Как ИП нумеровать документы и почему это важно
В процессе работы появляется много документов: договоры, счета, акты. Иногда они бывают нужны для банка или налоговой. Хорошо, если бумаги в порядке, но часто на это нет времени. Важнее вести бизнес, чем разбираться с бумажками.
В статье — простые правила, как правильно нумеровать договоры и другие документы, чтобы поддерживать их в порядке и не тратить на это много времени.
Чек-лист «Как зарегистрировать ИП»
О том, как стать ИП, рассказали в кратком чек-листе. Пользоваться им просто: продвигайтесь по пунктам и отмечайте то, что уже сделали. Это поможет ни о чем не забыть.
Правила нумерации любых документов
Номер документа — это его цифровое или буквенное обозначение. Формат номера зависит от вида документа. Нумеровать можно, как вам удобно, — главное, соблюдать простые правила:
- У каждого документа свой номер — нельзя присвоить счету и договору одинаковый номер, он должен отличаться хотя бы на один символ.
- Нумерация в порядке возрастания. Но можно обнулять ее каждый период, например раз в месяц, квартал или год. То есть каждый месяц можно начинать нумерацию с единицы. Но тогда придется вводить обозначение месяца.
Придумайте свою структуру и зашифруйте в ней порядковый номер документа и другие нужные данные. Например, укажите тип документа, месяц или год его создания.
Как хранить документы
Для хранения и быстрого поиска документов используют учетные программы, например 1С или Контур. Их набор функций намного больше простого учета и хранения.
Если же у вас нет такой программы, проще всего завести таблицу в Excel и записывать номера договоров и ссылки на документы. Контрагентов можно также указать в таблице в отдельном столбце.
Если контрагентов мало, но вы часто совершаете друг с другом сделки, то создайте отдельный лист в таблице по каждому контрагенту. Главное, делать это системно: подписали акт или заключили договор — и сразу добавили в таблицу. И еще важно не забывать сохранять документ после каждой новой записи, тогда ничего не потеряется.
Лучше использовать облачные таблицы, например от Google, там все сохраняется автоматически, и можно посмотреть или дополнить таблицу с любого устройства. Даже если неожиданно отключат свет или интернет, все, что вы уже ввели, не потеряется.
В целях безопасности давайте доступ к таблице только по почте. Если открыть доступ по ссылке, то любой сможет посмотреть документ.
Запишите схему, по которой нумеруете документы. Укажите, какой элемент номера что означает. Добавьте в таблицу сокращения для типов документов. Например, С — счет, А — акт, Д — договор. Так даже через 15 лет вы сможете вернуться и вспомнить, каким образом нумеровали документы.
Что делать, если раньше нумеровал неправильно
Ничего страшного не произойдет, наказаний за неправильную нумерацию документов нет. Наведите порядок и начните нумеровать документы правильно. Заведите таблицу или установите программу учета. Так найти документ в будущем будет значительно проще.
В какой программе ведете учет документов? Получается ли быстро искать нужные?