн. Реквизиты — в день заявки
  • Первые два месяца — бесплатное обслуживание
  • Любые платежи ИП и юрлицам внутри банка — 0 ₽
Узнать больше

АО «Тинькофф Банк», лицензия №2673

Юрий Болотов
Юрий Болотов

В какой программе ведете учет документов? Получается ли быстро искать нужные?


Больше по теме

Новости